社内コミュニケーションの目的を知り、今こそオンライン化へ

飲みニケーション、カラオケーションが職場の関係づくりに必要とされた時代がありました。日本式の社内融和を図るための方法でしたが、新型コロナウィルス蔓延の影響で国内でもコミュニケーションのあり方が見直されてきています。

今回はそもそも社内コミュニケーションがなぜ重要なのか、またその目的について考えてみましょう。

社内コミュニケーションを考える前にその意味を探る

コミュニケーションはアルファベットで綴るとCOMMUNICATIONとなります。この単語を分解するとCOMMUN+ICATIONとなります。COMMUNは英語で習う”COMMON”と同じ語で『共通の』という意味です。

そしてICATIONは『〜化する』という意味なので『人の考えを共通化する』というのがコミュニケーションの本来の意味となります。

社内コミュニケーションの間違った認識がはびこる日本の現状

社内コミュニケーションの大切さが叫ばれるようになってから各企業の経営者は知恵を絞り出して社内のコミュニケーションを活性化させようと努力してきました。

各種イベントを催したり、社内サークルを立ち上げたりして、従業員同士のコミュニケーションが生まれやすい環境整備をしてきました。

しかしBBQ大会、ボーリング大会、ビンゴ大会などの施策は社員にとってはただの遊びであって、しかも「プライベートの時間が減る」というマイナスのイメージを持たれることもあり、かえって時間と経費だけがかかりデメリットとなりえます。

では何故このようなイベントがコミュニケーションを向上させないのでしょうか。

社内コミュニケーションも『テーマ』があれば会話が生まれる!

初めて会った二人に「では、今から10分間とにかく会話してください」と言われても何から話していいのかわかりません。そこで「10分間”●●●”について話をしてください」と言われれば話がしやすいものです。

人が会話をするには何かしらの共有しているテーマがないと話ができないということです。オフィスにおけるコミュニケーションも同様といえます。

自分が与えられたタスクに”テーマ”となる背景や、目的、ひいては会社の理念、経営者の考え方などが詰まっていることがわかれば、それを”テーマ”にコミュニケーションが生まれやすくなるということです。

業務を遅滞化させるのはこれら業務の”テーマ”を理解せず進めてしまった案件の軌道修正や、部下のテーマに沿わない質問に対して回答する作業などです。これらは社内におけるコミュニケーション不足によって生じ、時間的コストとなり、企業の生産性を大きく引き下げる要因となります。

社内コミュニケーションはリスク管理にも貢献!社内雰囲気改革を進めよう!

風通しの良い職場では良質なコミュニケーションが頻繁に行われ、社員が伸び伸びと働くことができるだけでなく、部下のミスが上司にまで上がり、そのミスの分析、修正・改善などが可能になり、社内のリスクマネジメントにも貢献します。

また経営者まで組織のあらゆる情報が吸い上げられやすくなり、社内ガバナンスの向上、人事などにも有益な情報が伝達されやすくなります。

この状態を達成するには社員全員がコミュニケーションを阻害するような態度、姿勢を示すことなく、フラットに情報が動き回れる環境を意識して作り出す必要があります。

つまり社内のコミュニケーションを『仕組み化』する取り組みです。ただし一人でも性格に難があるような社員がいると機能しないところが環境整備の難しさです。風通しの良い職場を作りには同時に思い切った社内雰囲気改革が必要となります。

社内コミュニケーションの仕組み化を応援。ITツール導入で無駄を削減!

ビジネスの現場に様々なITツールが導入される中、社内のコミュニケーションのあり方も変化を続けています。

以前であれば席を立って、上司の席までプリントアウトした資料を持っていって、、、という光景は当たり前のようにありましたが、現在では社内コミュニケーションを効率的に行うためのITツールが数々開発されています。

また、新型ウィルスの影響で在宅勤務が珍しくなくなった今、こうしたITツールによって社内でしかできないと思われていたコミュニケーションがリモート(遠隔)においても可能となっています。

社内コミュニケーションは画面を通してのオンラインが今後主流に!

新型コロナウィルスの影響で多くの人が在宅ワークになり「ネットを使うしか無い」という状況に追いやられました。今までは物理的に接触できたものが、ネット上でしかアクセスできなくなった事によってオンラインで業務が余儀なくされたということです。

これによりビデオ会議が当たり前になり、ITツールの使用率が一気に跳ね上がりました。同時に多くの人と情報を共有しやすいチャット機能などは社内コミュニケーションをフラットに行うことに優れていることから利用が一気に跳ね上がりました。

今後多くの企業がこのようなツールを使い社内のチームコミュニケーションを活性化させるでしょう。

ITツールを活用して新時代の社内コミュニケーションを!

以上見てきたようにコミュニケーションは以前のように”仲良し”であるとか、”共有した経験が多い”と定義される時代ではなくなってきています。あらゆる物事の背景であるテーマに目を向けて、上司、同僚などと共通の認識を作り上げていくということが必要となってきます。

そしてITツールを利用して遠隔での作業共有が可能な時代となった今、ますます社内コミュニケーションのあり方を見直していく必要性が高まっていくでしょう。

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