もう迷わない！ビジネスチャットの違いを徹底解説

現代のビジネスにおいて、情報伝達のスピードと質は、組織の成果を大きく左右します。ビジネスチャットは、その革新的な力で、従来のコミュニケーションの壁を打ち破り、より迅速で効率的な情報共有、そして活発なコラボレーションを実現します。しかし、市場には多種多様なビジネスチャットツールが存在し、「何が違うのか」「自社にとって最適な選択肢はどれか」という疑問をお持ちの方も少なくないでしょう。

この記事では、ビジネスチャットの導入や見直しを検討されているすべての皆様に向けて、各サービスの「違い」を徹底的に比較分析します。機能性、費用対効果、安全性、操作性、連携力といった多角的な視点から、それぞれの特徴を浮き彫りにし、貴社のビジネスをより一層発展させるための最適なツール選びをサポートします。ビジネスチャットトレンドを踏まえ、それぞれのサービスが持つ潜在能力と、貴社の課題解決にどのように貢献できるのかを、具体的に解説していきます。未来の働き方をデザインするための第一歩をこの記事と共にはじめましょう。

ビジネスチャットの種類と主要機能

ビジネスチャットを導入するにあたって、まず大切なのは「どんな種類があって、どんなことができるのか」を知ることです。まるで洋服を選ぶように、あなたの会社の使い方や目的に合ったタイプを選ぶことで、ビジネスチャットは最高のパフォーマンスを発揮してくれます。ここでは、ビジネスチャットの基本的な機能と、利用形態による種類を分かりやすく解説します。

ビジネスチャットの「できること」：コミュニケーションと業務効率化の要

ビジネスチャットは、単なるメッセージのやり取りツールではありません。日々の業務をスムーズに進めるための様々な機能が備わっています。

コミュニケーションを円滑にする基本機能
- 1対1チャット: 個別の相手と、まるで隣で話しているかのように手軽にメッセージを交換できます。
- グループチャット: 複数人でチームやプロジェクトごとの会話ができ、情報共有がスムーズになります。
- スレッド機能: グループチャット内の特定の話題に対して、ツリー状に会話を整理できます。これにより、重要な情報が埋もれるのを防ぎ、議論の流れを追いやすくなります。
- メンション機能: 特定の相手に直接通知を送りたい場合に、「@〇〇さん」のように名前を指定できます。これにより、重要なメッセージを見落としにくくなります。
業務効率化を支援する機能:
- ファイル共有: ドキュメント、画像、動画など、様々なファイルをチャット上で簡単に共有できます。メールに添付する手間が省け、共有漏れも防ぎます。
- 検索: 過去のメッセージやファイルをキーワードで素早く検索できます。必要な情報をすぐに探し出せるため、時間のロスを減らせます。
- 通知: 新しいメッセージやメンションがあった際に、リアルタイムで通知を受け取れます。重要な情報をすぐに把握し、対応することができます。

ビジネスチャットの「カタチ」：利用方法で選ぶ3つのタイプ

ビジネスチャットは、その利用方法によって大きく3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社の環境やセキュリティポリシーに合ったタイプを選びましょう。

オンプレミス型：自社だけの安心空間を構築
- イメージ: あなたの会社の中に、専用のビジネスチャットシステムを設置するイメージです。
- 特徴:
  - セキュリティ重視: 全てのデータやシステムを自社で管理するため、セキュリティポリシーを厳格に適用したい場合に最適です。
  - カスタマイズ性: 自社の環境に合わせて、細かく設定やカスタマイズが可能です。
  - 導入・運用: サーバーの準備や設定、メンテナンスなどを自社で行う必要があります。
- こんな会社におすすめ: 高いセキュリティ基準が求められる企業、既存のITインフラを最大限に活用したい企業。
クラウド型：手軽に始められる、どこでもアクセス
- イメージ: インターネット上にあるビジネスチャットのサービスを利用するイメージです。
- 特徴:
  - 導入・運用が容易: サーバーの準備や複雑な設定が不要で、すぐに利用を開始できます。
  - リモートワークに最適: インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。
  - コスト効率: 初期費用を抑えられ、月額料金などで利用できる場合が多いです。
  - セキュリティ: サービス提供事業者がセキュリティ対策を行いますが、自社で管理する範囲は限られます。
- こんな会社におすすめ: スピーディーに導入したい企業、リモートワークを推進している企業、IT専任の担当者がいない企業。
ハイブリッド型：いいとこ取りの柔軟な選択肢
- イメージ: オンプレミス型とクラウド型の良い部分を組み合わせたイメージです。
- 特徴:
  - 柔軟な運用: 一部の機能は自社サーバーで運用し、その他の機能はクラウドサービスを利用するなど、柔軟な使い分けが可能です。
  - 段階的な移行: まずはクラウド型で一部導入し、徐々にオンプレミス環境を構築していくといった段階的な導入も可能です。
  - セキュリティと利便性の両立: 機密性の高い情報は自社で管理し、利便性の高い機能はクラウドを利用するなど、バランスを取ることができます。
- こんな会社におすすめ: セキュリティ要件と利便性の両方を重視したい企業、将来的にオンプレミス環境への移行を検討している企業。

主要なビジネスチャットツールの紹介：比較検討の第一歩

市場には様々なビジネスチャットツールが存在します。それぞれのツールは、独自の特徴や強みを持っています。まずはどんなツールがあるのかを知り、比較検討の第一歩を踏み出しましょう。

各ツールの公式サイトや資料を確認し、提供されている機能や料金プランを比較する。
無料トライアルが提供されている場合は、実際に試してみて使いやすさや自社のニーズに合っているかを確認する。
導入事例やユーザーレビューを参考に、実際に導入した企業の評価や意見を参考にする。

ビジネスチャット選びは、あなたの会社のコミュニケーションと業務効率を大きく左右する重要な決断です。それぞれの種類と機能をしっかりと理解し、自社にとって最適なビジネスチャットを見つけてください。

ビジネスチャットを選ぶ際の７つの比較ポイント

ビジネスチャットは、導入すれば終わりではありません。長く使い続けるためには、導入前にしっかりと比較検討し、「うちの会社に合う！」と思えるツールを選ぶことが大切です。ここでは、後悔しないためのビジネスチャット選びのポイントを、１つひとつ分かりやすく解説していきます。

⒈機能比較 – 「本当に必要なもの」を見極める

ビジネスチャットには様々な機能がありますが、多ければ良いというわけではありません。自社の業務に必要な機能が揃っているか、そして将来的な業務拡大に対応できる拡張性があるかを見極めることが重要です。

ポイント

「必須機能」をリストアップ: まず、日々の業務で「これがないと困る！」という機能を洗い出しましょう。例えば、「部署ごとのグループチャット」「ファイル共有」「検索機能」などです。
「あったら便利」な機能も検討: 次に、「これがあればもっと便利になるかも」という機能も考えてみましょう。例えば、「ビデオ通話」「タスク管理」「外部連携」などです。
特定の機能に注目: 特定の業務課題を解決したい場合は、その機能に特化したツールも検討してみましょう。例えば、「顧客対応を効率化したいならチャットボット機能が充実したツール」「プロジェクト管理と連携したいならタスク管理機能に強いツール」などです。
将来の拡張性: 会社の成長に合わせて、ユーザー数や機能を追加できるかどうかも確認しておきましょう。

⒉料金プラン比較 – コストパフォーマンスを見極める

ビジネスチャットの料金プランは、提供サービスや機能、ユーザー数によって大きく異なります。無料プランから高機能な有料プランまで様々なので、自社の予算や利用規模に合わせて最適なプランを選ぶことが大切です。

ポイント

無料プランの範囲: まずは無料プランで試してみて、基本的な使い勝手や必要な機能が揃っているかを確認しましょう。ただし、無料プランは機能制限や利用人数制限がある場合が多いので注意が必要です。
有料プランの検討: 有料プランでは、より多くの機能やサポートが提供されることが多いです。無料プランで不足している機能や、より高度なセキュリティ機能が必要な場合は、有料プランを検討しましょう。
料金体系の確認: ユーザー数課金、月額固定料金、従量課金など、様々な料金体系があります。自社の利用状況に合わせて、最もコストパフォーマンスの高いプランを選びましょう。
長期的なコスト: 導入後の運用コスト（サポート費用、追加機能費用など）も考慮して、長期的な視点でコストを見積もりましょう。

⒊セキュリティ比較 – 「安全・安心」を最優先に

ビジネスで利用するチャットツールにとって、セキュリティは非常に重要な要素です。機密情報や個人情報などがやり取りされる可能性があるため、セキュリティ対策がしっかりと施されているかを確認する必要があります。

ポイント

セキュリティ機能の確認: データの暗号化（通信時・保存時）、アクセス制御、不正ログイン対策、監査ログ機能など、セキュリティに関する機能が充実しているかを確認しましょう。
セキュリティ認証の有無: ISO 27001などの情報セキュリティに関する国際規格の認証を取得しているかどうかも、信頼性を判断する一つの基準となります。
ベンダーの信頼性: 提供事業者のセキュリティ対策に関する情報公開状況や、過去のセキュリティインシデントの有無なども確認しておきましょう。
自社のセキュリティポリシーとの整合性: 自社のセキュリティポリシーに合致したセキュリティレベルのツールを選ぶようにしましょう。

⒋使いやすさ比較 – 誰もがストレスなく使えるか

どんなに高機能なツールでも、使いにくければ利用は定着しません。直感的で分かりやすいインターフェース（UI）と、快適な操作性（UX）を持つツールを選ぶことが、導入成功の鍵となります。

ポイント

無料トライアルを活用: 多くのビジネスチャットツールで無料トライアルが提供されています。実際に試してみて、操作感や使いやすさをチームメンバーと一緒に確認しましょう。
インターフェースの確認: メッセージの送受信、ファイル共有、検索などの基本操作がスムーズに行えるか、直感的に理解できるデザインになっているかを確認しましょう。
モバイルアプリの使いやすさ: スマートフォンやタブレットでの利用頻度が高い場合は、モバイルアプリの使いやすさも重要なポイントです。
導入・設定の容易さ: 導入や初期設定が簡単に行えるかどうかも、導入時の負担を軽減する上で重要な要素です。

⒌サポート体制比較 – 困ったときに頼れる存在

導入時や運用中にトラブルが発生した場合、迅速かつ丁寧なサポートを受けられる体制が整っているかは非常に重要です。

ポイント

サポートの種類: ヘルプデスク、電話サポート、メールサポート、チャットサポートなど、どのようなサポートが提供されているかを確認しましょう。
対応時間・言語: サポートの対応時間や対応言語が、自社の業務時間や利用言語に対応しているかを確認しましょう。
FAQ・ヘルプページの充実度: よくある質問とその回答がまとめられたFAQや、ツールの使い方を解説したヘルプページが充実しているかも確認しておきましょう。
導入支援・トレーニング: 導入時の設定支援や、ユーザー向けのトレーニングなどが提供されている場合もあります。

⒍外部連携比較 – 既存のツールとの連携でさらに便利に

多くの企業では、すでに様々な業務システムやツールを利用しています。ビジネスチャットがこれらのツールと連携できることで、業務効率をさらに向上させることができます。

ポイント

連携可能なツール・サービス: 現在利用している業務システム（例：スケジュール管理、プロジェクト管理、顧客管理など）やクラウドサービスとの連携が可能かを確認しましょう。
APIの提供状況: より高度な連携やカスタマイズを行いたい場合は、APIが提供されているかどうかも確認しておきましょう。
連携によるメリット: 連携によって、どのような業務が効率化できるのか、具体的なメリットをイメージしておきましょう。

ポイント7：規模別・業種別比較 – 自社に合った視点を持つ

ビジネスチャットの選び方は、企業の規模や業種によっても異なります。

ポイント:

企業の規模:
- 中小企業: 低コストで導入・運用が容易なクラウド型や、シンプルな機能に特化したツールが適している場合があります。
- 大企業: 高度なセキュリティ機能や管理機能、既存システムとの連携機能が充実したツールが求められる場合があります。
業種:
- 医療・金融機関: 高いセキュリティ基準を満たしたオンプレミス型や、監査ログ機能が充実したツールが適している場合があります。
- クリエイティブ業界: ファイル共有やプレビュー機能が充実したツール、外部との連携がスムーズなツールが適している場合があります。

これらの比較ポイントを参考に、自社のニーズをしっかりと把握し、最適なビジネスチャットを選んでください。無料トライアルなどを積極的に活用し、実際に触ってみることで、より具体的な判断ができるはずです。

ビジネスチャット導入のステップと注意点

ビジネスチャットの導入は、日々のコミュニケーションを大きく変え、業務効率化に繋がる重要な一歩です。しかし、スムーズに導入し、その効果を最大限に引き出すためには、事前の準備と計画が不可欠です。ここでは、ビジネスチャット導入の主要なステップと、各段階で注意すべきポイントを分かりやすく解説します。

⒈導入前の準備 – 羅針盤を定める

ビジネスチャットの導入を成功させるためには、まず「なぜ導入するのか」「どんな機能が必要なのか」といった目的を明確にすることが重要です。

導入目的の明確化:
- 現状のコミュニケーションにおける課題は何か？（例：情報共有の遅さ、会議の多さ、リモートワークでの連携不足など）
- ビジネスチャットを導入することで、どのような状態を目指したいのか？（例：情報伝達の迅速化、コミュニケーションコストの削減、生産性向上など）
- 具体的な目標値を設定するのも有効です。（例：会議時間を〇%削減、情報共有にかかる時間を〇分短縮など）
要件定義:
- 必要な機能は何か？（例：チャット、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理、外部連携など）
- 利用する人数や部署は？
- セキュリティ要件は？（例：暗号化、アクセス権限、監査ログなど）
- 既存システムとの連携は必要か？
- 予算はどの程度か？
選定チームの設置:
- 情報システム部門、各部署の代表者など、様々な視点を持つメンバーで選定チームを構成しましょう。
- 導入後の運用やルール策定も視野に入れ、幅広い意見を取り入れることが重要です。

⒉ツールの選定とトライアル – 実際に触れて確かめる

事前の準備で明確になった目的と要件に基づき、候補となるビジネスチャットツールを選び、実際に試してみることが重要です。

候補ツールのリストアップ: 比較検討ポイント（機能、料金、セキュリティ、使いやすさ、サポート体制、外部連携、規模・業種への適合性）を参考に、複数の候補ツールを選び出します。
無料トライアルの活用: 多くのビジネスチャットツールで無料トライアルが提供されています。積極的に活用し、実際にチームメンバーで試用してみましょう。
評価項目の設定: トライアル期間中に何を評価するのか、事前に評価項目を設定しておくと効果的です。（例：操作性、機能の使いやすさ、レスポンスの速さ、チームメンバーの意見など）
ベンダーへの質問: 不明な点や気になる点は、遠慮せずにベンダーに質問しましょう。サポート体制や導入支援についても確認しておくと安心です。

⒊導入計画の策定 – 目標達成へのロードマップ

最適なツールを選定したら、いよいよ導入計画を立てます。無理のないスケジュールで、着実に導入を進めていきましょう。

導入スケジュールの作成:
- トライアル期間、本契約、環境構築、ユーザー教育、本格運用開始までの具体的なスケジュールを立てます。
- 各タスクの担当者と期日を明確にしましょう。
データ移行計画:
- もし既存のコミュニケーションツールから移行する場合は、データの移行方法や移行範囲、移行スケジュールなどを計画します。
- データのバックアップも忘れずに行いましょう。
ユーザー教育計画:
- ビジネスチャットの基本的な使い方、ルール、便利な機能などをユーザーに周知するための計画を立てます。
- 説明会や研修の実施、マニュアルやFAQの作成などが考えられます。
運用ルールの策定:
- チャンネルの作成ルール、情報の共有範囲、緊急時の連絡方法など、円滑な運用に必要なルールを事前に決めておきましょう。

⒋導入時の注意点 – スムーズな移行のために

計画に基づき、実際にビジネスチャットを導入する際には、いくつかの注意点があります。

セキュリティ対策の徹底:
- アクセス権限の設定、二段階認証の設定など、セキュリティに関する設定を確実に行いましょう。
- 社内規定に沿ったセキュリティ対策を講じることが重要です。
丁寧なユーザー教育の実施:
- 導入説明会や研修などを通じて、ユーザーがスムーズに新しいツールを使えるように丁寧に教育しましょう。
- 質疑応答の時間を設け、ユーザーの疑問や不安を解消することも大切です。
段階的な導入の検討:
- 全社一斉導入ではなく、一部の部署やチームから試験的に導入し、運用状況を見ながら徐々に拡大していく方法も有効です。
データ移行時のトラブルシューティング:
- データ移行中に問題が発生した場合の対応策を事前に検討しておきましょう。
- 移行後のデータが正しく引き継がれているかの確認も重要です。

⒌導入後の運用と効果測定 – 成長に向けた継続的な改善

ビジネスチャットは、導入して終わりではありません。その効果を最大限に引き出すためには、導入後の運用と効果測定、そして改善が重要です。

利用状況のモニタリング:
- ツールの利用頻度、アクティブユーザー数、メッセージ数などを定期的に確認し、利用状況を把握しましょう。
ユーザーからのフィードバック収集:
- アンケートやヒアリングなどを通じて、ユーザーからの意見や要望を収集し、改善に役立てましょう。
効果測定:
- 導入前に設定した目標値と照らし合わせ、実際に効果が出ているかを測定しましょう。（例：会議時間の削減率、情報共有時間の短縮率など）
ツールの見直しと改善:
- 利用状況やユーザーからのフィードバック、効果測定の結果を踏まえ、ツールの設定や運用ルールを見直したり、より最適なツールの乗り換えを検討したりすることも視野に入れましょう。
- ベンダーのアップデート情報も常に把握し、最新機能を活用することも重要です。

これらのステップと注意点を意識することで、ビジネスチャットの導入をスムーズに進め、その効果を最大限に引き出すことができるでしょう。ビジネスチャットは、組織のコミュニケーションを活性化し、生産性向上に大きく貢献する強力なツールです。しっかりと準備を行い、最適なビジネスチャットを導入・運用していくことで、貴社の成長を力強く後押ししてくれるはずです。