社内コミュニケーションのメリット・デメリットを把握して社員の満足度をあげる

企業に集まる社員は、必ずしも同じ目的を持って集まってきているわけではありません。仕事との向き合い方、自らのスキルアップ、キャリアに関する興味など、それぞれ働くモチベーションも価値観も違います。

しかし、企業はその多種多様な人材を束ねて、目的達成のために進んでいかなければなりません。そこで重要となってくるのが、社内コミュニケーションです。

社内でのコミュニケーションが活発化すると、どのようなメリットが期待されるのか、また変化する職場環境の中でコミュニケーションがどのように進化するのか見ていきましょう。

「社内コミュニケーションに課題あり」が8割以上!

HR総研による「社内コミュニケーションに関する調査」(2016年)では、実に8割の企業が「コミュニケーションに課題を抱えている」と答え、さらに、ほぼ全ての企業が「コミュニケーション不足が業務の障害になる」と回答しています。

ほとんどの企業がコミュニケーション不足による弊害や課題を認識しているのもかかわらず、効果的な解決策が打ち出せていないのがこの社内コミュニケーションだと言えます。

社内コミュニケーション不足が招く社内の問題

では、なぜ社内コミュニケーションが重要視されるのでしょうか。コミュニケーション不足によって引き起こされる問題を見てみましょう。

1. 社員の勤務意欲の低下

社内でのコミュニケーションが不足していると、自分以外の仕事の情報が入ってこなくなり、違うセクションの人との交流機会も減ります。仕事の幅を広げたいと思っても相談する相手が居なかったり、承認欲求が満たされず、モチベーションが下がり辞めてしまう恐れもあります。

2. 不正行為の発生

社内でコミュニケーションが行われないと、お互いの状況に無関心になり、社員が誰にも監視されていない状態になります。そういった状況下では勤務態度が怠慢になったり、不正行為が発生しやすくなります。

3. 会社のイメージを悪くする

コミュニケーションがしっかり行われていない会社では、会社の進むべき方向性や理念などがしっかり共有されていないことがあります。お客様とのやり取りの中でこのような状況が伝わってしまうと、信頼感を失い、会社のイメージを悪くすることがあります。

コミュニケーション不足による問題は、放っておくと形骸化し修正が難しくなります。また、この取り組みの難しさは、社員全員がその価値を理解して行動に移さなければならないところです。

社内コミュニケーションのメリット、それは社員の働きやすさ!

では逆に、社内コミュニケーションが活発になることによってどのようなメリットが期待されるのでしょうか。

1. 生産性の向上

社内でコミュニケーションが活発だと、社員同士がどんな業務に携わっているか把握している状態が生まれます。これにより、何か問題が発生しても情報共有がスムーズに行われ迅速な対応が可能となります。

また、部署をまたぐプロジェクトであってもコミュニケーションにより関係性が構築されていれば、業務の効率化や生産性の向上が期待されます。

2. 社員満足度の向上

社員にとって自分の主張が言える環境は働きやすいと感じるものです。特に上司に対して仕事のに関する考え方など意見が交わせると、上司としても部下の意見を吸い上げられるので、仕事の進め方の認識などをすり合わせることが可能となります。

このように、コミュニケーションが活発だと社員の職場に対する満足度も向上します。

3. 離職率を引き下げる

現在人手不足が叫ばれていますが、同時に転職率も以前より高いとされています。社内での信頼関係が弱かったり、人間関係が希薄だと、離職率を高めるとされています。

日頃からのコミュニケーションが十分に行われて、しっかりとした人間関係を作ることが、社員の定着率を保つ重要な要素となるのです。

以上のように、社内コミュニケーションが活発になると、社内の風通しが良くなり、社員一人ひとりが働きやすい職場になります。一体感も生まれ、助け合う精神の向上も期待できます。

主な社内コミュニケーションの形式

では社内コミュニケーションには、どのようなものがあるのでしょうか。大きく分けて2種類あると言われています。イベントや社内報など、業務に直接結びつかないものと、電話、メールなどの業務で使用する社内インフラです。

1. イベント等を行う「業務以外でのコミュニケーション」

社員同士のコミュニケーションを活発につすための施策の一つが「イベント型」の企画です。社内イベントは楽しみながらコミュニケーションが取れ、組織の結束を強められるので、多くの企業が取り入れています。社員の海外旅行を用意するなど、力を入れて取り組んでいる企業もあります。

2. 社内インフラを使用する「業務内のコミュニケーション」

従来から使われているメールを使用するコミュニケーションは、時間を気にせずに一斉送信ができます。手紙の代わりに使え、かしこまった内容も伝えられます。また電話はすぐに本人としっかり情報を伝達でき、感情も伝えやすく、その場ですぐに返事がもらえます。

社内コミュニケーションと変わりゆく社内インフラ

今後の社内コミュニケーションのあり方は大きく変わっていくことも予想されています。

今般の新型コロナウィルスの影響で、テレワークの社員が増え、今までのようなコミュニケーションのとり方ができなくなっている現状があるからです。

そこで脚光を浴びているのが、社内SNSやビジネスチャットツールです。これらのコミュニケーションツールは、従来の社内インフラであるメールよりも気軽に利用でき、複数人で情報の共有も可能で、社内に居なくても利用できるので、テレワークを進めている多くの企業に採用され初めています。

ビデオ通話も複数人と同時に話ができたり、モニター上でPC画面の共有もできるので、オンラインでの業務のやり取りや、オンライン会議も、対面に近い格好で可能となっています。

今後の社内コミュニケーションの主軸はオンラインに!

今までの社内コミュニケーションというと、会社の中でFace to Faceというイメージがありました。みんなで集まって、イベントを企画して、コミュニケーションを図ろう!というのが当然のように行われてきましたが、在宅勤務がこれほど根付いた今、そのあり方も変わっていくと予想されます。

オンライン飲み会を推奨する企業も出てきているように、これからの社内コミュニケーションはオンラインが主流となっていくでしょう。ITツールを活用した新しい社内コミュニケーションのあり方が模索される事によって、より効率化されたコミュニケーションが期待されます。

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