スマホでビジネスチャットを利用する際に注意したいポイント４つとは？

2016年頃から、働き方改革を政府が主導して進めてきました。その一環として、仕事の生産性向上のために「テレワークの導入」や「ワークスタイルのフレキシブル化（柔軟で融通が利くスタイル）」を推奨しています。浸透し始めた頃に新型コロナウイルスが流行し、急速に「在宅勤務」が普及しました。その流れの中で、「ビジネスチャット」の導入が急増しているのです。

従来ビジネスの連絡手段の基本は、メールや電話というコミュニケーションツールでした。しかしLINEなどの普及により、チャットで気軽にコミュニケーションをとるのが常識となった昨今では、特にテレワークに強く、メールや電話よりも手軽に連絡がとれ、情報共有をスムーズに行うことができるのがビジネスチャットなのです。ほとんどのビジネスチャットツール会社では、スマホでも同等の機能を使えることも人気の秘訣です。業務の効率を改善する効果も期待できることから、今後もますます導入する企業は増えていくと予想されています。

この記事では、ビジネスチャットをスマホで利用する際に注意したいポイントやスマホにも対応しているおすすめのビジネスチャットをご紹介します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、SNSのような手軽さとタスク管理などの業務サポートを主な機能として、以前までの連絡方法であるメールや音声通話以上の利便性を持った「次世代コミュニケーションツール」として多くの企業が導入しています。

マルチデバイスに対応しているツールなら、スマホも対応しています。スマホやタブレットで利用可能だと、外回り中やリモートワークなどで社内にいない場合でも気軽にコミュニケーションが取れるため、とても便利なのです。

また、外出中あっても、手元の端末一つで共有された情報の確認が行えるので、情報共有のラグや抜け漏れを防げます。外出先から、報告や確認のために会社に帰社しなくてもよくなり、勤務時間の短縮にもなるでしょう。

ビジネスチャットをスマホで使う方法とは？

マルチデバイス利用可能のビジネスチャットを利用するためには、スマホ版アプリをダウンロードすることから始まります。ビジネスチャットのPC版で使っているアカウントと同じアカウントでログインすると、同様の内容のチャットや機能をスマホからでも見ることができます。

PCで送信または受信したビジネスチャットのメッセージは、ほぼ同時刻にスマホでも確認が可能となります。まずビジネスチャットをスマホで利用するには、スマホ版アプリを端末にダウンロードしましょう。

スマホでビジネスチャットを利用する際に注意したいポイントとは？

機能はPC版と同等なツール会社が多数ですが、スマホならではの注意したいポイント４つをご紹介します。

1. スマホではWebブラウザ版は利用不可

PCからビジネスチャットにアクセスする方法には、各ツール会社のデスクトップ版アプリをインストールするか、Google ChromeなどのWebブラウザを利用する方法の二種類があります。
スマホから利用する場合は、Webブラウザを利用してアクセスすることは出来ないため、必ずスマホ版アプリをダウンロードして利用しましょう。

2. 通信料の発生の確認

会社でビジネスチャットを利用する場合は、社内のネット環境のため個別で通信料が発生することはありませんが、スマホで接続する場合はもちろん通信料が発生します。会社から支給された「会社用スマホ」なら気にしなくてもいいかもしれませんが、個人携帯を会社でも利用している場合は注意が必要です。

3. スマホ版アプリのみ休日設定が可能か

ビジネスチャットのスマホ版は、プッシュ通知よってアプリを閉じていても通知を受け取ることが出来るツール会社が多くあります。LINEのように、通知が出るため外出先でもスピーディーにコミュニケーションをとることが出来ます。

ツール会社によっては、プッシュ通知のオンオフ切り替えだけではなく、一部の曜日または時間を「休日」や「業務時間外」として、通知を一時的に無効にする設定が可能なため、休日まで業務の対応をしなくても良くなります。

4. スマホ版アプリに対応するOSバージョンの確認

ビジネスチャットのスマホ版アプリを利用するためには、利用する端末にインストールされているOSを最適化しておく必要があります。会社用携帯が古すぎて、ビジネスチャットのアプリが利用できないため、社内でスマホを一新したという話もよくあるようです。

アプリをダウンロードする前に、OSの種類を確認し、バージョンを最新にしておくことをおすすめします。

スマホ対応のおすすめビジネスチャットツール3選

多くのビジネスチャットツールの中から、スマホアプリに対応しているビジネスチャットツール3サービスをご紹介します。

1. 純国産ツールとして導入実績No.1の安定感「Chatwork」

「Chatwork」は、ChatWork株式会社が2011年にリリースした機能が充実していて使いやすいと評判のクラウド型ビジネスチャットツールです。リリース以降、その効果と評判は大きく広がり、現在では343,000社にまで導入企業が増え、国産のビジネスチャットツールとしてはNo.1へと成長を遂げています。最大の特徴は、本格的なタスク管理機能です。自分のタスクはもちろん、他のメンバーにタスクを依頼することができます。業務を進める上で必要なタスクを作成・管理することで、依頼したタスクのやり忘れや漏れがなくなり、仕事の質を高めることが可能です。
ChatworkのIDを知っている人なら、社内外を問わずにすぐにやり取りが出来るため、営業ツールとしても利用しやすいと評判です。

スマホでChatworkを使う場合も、PCで利用する場合とほぼ同じ機能を使うことができます。スマホ版アプリのみの休日設定が人気です。

費用
ビジネスプラン：月(年間契約)500円/1ユーザー
エンタープライズ：月(年間契約)800円/1ユーザー
※無料プランあり。

Chatwork：https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi

2. 仕事で活用できる充実した機能を揃えた「LINE WORKS」

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。

LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。

スマートフォンの盗難・紛失時の遠隔データ削除や、LINE WORKSから端末へのファイル保存制限、外部MDMとの連携によって特定端末からのみのログイン許可など、スマートフォンからのサービス利用のためにも充実のセキュリティ機能を備えています。

【料金プラン】
フリー　０円
スタンダード　450円/ユーザー/月(年間契約)
アドバンスト　800円/ユーザー/月(年間契約)
※2022年 4月 1日より新プランに移行

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/

3. 大企業利用率多め！2000社以上の利用実績を誇る「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、ビジネス向けコミュニケーションサービスです。社内外のユーザーとのチャットや、ファイル、タスクの共有を簡単に行うことができるビジネスチャットツールで、2,000社以上の利用実績があります。安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。金融企業レベルのセキュリティが、大企業の利用率が多い理由の１つです。

プロセスを見える化し業務効率化し、自分がやるべき仕事をワークボードで管理できるところが人気です。世界中で数十万社が利用しているファイルストレージサービス「Box®︎」と連携できるため、大切な情報を守ることが可能です。

Tocaroのモバイルアプリは、全ての機能を直感的に操作できるため人気です。

費用
スタンダードプラン：月800円/1ユーザー
ビジネスプラン：月1000円/1ユーザー
※無料トライアルあり。

Tocaro：https://tocaro.im/