見える化が仕事の仕方を変える!現代の“見える化”仕事術とは

インターネットが普及する前と後ではアクセスできる情報が激変したように、時代が変われば手に入るツールも変わってきます。仕事の仕方も昔とは違い、作業の効率化、コストの削減が最重要課題として扱われるようになってきています。

そのきっかけを作ったとも言える考え方が、業務効率の最大化を図る『見える化』という概念です。

今回は、時代とともに進化し続ける見える化を支えるツールを取り上げながら、その活用方法によって仕事の仕方がどのように変わるのかを見ていきましょう。

仕事を見える化するツールを利用して、作業の効率化を!

見える化とは、今まで見えなかった業務に関する問題や事実といった情報を可視化し、誰とでも共有できるようにすることです。見えなかった問題が顕在化することで、解決する手立てを講じることができるようになり、業務の改善につながるのです。

では、現場で見える化を支えるツールにはどのようなものがあるのでしょうか。ツールは、正しく使えば仕事の作業効率を上げ、その作業にかかる労力を軽減します。ツール選びは最も重要な仕事とも言えるでしょう。

それでは、実際の使用例からツールの機能や使い勝手を見ていきましょう!

仕事の見える化を初期から支えるホワイトボード

最も原始的なツールと言えるのが、ホワイトボードです。ホワイトボードは、どこのオフィスにもあるツールです。大きさはさまざまですが、会議室で皆が情報を共有できるくらいの大きさが好まれます。実はこのホワイトボードが見える化の心強い味方なのです。

ホワイトボードは、書いたものを瞬時に書き換えることができるのツールです。またマーカーの色の種類も豊富にあります。これらの特徴が刻々とアップデートされていく情報を共有するのに適しているのです。

主な使われ方としては、予定管理に使われます。縦軸に氏名、横軸を時間の経過として、何時から何時まで、誰が、どこで、何をしている。という従業員のスケジュールの見える化に使用できます。日単位、週単位、月単位でも対応可能です。

また、ホワイトボードの滑らかな盤面の特性をいかして、付箋を貼っていく使い方もあります。これは付箋に書かれた情報を移動させたい時に有効です。また色違いの付箋を用意し、属性を分類して使うことで視覚に訴えかける使い方もできます。

この使い方で「ストア管理ボード」と呼ばれる方法があります。氏名と作業内容を記した付箋を時間の経過ごとに移動させて、誰が、どこでどの作業をしているか見える化させることができる方法です。同じ氏名の付箋の量が多ければ作業量が多いということがひと目で分かるので、作業の平準化の検討などに用いられます。

このように、盤面を大きなシートに見立てて変化していく状況を整理するのにホワイトボードは優れています。また、現在では罫線を入れたり、各企業のニーズに合わせたオーダーメイドのホワイトボードがあります。非常にアナログなツールですが、根強い人気があるツールです。

仕事の見える化の定番ツールといえばエクセル!

見える化の進化に大きく貢献したツールと言えば、エクセルではないでしょうか。こちらはホワイトボードと違いデジタルなので社内で一斉共有が可能です。そしてあらゆる業務の「アセスメント」(数値化)が求められる見える化と、表計算ソフトのエクセルは好相性です。

また仕事を見える化する方法として「ガントチャート」という表がよく用いられます。これは業務を管理する際に適していて、プロジェクト管理、生産管理、進捗管理などの作業計画の見える化に優れています。

横軸に棒グラフで作業の進捗が表されるので、作業が量的に可視化されます。このシート作成にもにもエクセルがよく使われます。

Microsoft Windowsに標準装備されているので、エクセルは現場の見える化を支えてきました。見える化=表に書き出すということを考えれば表計算を得意とするエクセルは今後も仕事の見える化に貢献し続けるでしょう。

仕事の見える化を手伝ってくれるアプリも登場!

仕事の見える化は、上司が作ってくれた管理シートに則って作業をするものではありません。社員全員が社内の見える化に参加して初めて組織の全体像が見えるようになっていくものです。

ただ、営業職のようなオフィスワーカーでない人は移動が多いため、いちいちパソコンを開くことが難しく「外出先でももっと手軽にタスク管理や情報共有が確認できるツールがあればいいのに」、という人も多いはずです。そんなニーズに対応するスマートフォン用アプリも登場しています。

アプリの優れているところは、テンプレートがすでに出来上がっていることです。情報を入力していくだけで管理シートが自動作成され、社内の人間と社外の人間がオンライン上で情報共有できるのです。

テクノロジーの進化で、見える化の最重要課題である「現状の把握」の即時性が飛躍的に向上し、離れていてもリアルタイムで情報を共有できるようになってきています。これにより作業の情報化と仕事の効率化がさらに加速していくでしょう。

仕事量を見える化するツールを使えば作業の効率化が進む!

作業に追われて肝心の仕事に手を付けられないという人にとって、どれだけの作業が全体の業務内にあるのかが事前にわかれば段取りが組めます。

以上のようなツールを活用して見える化に取り組めば、予めどのような作業があるのか把握できます。全体の仕事量を想定して作業に取り掛かかれば、作業時間の短縮ができ、ひいては企業全体の生産性向上にも繋がるのです。

仕事を見える化する方法で成果が決まる!

一言で見える化と言っても100の企業があれば100通りの方法があり、企業運営に沿ったものでなければなりません。見える化は現場のニーズに応じて策定されるべきものです。

アナログの時代からデジタルの時代へと仕事を取り巻く環境が変わり、それに伴いテクノロジーもどんどん進化しています。時代に則したツールを使いこなすことで、もたらされる成果が大きく変わります。

ぜひこの機会に現代のツールを使った仕事術を身につけましょう!

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