ビジネスチャットが「ただの雑談ツール」になっていませんか？コツと活用法を徹底解説

「ビジネスチャットを導入したけど、メールの代わりになっていない」「通知が多すぎて逆に仕事が進まない」「重要な情報が流れていってしまう」――。

ビジネスチャットを導入したものの、このように感じている方は少なくないでしょう。

ビジネスチャットは、適切に活用すれば、チームの生産性を劇的に向上させる強力なツールです。しかし、使い方のルールやコツを知らないと、情報が錯綜し、かえって業務効率を下げてしまう原因にもなり得ます。

この記事では、ビジネスチャットを最大限に活用するための具体的な「コツ」と「活用法」を徹底的に解説します。さらに、あなたの組織に最適なビジネスチャットツールを見つけるための、おすすめ5選もご紹介します。

ビジネスチャットの「コツ」を理解する

ビジネスチャットの生産性を最大化するためには、単にツールを導入するだけでなく、全員が共通のルールとマインドセットを持つことが重要です。

コツ1：ルールを明確にする「運用ガイドライン」の策定

ビジネスチャットは、メールと異なり、スピード感や気軽さが求められます。しかし、それが原因で「どこまでカジュアルで良いのか」「誰にメンションすれば良いのか」といった迷いが生じます。

これを防ぐために、まず以下の項目を含む簡易的な運用ガイドラインを策定しましょう。

返信時間の目安: 「確認後3時間以内にリアクション」「緊急の要件は電話も併用」など、返信のルールを定める。
メンション（＠）の使い方: 「@channelは全メンバーへの全体連絡のみ」「個人メンションは緊急性が高い場合に限定」など、通知をコントロールするルールを決める。
絵文字・スタンプの活用: 「確認した際は👍スタンプ」「承認は✅スタンプ」のように、絵文字を「返信代わり」として活用するルールを設ける。これにより「お疲れ様です」といった定型文のやりとりを減らし、時間を節約できます。

コツ2：チャネルを整理する「話題の可視化」

多くのビジネスチャットでは、目的別に「チャネル」や「グループ」を作成できます。これをうまく活用しないと、情報が混在し、必要な情報が見つけにくくなります。

目的に応じたチャネル名: 「#project_a_sales」「#it_support」「#雑談_tech」のように、誰が見ても目的がわかるようにチャネル名を統一しましょう。
チャネルの役割を分ける: 「#marketing_general（全体共有）」「#marketing_announcement（周知事項）」「#marketing_chat（雑談）」のように、役割を細分化することで、必要な情報だけを追いやすくなります。

コツ3：検索機能を最大限に活用する

ビジネスチャットの大きな利点の一つが、高い検索性です。しかし、使いこなせていないと、過去のやりとりを探すのに苦労します。

キーワードの統一: プロジェクト名や顧客名を常に同じキーワードで投稿する習慣をつけましょう。
検索フィルターの活用: 多くのツールには「特定のメンバーの発言」「期間」「ファイルの種類」などで絞り込めるフィルター機能があります。これを駆使すれば、膨大なログの中から一瞬で目的の情報にたどり着けます。

コツ4：外部ツールとの連携で「情報の一元化」

ビジネスチャットは、単なるテキストのやりとりツールではありません。タスク管理ツール、カレンダー、顧客管理システム（CRM）など、他の業務システムと連携させることで、真価を発揮します。

通知の集約: 担当しているタスクの期限、商談のリマインダー、顧客からの問い合わせなど、複数のシステムからの通知をチャットに集約すれば、情報確認の工数を削減できます。
ワークフローの自動化: 「特定のチャネルにファイルがアップロードされたら、担当者にタスクを自動生成する」といったワークフローを構築すれば、手作業を減らし、チームの効率を大幅に向上させられます。

ビジネスチャット導入・定着のポイント

ビジネスチャットの導入を検討している、または定着に課題を感じている方に向けて、円滑な導入・定着のためのポイントを解説します。

導入前の「要件定義」が定着の9割を占める

「A社が使っているから」「価格が安いから」といった安易な理由でツールを導入すると、定着しない、あるいはかえって業務効率が低下するリスクがあります。導入前に以下の点を明確にしましょう。

目的の明確化: 「なぜビジネスチャットが必要なのか？」「メールとの使い分けはどうするのか？」
解決したい課題: 「情報共有の遅延をなくしたい」「チームのコラボレーションを活性化したい」など、具体的な課題を洗い出す。
必須機能の洗い出し: 「ファイル管理は必須」「外部連携機能は必要か」など、自社の業務に不可欠な機能をリストアップする。

スモールスタートと段階的な浸透

全社一斉に導入するのではなく、まずは一部の部署やプロジェクトで試験的に導入する「スモールスタート」がおすすめです。これにより、運用上の課題を発見・改善し、成果が出た事例を横展開できます。

成果事例の共有: 試験導入で成果が出たら、その事例を社内で共有し、他の部署の「使ってみたい」という意欲を喚起する。
マニュアル・勉強会の実施: シンプルなツールの使い方でも、マニュアルや勉強会で正しい使い方をレクチャーすることで、従業員のITリテラシー向上にもつながります。

ビジネスチャットの落とし穴と対策

ビジネスチャットを導入したからといって、すべてがうまくいくわけではありません。よくある失敗事例と、その対策法をご紹介します。

失敗事例1：通知疲れと情報過多

課題: 通知が鳴り止まず、集中力が途切れてしまう。重要な情報が雑談に埋もれてしまう。

対策:

通知設定の最適化: 業務時間外の通知をオフにする、メンションされた時だけ通知をONにするなど、個人の設定を推奨する。
チャネルの細分化: 「雑談用」「連絡事項用」などチャネルを分け、情報を整理する。

失敗事例2：既読スルー問題

課題: メッセージに既読がついたのに返信がなく、確認できたのか分からず不安になる。

対策:

リアクション（👍、✅など）の活用: 「確認したらこのスタンプを押す」というルールを徹底する。これにより、返信の必要がないメッセージでも、相手が確認したことが分かります。
返信期限の明記: 「〇日〇時までにご返信ください」のように、返信が必要なメッセージには期限を明記する。

おすすめのビジネスチャット5選

ここでは、ビジネスチャットの導入や乗り換えを検討している方に向けて、特に使い勝手や機能性に優れたツールを5つ厳選してご紹介します。

1. Tocaro（トカロ）

まずおすすめしたいのがTocaroです。単なるチャット機能だけでなく、プロジェクト管理、タスク管理、ファイル管理といった機能が統合されているのが最大の特徴です。

例えば、「チャット上で決まったタスクが、流れて見失われる」という課題は、多くの組織で発生しています。しかし、Tocaroではチャットのやりとりから直接タスクを作成し、担当者や期限を設定できるため、情報が埋もれることがありません。

また、高い検索性を誇り、過去のファイルやメッセージを瞬時に見つけ出せます。これは、情報システム部門の方々が頭を悩ませる「ファイルサーバーがごちゃごちゃになってしまう」といった問題の解決にもつながります。シンプルで直感的なUIも強みで、ITツールの利用が苦手な方でも簡単に使いこなせるでしょう。

URL: https://www.tocaro.im/

2. Slack（スラック）

世界で最も利用されているビジネスチャットの一つ。豊富な外部連携機能が強みで、1,500以上のアプリと連携できます。エンジニアやIT企業での利用が特に多く、キーワード検索やスレッド機能も充実しているため、情報が蓄積しやすく、過去のやりとりを追いかけるのに適しています。

URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

3. Chatwork（チャットワーク）

純国産のビジネスチャットで、シンプルで直感的な操作性が魅力です。特にタスク管理機能が秀逸で、チャット上でタスクを依頼・管理・完了報告まで一元管理できます。日本の商習慣に合わせたUIで、幅広い年齢層に受け入れられやすいツールです。

URL: https://go.chatwork.com/ja/

4. Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）

Microsoft 365（旧Office 365）ユーザーには特に最適なツールです。Word、Excel、PowerPoint、SharePointといったMicrosoft製品とシームレスに連携でき、オンライン会議機能も充実しています。セキュリティレベルも高く、大企業や官公庁での利用実績が豊富です。

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

5. LINE WORKS（ラインワークス）

LINE WORKSは、ビジネス向けのLINEとして開発されたツールです。普段使い慣れているLINEと同じ感覚で利用できるため、導入障壁が低いのが大きな魅力です。チャット機能のほか、カレンダー、掲示板、ファイル共有、アンケート機能など、多様なビジネスツールが統合されており、これ一つで業務のほとんどを完結させることができます。特に、中小企業やITツールに不慣れな従業員が多い企業にとって、スムーズな導入が期待できます。

URL: https://line.worksmobile.com/jp/home/