大企業でのビジネスチャット導入における意外な落とし穴

大企業でビジネスチャットを導入したはいいけれど、運用ルールをしっかりと定めておらず導入がうまくいかない企業が散見されます。どのように運用ルールを考えればいいのか、実例を踏まえてご紹介します。

ビジネスチャット導入の目的

ビジネスチャット導入の目的として必ず挙がるもの、それは「働き方改革」です。

では、働き方改革された状態とは具体的にどういったことでしょうか?

この問に対して、我々は外部セミナーなどで、こう答えます。

「いつでも、どこでも、どの端末でも、普段と変わらない仕事ができる状態」

ここで言う普段と変わらないとは従来のオフィスに自分と関係者が居る状態を指しています。

チャットは気軽にコミュニケーションが取れる場として、オンライン上の会議室のようなイメージがあり、導入担当者はそういった効果を期待しビジネスチャットの導入を検討しています。

では、単純にビジネスチャットを導入すればすぐに「働き方改革された状態」となるのでしょうか?

答えはNOです。

それは、企業として導入する限り必ず立ちふさがる壁がビジネスチャットの前に立ちふさがるからに他なりません。

その壁とはいったいなんでしょうか。

既存(独自)セキュリティルールの壁

企業は長い時間をかけて、独自のセキュリティルールを作り上げています。

すべてのツールは既存ルールの配下で運用することが求められています。

既存ルールは従来の働き方「全員が定時に出社/退社をし、同じPCを使い、決まった業務を行う」が前提として作られています。

しかし、雇用形態は変わり始め、また企業が持つ設備も日々進化しています。

そういった背景を踏まえて企業としてビジネスチャットを導入するためのルールは見直せるところは見直し、守るべきところは守るといった柔軟な対応が求められています。

ビジネスチャットのセキュリティ。本当に必要なことは?

ビジネスチャット運用上のポイント

ビジネスチャットを運用するうえで考えなければならないルールとはなんでしょうか?

すべての企業に対応するルールというものは存在しません。

それは企業ごとにおかれている状況が異なるため、企業ごとに合ったルールというものが必要になるからです。

しかし、ルールを策定するためのガイドラインとしては、以下のような点が挙げれれます。

誰が使うのか?

– 自社のみ、関係会社含む
– 職種、雇用形態、ITリテラシー

どこから使うのか?

– 自社、出向先、自宅
– 支給端末、個人端末
– PC、モバイル

何に使うのか?

– 部署内の連絡手段
– プロジェクトの連絡手段
– 周知事項
– 私的なやりとり

伊藤忠テクノソリューションズでは、これらのことを踏まえてビジネスチャットを全社で導入するにあたり、さまざまな運用ルールを策定し、それを日々見直すといったプロセスを行っています。

運用ルール具体例

企業が実際に利用している運用ルールのサンプルをご紹介します。

チャットグループごとのルール例

– 社外メンバーを含むチャットグループ内のファイル共有は、社外に出して良い情報かどうかを判断するために、上長承認を義務付ける
– 社内のみと社外を含む場合で情報の棚卸しの有無を変える

利用端末ごとのルール例

– 社内PCではすべての操作を自由に行えるが、社外PCでは情報漏えいを防ぐためにダウンロードを禁止する
– スマホからの接続は社用端末のみに限定し、紛失に備え端末に情報が残らないように配慮する

上記以外にも管理/監査面での検討事項が多数あります。

ツールを導入したら終わりではなく、定常運用に乗せることこそ、最も重要かつ難しい仕事ではないでしょうか?(情報システム部の方々は日々苦労されていると思います。)

まだまだ大規模でビジネスチャットを導入している企業は少なく、実例などもほとんど存在しないため、そういった経験やノウハウがあるか?という点でツールを選定してもよいかもしれません。

ビジネスチャットツール運用のガイドラインに沿って問題を解消するチャットツール『Tocaro』については下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。