新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、ビジネスシーンではビジネスチャットツールが広く利用されるようになりました。社員や社外の人とスムーズにやりとりが可能で、業務の効率化につながるため、多くの企業で急ピッチで導入されています。
ITコンサルティング・調査会社のITRが発表したデータによると、2023年頃にはWeb会議システムの市場規模は2019年の３倍になると予測されています。当たり前のように対面で打ち合わせや商談をしていましたが、今後はテレワークがさらに推進されて、働く場所を固定しないweb会議などで、コミュニケーションが取れるようになるでしょう。
多くのサービス会社が提供しているビジネスチャットには多彩な機能がたくさんあるため、目的や使用する部署などによってどのような用途に活用するかが重要となってきます。
今回は、ビジネスチャットツールのWeb会議機能のメリットやWeb会議に強いツールについてご紹介します。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、チャットツールを会社で利用できるサービスです。個人向けチャットよりも、セキュリティ面が強化されていることが特徴の1つです。
ビデオ通話や、スケジュール共有、タスク管理も行う事ができ、ビジネスチャット１つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができます。
ビジネスチャットツールを導入するメリット3つ
今までメールで行ってきたコミュニケーションをビジネスチャットへ移行すると、３つのメリットが期待されます。
1. コミュニケーションがスピーディーに
メールと違い、チャットは定形の挨拶や署名が不要で、要件だけを簡潔に伝えられるので、文書を作成する時間や読み手の内容理解の時間の削減ができ、コミュニケーションの効率が上がります。
また、メールと違いリアルタイムで相手へ届くため、直接会話しているレベルで意思疎通ができるため、コミュニケーションの時間を削減出来ます。
2. 必要な情報だけを把握しやすい
従来のメールの特徴は、受信箱に色々なメールが届くことです。プロジェクトチームなどの複数人でのやりとりになると、量も多くなります。一目見るだけで不要と判断できるものもありますが、１つずつ開封して確認する必要があります。また、最後まで読まなければメールの趣旨がわからないものもあります。
ビジネスチャットなら、プロジェクトチームや部署メンバーでグループを作成できるため情報共有がしやすく、ファイル転送も簡単で効率よくやりとりが出来ます。
3. 会議時間が削減できる
今までは会議室に一斉に集まって会議をしていましたが、ビジネスチャットを導入すると、大幅に会議時間も減ることが期待されます。会議の前にビジネスチャットで議論した上で、直接WEB会議して話すべき案件のみ会議することになるからです。
音声通話やビデオ通話の機能が備わっていると、海外拠点や各支店先、外出先からいつでも遠隔でWeb会議に参加することも可能なため、移動時間を削減することができます。
ビジネスチャットツールのWeb会議の使い方
上記のビジネスチャットツール導入のメリット３つ目にあった「会議時間が削減できる」は、業務効率化や社員の残業時間の削減に大いに貢献します。
ビジネスチャットツールを導入すれば、今まで時間を決め、場所を決めてから行っていた会議も、チャットで済ませることが可能になります。
グループに参加している各自が意見を出し合えるように、テーマを決めておけば、チャット内でリアルタイムで議論ができます。メールのようなタイムラグは起きません。
リアルタイムの会議ばかりではなく、放置型の会議（ミーティング）も可能です。終了時間を決めて、各自がその時間内にテーマや資料を出し合い、次のミーティングで意見や議論を提出してもらうという方法です。この方法だと、時間に捕らわれることなくじっくりと話し合いを行うことができます。
顔を見てリアルタイムでの意見交換をしたい時はビデオ会議機能を使えば対面式の会議ができます。デジタル資料を共有する機能もあり、対面の会議のようなディスカッションも可能です。
ビジネスチャットツールのWeb会議機能のメリット
ビジネスチャットツールのWeb会議のメリット３つをご紹介します。
1. 移動の費用と時間が削減できる
どこからでも会議ができるので参加者が１か所に集まる必要がありません。支社から本社に参加者が集まるような大規模な会議では、交通費や宿泊費、移動時間の削減が可能です。
また、コロナ禍で先が不透明な昨今でも、情勢を気にせずに会議の予定を組むことが出来ます。営業や出張で遠方にいる場合や、テレワークにも対応できます。
2. 低コストで運用できる
クラウド型Web会議システムの場合は、月額1,500円～5,000円程度で利用できるものが多く、無料プランがあるものもあります。
3. 会議資料の準備が容易になる
ビジネスチャットツールのWeb会議システムには、資料や画面共有の機能が搭載されていることが多いため、人数分の資料を印刷してセッティングする手間が省けます。
Web会議機能の評判が高いビジネスチャットツール3選
多くのビジネスチャットツールの中で、Web会議に強いおすすめの会社を３つご紹介します。
1. ビジネスが加速するクラウド会議室「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。また、「担当者」「期限」を設定してタスクを登録できるため、対応漏れを防ぐことができます。
大規模組織の運用は、安心の管理者機能がたくさんあります。円滑な情報共有により意思決定がスピーディーになることが期待され、チャットでコミュニケーションが活発になります。業務効率を上げ大幅なコスト削減を実現できます。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
2. Web会議への招待がメール送信だけで出来る「Microsoft Teams」
日本マイクロソフト株式会社が提供する「Microsoft Teams」は、チャット機能やスケジュール機能が搭載されたWeb会議ツールです。基本のオンライン会議機能は無料で使えますが、無料版では、参加者 100 人まで、最大60分の制限があります。有料プランの場合、参加者300人まで、最長30時間までの会議に対応しています。
そのほかMicrosoft 365と連携し、ファイルの同時編集も可能。必要な情報のみを表示して画面共有したり、画面の操作権限を付与して相手に操作してもらったり、物理的な距離を気にせずに会議を進められるでしょう。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
3. セキュリティレベルが高く情報漏洩が心配ない「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro」は、2,000社以上での利用実績があるビジネスチャットツールです。単純にビジネスチャットツールとしての機能だけではなく音声、ビデオでの会議を行うことも可能でタスク管理機能も搭載されていることから多くの企業で導入されています。
特に、ビデオ会議機能が搭載されているので視覚的な交流も可能にします。海外にいる相手とも簡単にWeb会議が実現できるのでグローバル展開をしている企業には嬉しい機能です。
Tocaroサービスサイト :https://tocaro.im/
ビジネスチャットのWeb会議機能で業務効率化を目指しましょう
ビジネスシーンにおいて、スムーズな「ホウ・レン・ソウ」や意思決定は、将来的な利益拡大やコスト削減に直結しています。働き方改革の一環としてテレワークが推進されていましたが、新型コロナウイルス感染症が拡大したことで企業側は在宅勤務を余儀なくされました。
対面で行っていた会議や商談、採用面接を、非対面でのやり取りに切り替えるよう求められ、その結果、非対面で会議が行えるビジネスチャットツールのWeb会議システムが人気になっています。
通信環境さえ整っていればどこからでも会議に参加でき、画面や資料の共有が可能なのが強みです。自社に合うビジネスチャットツールを見つけて導入を検討してはいかがでしょうか。
