ビジネスチャットを使いこなすコツとポイント

ビジネスチャットツールは、近年の働き方改革やリモートワークの拡大に伴い、企業内での導入が急速に進展しています。従来のメールに比べ、ビジネスチャットはリアルタイムでの意思疎通を促進し、情報の共有や確認をよりスピーディーに行えるため、業務の効率化に大いに役立っています。しかし、これらのツールを正しく使いこなせない場合、コミュニケーションの混乱や情報の錯綜が生じ、結果として業務の停滞を招くリスクもあります。そのため、ビジネスチャットを最大限に活用するためには、効果的な使い方や適切なルールの設定が不可欠です。

この記事では、ビジネスチャットを用いた社内コミュニケーションを円滑に進めるための実践的な「コツ」を紹介し、どのようにして業務の効率を向上させるかについて解説します。また、具体的なツール選びのポイントや、おすすめのビジネスチャットツールも併せてご紹介し、企業のコミュニケーション基盤をより強固にするためのヒントを提供します。

一文を簡潔に、ポイントを絞って伝える

ビジネスチャットを使うとき、簡潔でわかりやすいメッセージを送ることが大切です。なぜなら、チャットはスピーディーなコミュニケーションが最大の利点だからです。しかし、長すぎる文章は、情報が散漫になり、受け取る側が混乱してしまう可能性があります。さらに、内容があいまいな場合、相手は意図を誤解することもあります。そのため、短い文章で明確に意図を伝えることが理想です。ここでは具体的なコツを紹介します。

短文で要点を伝える

一文を50文字以内 に収めるようにしましょう。例えば、「明日までにレポートを提出してください。」というように、シンプルかつ要点を絞ると効果的です。長々と説明するよりも、ポイントだけをはっきりさせたほうが、相手がすぐに理解でき、対応もしやすくなります。箇条書きを使うとさらに効果的です。

納期: 明日
必要な資料: A社のデータ
次のステップ: 報告書の確認

⒉明確なアクション指示を加える

メッセージには、次に相手が何をするべきかを明示しましょう。たとえば、「確認後、スタンプをお願いします」「返信は不要です」など、具体的な行動指示を加えることで、相手に迷わせることなく、円滑に進められます。

「ファイルを確認したら、スタンプを押してください。」
「質問があれば、メッセージを送ってください。」

⒊視覚的に強調する

重要なポイントは、記号やマークを使って視覚的に強調しましょう。例えば、「※」 や 「〆」 を使って大事な部分を目立たせると、受け取った人は一目で重要な情報に気づきやすくなります。

「※ 本日中に確認が必要な項目です」
「〆 この部分を必ずチェックしてください」

⒋詳しい説明

短いメッセージを作成することは、時には難しいかもしれません。しかし、シンプルにするためのポイントは、伝えたいことをまず自分で整理し、それをできるだけ少ない言葉で伝える練習をすることです。最初は慣れないかもしれませんが、慣れてくると、より素早く効果的なコミュニケーションができるようになります。

例えば、長文のメッセージを見直す時は、以下の質問をしてみてください。

  • この情報は本当に必要か?
  • もっと簡単に説明できるか?
  • 相手がすぐに行動できるようにアクションが明確か?

こうすることで、メッセージがスリムで分かりやすくなり、相手にも伝わりやすくなります。

これらのテクニックを使って、ビジネスチャットでのやり取りを効率的に進めていきましょう。

リアクション機能やスタンプを活用する

ビジネスチャットでは、すべてをテキストで伝える必要はありません。メッセージに対してスタンプやリアクション機能を活用することで、素早く相手に反応を示し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。特に、返信が不要な場合や簡単な確認を求める場合、スタンプやリアクションを使うことで、無駄なやり取りを減らし、効率的なコミュニケーションが実現します。この章では、具体的なコツを紹介します。

スタンプで簡潔に応答する

タスクの完了やメッセージの確認後に「了解しました」「確認済み」といった内容を毎回テキストで送るのは手間がかかります。そうした場合に、スタンプやリアクションを使うと、素早く返事ができ、余計な文章を減らすことができます。例えば、「OK」や「👍」のスタンプを使うことで、相手はあなたが内容を確認したことを一目で理解でき、スムーズに次のステップに進めます。

「明日の会議資料を確認してください」とのメッセージに対して、すぐに「👍」のスタンプを送る。
チームメンバーが完了報告をしたら、感謝の気持ちを込めて「👏」や「ありがとう」のスタンプを使う。

⒉リアクションで即時フィードバック

チャットが頻繁に行われていると、すべてにテキストで返信するのが面倒に感じることがあります。リアクション機能を使えば、わざわざ文章を入力しなくても、リアルタイムで相手に自分の反応を示すことができます。例えば、メッセージに「いいね!」や「笑顔」のリアクションを送るだけで、返信を省略しつつ、相手にしっかりとフィードバックが伝わります。

会議の日程が決まったことを知らせるメッセージに「👍」を付けて、了解を示す。
ジョークを含んだメッセージには「😂」などのリアクションを使い、雰囲気を和らげる。

返信不要のメッセージでコミュニケーションをスムーズに

時には返信が不要なメッセージもあります。その場合、あらかじめ「返信不要です」とメッセージに付け加えておくと、相手に余計な負担をかけずに済みます。また、スタンプを使って確認を促すことも効果的です。これにより、相手はわざわざ文章を入力せずに確認の意思を示すことができ、会話がスムーズに進みます。

「この内容を確認したら、スタンプをお願いします。返信不要です」とのメッセージを送ることで、スタンプだけでやり取りが完了する。

スタンプやリアクション機能は、ビジネスチャットでのやり取りを効率化するための強力なツールです。特に大人数のチームやプロジェクトでは、全てをテキストで応答するのは非常に手間がかかりますが、スタンプやリアクションを活用することで、その時間を大幅に短縮できます。

また、スタンプやリアクションを使うことで、感情を伝えることも可能です。例えば、「ありがとう」や「お疲れさま」のスタンプは、感謝や労いの気持ちを表現するのに便利です。このように視覚的な要素を取り入れることで、ただのビジネスライクなやり取りに温かみを加えることができます。

この機能を使うことで、よりリラックスしてコミュニケーションが取れ、効率的な業務進行が期待できます。最初はスタンプやリアクションの使いどころがわからなくても、少しずつ実践していくと自然に活用できるようになります。

音声やビデオ通話を併用する

ビジネスチャットは、主にテキストベースでのコミュニケーションツールですが、場合によっては音声通話やビデオ通話が効果的です。特に複雑な問題や緊急性のある案件では、チャットだけでは誤解が生じたり、ニュアンスが伝わらないことがあります。このような状況では、音声やビデオ通話を使うことで、より迅速に、かつ効果的にコミュニケーションを図ることができます。

複雑な問題は通話で解決

チャットは短いメッセージを迅速にやり取りするのに適していますが、情報が錯綜したり、複数の関係者が絡むと誤解が生じやすくなります。このようなとき、音声やビデオ通話を使って、リアルタイムで意思決定を行うことで、問題が速やかに解決できます。特に、テキストでは伝えにくいニュアンスや複雑なディスカッションに最適です。

プロジェクトの進行中に誤解が生じた場合、メンバー全員でビデオ通話を行い、顔を合わせながら話し合うことで、意見が一致しやすく、迅速に解決できます。

緊急時のビデオ会議を活用する

緊急の案件や即座に対応が求められる場面では、テキストでのやり取りに時間をかけるよりも、ビデオ通話で全員を集め、短時間でディスカッションを行う方が効果的です。ビデオ会議では、顔の表情や声のトーンなど、テキストでは伝わりにくい要素も一緒に共有できるため、相手の理解度も深まります。

急ぎの決定が必要な場面では、関係者をビデオ通話に集め、10分以内に合意を形成することで、プロジェクトを迅速に進めることが可能です。

音声やビデオ通話を適切に活用することで、テキストチャットでは伝えにくいニュアンスや詳細な情報をより効果的に伝えることができます。最初はテキストチャットに慣れているため、音声やビデオを使うのに抵抗を感じるかもしれませんが、慣れてくるとその便利さに気づくでしょう。音声やビデオ通話を使うことで、スムーズで迅速な意思決定が可能になり、ビジネスコミュニケーションの質が向上します。

チームの効率を最大化するための整理術

ビジネスチャットは、個人間のコミュニケーションだけでなく、チーム全体の生産性向上にも大きな役割を果たします。特に、情報の整理やタスクの進捗管理を効果的に行うことで、チーム全体がスムーズに動き、混乱を防ぐことができます。適切にチャットルームを整理し、タスク管理ツールを活用することが、チームの効率最大化に直結します。具体的なコツはこちらです。

プロジェクトごとにチャットルームを作成する

チームで複数のプロジェクトを同時進行する場合、各プロジェクトに専用のチャットルームを作成すると非常に効果的です。これにより、異なるプロジェクトに関する情報が混ざることを防ぎ、必要な情報がスムーズに見つけられるようになります。

プロジェクトAのチャットルームには、プロジェクトAに関する資料、進捗状況、ディスカッションのみが含まれ、他のプロジェクトとは明確に分けられています。

タスク管理ツールとの連携

ビジネスチャットツールを、タスク管理ツール(例:Trello、Asana、Microsoft Plannerなど)と連携させることで、タスクの進捗状況を一目で把握することができます。これにより、メンバー間の連携が強化され、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。タスクが進行中なのか、完了しているのかをチャット内で確認できるのは、非常に便利です。

チャットルームに進捗状況を表示するウィジェットを導入し、タスクの進行具合がリアルタイムで見えるようにする。タスクが完了した際には自動的に通知されるよう設定すると、チーム全体が進行状況を共有できます。

定期的なメンテナンス

チャットルームやスレッドは、長期間使っていると情報が溢れやすくなります。不要になったチャットルームや古くなったスレッドは定期的に整理・アーカイブすることで、情報の混乱を防ぎます。また、必要な情報にすぐアクセスできるようにするために、チャットの構造やファイルの分類も見直すことが重要です。

定期的にチャットルームを振り返り、完了したプロジェクトのルームをアーカイブする。また、情報が古くなったスレッドや不要なファイルは削除し、最新の情報だけが残るようにする。

ビジネスチャットを効果的に活用するためには、チャットルームやタスクの整理が不可欠です。プロジェクトごとにチャットルームを作成し、タスク管理ツールと連携することで、チーム全体の進行状況を一目で把握でき、業務の混乱を防ぐことができます。また、定期的なメンテナンスで不要な情報を整理し、情報の流れをスムーズにすることで、チームの生産性が最大化されます。

コツをマスターしたら導入したいおすすめのビジネスチャットツール5選

ビジネスチャットの利点を最大限に活かすためには、適切なツールの選定が不可欠です。それぞれのツールは異なる機能を持っており、チームの規模や業務の内容に応じて最適なものを選ぶ必要があります。ここでは、代表的なビジネスチャットツール5つを紹介し、その特徴を詳しく説明します。各ツールの強みを理解し、あなたのチームに最適な選択肢を見つけましょう。

1. Tocaro

特徴:

  • シンプルなインターフェース: Tocaroは、使いやすさを重視して設計されたインターフェースが特徴です。操作が直感的で、チャットやファイルの共有がスムーズに行えるため、ITに慣れていないユーザーにも適しています。
  • 他ツールとの連携が豊富: Google DriveやDropboxなどの外部サービスとの連携機能があり、効率的にファイル管理や情報共有ができます。
  • 低コスト: 中小企業に特に向いているツールで、コストパフォーマンスが高く、予算が限られているチームでも導入しやすい点が魅力です。

Tocaroのサービスサイト: Tocaro

2. Slack

特徴:

  • カスタマイズ性が高い: Slackは、チャンネルや通知設定、ボットの導入など、企業のニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。これにより、チームの働き方に最適な環境を整えることができます。
  • 多彩な連携機能: Slackは、Google Workspace、Trello、Zoom、GitHubなど、数百種類のツールと連携可能です。特に開発チームやプロジェクト管理に適しており、作業の自動化や効率化を実現します。
  • 広く採用されている: 世界中の多くのグローバル企業で採用されているため、他の企業やクライアントとの共同作業にも適しています。

Slackのサービスサイト: Slack

3. LINE WORKS

特徴:

  • LINEの親しみやすさ: LINE WORKSは、LINEアプリに慣れ親しんだユーザーにとって非常に使いやすいビジネスチャットツールです。特に、日本国内の企業や従業員の間で人気があります。
  • ビジネス向け機能: LINEの使いやすさに加えて、社内コミュニケーションに必要な機能(ファイル共有、スケジュール管理、メンバー管理など)が強化されており、プライベートとビジネスの用途を明確に分けることができます。
  • セキュリティ対策が万全: ビジネス向けのセキュリティ機能が強化されており、情報漏えいや外部からの不正アクセスを防ぐための機能が整備されています。

LINE WORKSのサービスサイト: LINE WORKS

4. Microsoft Teams

特徴:

  • Office 365との強力な連携: Microsoft Teamsは、Office 365(Word、Excel、PowerPoint、Outlookなど)とのシームレスな統合が強みです。ドキュメントの共同編集や会議のスケジュール管理が簡単に行えます。
  • 大規模な組織向け: 大規模な企業や複数のチームが関わるプロジェクトに最適です。ビデオ会議、チャット、ファイル共有、プロジェクト管理が一つのプラットフォーム上で完結します。
  • 高度なセキュリティ: Microsoftのセキュリティ機能が組み込まれており、大規模な組織でも安心して使用できます。

Microsoft Teamsのサービスサイト: Microsoft Teams

5. Chatwork

特徴:

  • 日本企業向けに最適化: Chatworkは、特に日本の企業文化や業務に合わせた機能が充実しています。シンプルなインターフェースで、チャット、タスク管理、ファイル共有が一体化しており、初めてビジネスチャットを導入する企業にも適しています。
  • 使いやすさ: メッセージ、タスク、ファイル共有を一つの画面で管理できるため、操作が直感的でわかりやすいのが特徴です。また、PCだけでなくモバイルアプリからも簡単に操作できます。
  • コストパフォーマンス: 中小企業やスタートアップにも導入しやすい価格設定で、コストを抑えつつ効果的なコミュニケーションが可能です。

Chatworkのサービスサイト: Chatwork

各ツールには異なる特徴と強みがあります。例えば、シンプルさとコスト重視なら「Tocaro」、多機能なカスタマイズ性を求めるなら「Slack」、Office 365を活用する大規模組織には「Microsoft Teams」、親しみやすさと国内企業向けの機能を重視するなら「LINE WORKS」、日本市場向けに最適化されたツールを探しているなら「Chatwork」が最適です。それぞれのニーズに合わせて、最適なツールを選択しましょう。

ビジネスチャットで業務をさらに効率化するために

ビジネスチャットを使いこなすことで、社内コミュニケーションのスピードと効率は大幅に向上します。しかし、その真価を発揮するためには、日々の使い方や運用方法を見直し、適切に活用することが重要です。 日々のコミュニケーションを円滑に進めるために、ビジネスチャットのコツをしっかりと実践しましょう。ツールの選定や運用の改善を怠らず、常に最適なコミュニケーション手段を追求することで、あなたのチームはさらに効率的に、そして効果的に業務を進めることができるでしょう。

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