働き方改革や新型コロナウィルスの影響で在宅勤務が急激に増え、以前にも増してタスク管理の重要性が叫ばれるようになってきました。タスク管理がしっかり出来ていないと「頭の中でやるべきことを整理していたはずなのに、いつの間にか忘れてしまった」「目の前の業務に追われて、重要な仕事になかなか手が付けられない」というトラブルに繋がります。
タスク管理の方法は仕事の質に大きく関係するので、紙のタスク管理で上手くいかない場合には、タスク管理ツールを導入する企業が増えています。リモートワークが主流になった昨今、個々のタスクはもちろん、複数人のタスク管理はタスク・プロジェクト管理ツールを使用するのが必要不可欠となってきました。タスク管理ツールには、チームの進捗管理をサポートする機能などが豊富に備わっています。
しかし、多種多様なタスク管理ツールのなかから、自社に合うタスク管理ツールを選定するのは難しいものです。
この記事では、タスク管理の解説とセキュリティ上の安全度が高いオンプレミス型（インストール型）のタスク管理ツールをご紹介します。
タスク管理とは？
タスク管理とは、必要なタスクを洗い出し、優先順位の設定やスケジュールの管理、担当者への割り当て、進捗状況の把握などを行うことです。個別のタスク、つまりチーム、グループ、個人に割り当てられた個々の担当職務を「To Do（やるべきこと）」「Work（やっていること）」「Done（やったこと）」に分類・整理して、進捗の状況を正確に把握することから始まります。
似たような言葉に、ToDo管理というものがあります。タスクは「期限までにやるべきこと」というニュアンスを強く含むのに対し、ToDoは「いつか実行しなければならないが、必ずしも明確な期限が決まっているわけではない」ことです。厳密には、タスク管理が決められた期限を持つ作業であることに対し、ToDo管理は先延ばしにしても困らない作業のことを指す、という違いがあります。
タスク管理の3つのメリット
タスク管理がここまで重視されるのは、仕事の効率化に効果的だからです。代表的な、タスク管理の３つのメリットをご紹介します。
メリット１）頭の中が整理される
タスク管理をすることで、自分が抱えているタスクの量やその期限を明確に把握することができます。覚えておくという無駄な力を使わなくてよいため、現在進めているタスクへの集中力が高まり、作業の質の向上や作業時間の短縮、品質アップなども期待できます。
逆に、タスク管理ができていないと、常に自分の頭の中でタスクを漠然と抱えることになり、把握漏れが生じたり、期限を忘れてしまったりする危険性があります。
メリット２）チームワークが良くなる
これは組織的なタスク管理に限りますが、一つのプロジェクトを複数人で担当する場合、業務の分担と個々人の連携が必要不可欠です。
タスク管理をすることで、各々の担当と進捗状況が可視化されるため、チーム全体の状況が把握しやすくなり、予期せぬ問題が生じた場合の迅速な対応も可能になります。作業の見える化は、チームマネジメントにおいてとても重要です。
メリット３）残業時間を短縮出来る
タスク管理で、与えられた仕事を効率的にこなせるようになるため、残業時間の短縮につながります。タスク管理によって作業の優先順位や重要度を把握しておけば、今日必ずやるべきタスクと明日でもよいタスクを判別できるため、無駄な残業の発生を減らせます。残業時間の短縮は、ストレスの軽減に繋がり、会社としては残業代を削減できるというメリットもあります。
タスク管理ツールを選ぶ3つのポイント
タスク管理ツールには、多くの種類があります。様々な企業が提供しているため、知識を得てから選ぶことが大切です。ここでは、どのような点に注意して選べばよいのかをご紹介します。
1. 導入費用
導入費用は、「無料」「ユーザー数加算型」「システム買い取り型」の3つのタイプがあります。コストを抑えたい場合やまず試してみたい場合は、「無料」のものを検討しましょう。有料のものに比べれば、使用できる機能の幅に制限を設けている場合が多いです。
また「プレミス型」「オンプレミス型」でも費用の違いがあるため、しっかりと確認してから導入しましょう。
2. 搭載機能
各ツールに、どれだけの機能があるのか確かめましょう。タスク管理だけが目的でツールを導入するのであれば、あれこれと機能が充実していても多すぎてすべての機能を使えないこともあります。
タスク管理とあわせて様々なことを同時に管理したい場合は、機能が充実したものを選びましょう。
3. 使いやすさ
会社で導入する場合は、社員が使いやすいものにすべきです。ITツールを用いたタスク管理は、チーム内で使用する場合は複数人で使用することになるため、万人が利用しやすくなる工夫があるかどうか確かめながら、実用性の高いものを選びましょう。操
作性はどうなのか、画面や見た目などはどうなのかも選ぶ際の重要なポイントのひとつです。
タスク管理ツールの種類
タスク管理ツールは、「クラウド型」と「オンプレミス型（インストール型）」の２種類にわけることが出来ます。
クラウド型
ネット環境があれば、どこでも使うことができる、オンライン上でツールを操作するタイプです。特徴は、使用前にインストールや設定をしなくても始められる、専門知識が不要、解約が簡単、利用するたびに最新のものにアップグレードされるなどがあります。ネット環境で利用するため、オンプレミス型に比べるとセキュリティが弱いとも言われています。
オンプレミス型（インストール型）
会社のサーバーやパソコンにアプリケーションを取り込むタイプです。必要なソフトウェアもデータも全てインストール済みのため、山間部の工事現場や海上の船舶など電波が届かない場所や、インターネットに接続していない場所でも使うことができます。
特徴は、クラウド型と違って、通信回線を介して外部のサーバーを利用しないので、セキュリティ上の安全度が高いのも特徴です。各会社にあったオーダーメイドシステムのため、システムに関する専門的な知識を持っている社員がいて、自社に適した設定にカスタマイズしたい場合に向いています。
オンプレミス型のおすすめタスク管理ツール3選
タスク管理ツールのオンプレミス型おすすめ３選をご紹介します。無料プランがありますので、ぜひお試しください。
1. プロジェクトの進捗管理を支援「Redmine」
「Redmine」は、クラウド・オンプレミスの両方に対応し、オンプレミスからクラウドに切り替え可能なプロジェクト管理ツールです。チケット式のタスク管理ができ、ガントチャートやカレンダーでのプロジェクト管理にも対応しています。
チケットをマイルストーンごとに分け、より細かく進捗を管理可能です。Wikiや社内ニュースなどの機能も搭載しているため、グループウェアとしても使えます。情報通信業界を中心に幅広い業種で導入されています。
費用
お問い合わせください。
※無料プランあり。
Redmine：https://redmine.jp/
2. オンプレミス型の中でも高セキュリティ「ChatLuck」
「ChatLuck（チャットラック）」は、PC、スマートフォン、タブレットを用いて、個人間やチーム、社内外のコミュニケーションを促進するタスク管理ビジネスチャットツールです。
最大の特長は高セキュリティ。安心の利用環境下で、Webブラウザ、スマートフォン専用アプリから、いつでもどこでもメンバーとのリアルタイムコミュニケーションが行えます。直感的に使えるやさしい仕様と多彩な機能に加え、クラウド／オンプレミスいずれの形態の導入も可能で、高い機密性が求められる要件にも対応でき、製造業、サービス業から地方自治体まで、業種・規模を問わず多くの企業が導入しています。
費用
お問い合わせください。
※30日間の無料プランあり。
ChatLuck：https://www.chatluck.com/
3. タスク管理と進捗管理が同時に出来る「Tocaro」
「Tocaro（トカロ）」は、伊藤忠テクノソリューションズが自社開発した、タスク管理ビジネスチャットツールです。組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを、目的として開発されました。
『グループチャット』『ファイル共有』『タスク管理機能』『ビデオ通話』『通話』『Box連携』『柔軟なセキュリティ機能』が備わっています。グループのタスク管理では、進捗状況を「作業前」「進行中」「確認待ち」「差し戻し」「完了」の5つのステイタスで管理できるようになっており、それぞれが色分けされたバーで表示されるようになっているため、現在のステータスがひと目で分かるようになっています。
安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
費用
お問い合わせください。
※30日間の無料プランあり。
Tocaro：https://tocaro.im/
