新型コロナウイルス感染拡大に伴うリモートワーク推奨により、ビジネスチャットツールを導入する企業が増加しています。ビジネスチャットとは、ビジネスにおいて使用されるチャットツールのことです。従来は対面でのやり取りや、メールを利用していた企業が多かったのですが、コロナ禍で気軽に会うことが難しくなりました。そこでビジネスチャットツールでは、気軽にやり取りができ、テーマごと・チームごと・プロジェクトごとにグループを作成できるメリットがあります。
これまでは、ビジネスの常識では、電話とメールでのやりとりが基本となっていました。しかし、ビジネスチャットツールは、レスポンスも早く手軽に使えるため、ビジネスの効率化につながります。リアルタイムで状況を確認出来るため、とても便利なのです。もちろんデメリットもあるので、現状ではメールも使いながら、ビジネスチャットとメールの2つのコミュニケーションツールを使い分けている場合が多いでしょう。
メールとビジネスチャットツールの違いやそれぞれのメリットや、両者の使い分けのポイントについて徹底解説します。
ビジネスチャットとメールの違いとは？
業務上のコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットとメールは。ビジネスには欠かせなくなっています。両者とも、文字で相手とやり取りをするところは同じですが、2つには決定的な違いがあります。メールは手紙、ビジネスチャットツールはLINEをイメージすると分かりやすいでしょう。
メールは、「手紙」のようなものであり、情報や資料などを一方的に送るツールです。メールはリアルタイムでのやり取りではないため、緊急性のない要件を連絡する場合に向いています。また、「いつもお世話になっております」など定型文を用いてメールとしての体裁を整える必要があるため、文章が長くなりがちです。
ビジネスチャットは、ネット上でリアルタイムにコミュニケーションを取れるツールです。個人向けSNSの会話のように短文で文字でのスムーズなやりとりが可能なので、スピーディな業務連絡と情報共有を可能にします。
ビジネスチャットツールの3つのメリット
今までメールで行ってきたコミュニケーションをビジネスチャットにしてみると、３つのメリットが期待されています。
1. コミュニケーションがスピーディーにできる
メールと違い、チャットは定形の挨拶や署名が不要で、要件だけを簡潔に伝えられるので、文書を作成する時間や読み手の内容理解の時間の削減ができ、コミュニケーションの効率が上がります。また、メールと違いリアルタイムで相手へ届くため、直接会話しているレベルで意思疎通ができるため、コミュニケーションの時間を削減出来ます。
2. 必要な情報だけを把握できる
従来のメールの特徴は、受信箱に色々なメールが届くことです。プロジェクトチームなどの複数人でのやりとりになると、量も多くなります。一目見るだけで不要と判断できるものもありますが、１つずつ開封して確認する必要があります。また、最後まで読まなければメールの趣旨がわからないものもあります。ビジネスチャットなら、プロジェクトチームや部署メンバーでグループを作成できるため情報共有がしやすく、ファイル転送も簡単で効率良いのです。
3. 会議時間が削減できる
今までは会議室に一斉に集まって会議をしていましたが、ビジネスチャットを導入すると、大幅に会議時間も減ることが期待されます。会議の前にビジネスチャットで議論した上で、直接WEB会議して話すべき案件のみ会議することになるからです。音声通話やビデオ通話の機能が備わっていると、海外拠点や各支店先、外出先からいつでも遠隔でWeb会議に参加することも可能なため、移動時間を削減することができます。
メールの2つのメリット
ビジネスの連絡手段としてずっとメインだったメールのメリットとは、ビジネスチャットと比べてどのようなところでしょうか？
1. エビデンス（証拠）の保管に適している
エビデンス（証拠）として残したい情報は、メールの方が効果的です。
ビジネスチャットにも記録機能はありますが、重要な内容も気軽に出来る膨大な会話の中で埋もれ、あとで遡って情報を探すのに不便です。ビジネスチャットツールの中には、ワードで検索できるものもありますが、ビジネスチャットのやり取りの中で意思決定をした場合は、改めてメールで詳細を共有した方が間違いないでしょう。
2. ビジネスチャットほど返信にプレッシャーを感じない
メールはリアルタイムでのやり取りではないため、緊急性のない要件、エビデンスとして残したいという連絡する場合に向いています。メールは、都合の良いタイミングで開封・返信しても問題はないでしょう。既読機能や「在籍中」などのステータス表示がされるチャットでは、早く返信しなければいけないというプレッシャーがありますが、メールにはビジネスチャットほどはありません。
メールからビジネスチャットツールに移行する際のポイント
ビジネスチャットツールを導入し完全移行する場合は、下記のポイントが重要になります。
【段階を踏むことが大切】
いきなりメールを廃止して完全移行を進めようとすると、社員が困惑したり、取引先に迷惑をかけたりし、業務に支障をきたす恐れがあります。トラブルの原因になりやすいので、少しずつ慣れてから置き換えていくことが重要です。
【導入する目的の明確化】
なぜビジネスチャットツールを導入するのか、なぜ必要なのか、目的を明確にしましょう。「なんとなく良いような気がする」「使ってみたいから」ではなく、どんな問題があって、ビジネスチャットツールを導入することで、どう解決してくれるのか、具体的なプランを描くことが失敗しない導入に繋がります。
【運用ルールの明確化】
ビジネスチャットツールを円滑に運用するには、誰でも気軽に、自由に発言でき自由にグループを作れる、などの風通しのいい状態にしておくことが重要です。しかし、雑談ばかりになってしまったり、批判や非難が多くなってしまうと、業務に支障をきたしたり、トラブルに発展するので最低限のルールは決めておきましょう。
ビジネスチャットのメールを使い分けし、業務効率化を目指しましょう
ビジネスチャットとメールの違いはわかりましたか？
2つの大きな違いとして挙げられるのは、やりとりの即時性です。ビジネスを効率的にしてスピードを上げるには、メッセージをすぐに確認できて返信しやすいビジネスチャットの活用が有効です。しかし、エビデンスを残したり社外の人とのやり取りをしたりする際は、メールのほうが適している場合もまだ多くあるのです。
いきなりどちらか一方に絞るよりも、コミュニケーションツールの性質を理解し、相手も自分もストレスなく効率的に仕事を進められるように使い分けることが重要です。
