働き方改革で変わる社内コミュニケーションとは?

いよいよ2020年4月から政府肝いりの働き方改革が、大企業のみではなく、中小企業も本格的に動き出しました。

働き方改革で成果を出すためには、近年話題になっているITによる社内コミュニケーションツールの活用も必要です。うまく活用できれば、最終的に業務の効率化、生産性の向上も期待できます。

今回は今なぜ働き方改革が求められているのか、そして、その変革の中で変わっていく社内コミュニケーションについて見ていきましょう。

働き方改革をもたらした主な要因

日本が働き方改革に大きく舵を切ることになった主な要因は以下のようなものです。

・日本生産性本部2015年の調査によると、日本の生産性は主要先進7カ国では最も低く、近年においてはOECD加盟国中21位にとどまっている。

・日本人は海外の労働者とは労働に対する価値観が違う。そして勤勉であるがゆえ、丁寧な仕事にこだわるあまり、労働時間がどうしても長くなりがちである。

・平成30年実施の厚生労働省による『平成30年中における自殺の状況』によれば、仕事を原因や動機とする国内の自殺者数は約2,000人にものぼる。

・総務省統計局による2019年12月確定版の『人口推計』では、14歳以下の人口は40年近く連続して減少しており、今後も少子化の動きは止まらないとされる。

・また同調査によると15歳~64歳の生産年齢人口は、2013年に8000万人を下回り、今後も減少し続けると予想されている。

・日本政府が標榜する『一億総活躍プラン』では「介護離職ゼロ」が目標になっているが、総務省統計局の調査では、平成29年には7万5千人の女性が「介護・看病」を理由に離職している。

このように日本が抱える問題は深刻で、日本人の働き方に抜本的な改革が必要とされてきました。

テレワークが求められる背景とは

働き方改革においては労働時間の削減が大きな課題となっていますが、現在労働時間短縮のために積極的に取り組まれているのがテレワークです。新型コロナウィルス蔓延の影響で様々な企業が会社を挙げて取り組むことになったテレワークですが、実は働き方改革と好相性なのです。

2014年に改訂された『世界最先端IT国家創造宣言』では、「雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランスの実現」が謳われています。”個々人の事情に応じ、場所にとらわれない就業であり、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を目指す”というものです。

会社という職場にとらわれず、柔軟な働き方が実現できるテレワークこそが、政府が目指す日本人の働き方といえるのです。

働き方改革によって変わる社内コミュニケーション

働き方改革に伴ってテレワークへと社会が移行していこうとしていますが、この変化によって実現される社会を想像した時に、最も大きな変化を強いられるのが「社内コミュニケーション」の形態です。

十分な社内コミュニケーションをしていた企業でも、社員がテレワークになると、それまでとは勝手が変わり、難しさを感じる方もいるかと思います。

それまではデスクに行けば話ができたものが、オンライン上でしか話ができなくなります。チャットツールも発達を続けていますが、対面による気軽なコミュニケーションとは違ったものになります。

テレワーク向けITツール使用で期待できる効果

テレワークにより物理的な距離が離れてしまうと、コミュニケーションが希薄になると思われる方も多いかも知れませんが、進化し続けるITツールを使うことによって得られるメリットもあります。

1.情報伝達のスピードUPによる生産性の向上

対面やメールに比べ、挨拶に関する言い回しなどを気にせず、伝えたい情報だけを送ったり、返信の文章を考えずに、スタンプで返答するなどの文化が根付いているコミュニケーションツールを使用することで、煩わしかった社内のコミュニケーションもすっきりして、生産性の向上も期待できます。

2.対面のミーティングがグループチャットで時間短縮

社内でミーティングと言うと、場所をセッティングしたり、移動に時間がかかったりなど、ミーティング以外のことに時間を取られますが、グループチャットでミーティングをすることで、デスクでミーティングに即座に入れる上に、ログが残るので、議事録を作る手間も省けます。

3.情報共有が一括で行える

近年のコミュニケーションツールの優れたところは、メールと違って複数人との情報共有がリアルタイムで行える機能が多いところです。社内でグループを作成して、そこに情報を投下すれば、その瞬間に情報共有が行なえます。

ビデオ通話では、複数人で資料を共有しながら話もできます。またオンラインで資料作成する際は、同時に手直ししながら、完成するまで画面を共有して話し合えます。

新しい社内コミュニケーションで働き方改革を推進

ITツールを使った社内コミュニケーションは、オンラインで力を発揮するものです。これらのツールを積極的に利用することで、対面でしかできないと思われていた作業の多くが、遠隔でも可能であることに気付かされるはずです。

テレワーク文化が日本に根付くことで、さまざまな問題の解消が期待されます。特に介護などの理由で一度離職した方々がテレワークを利用して再就職できれば、新卒社員を育成するよりコストも掛からず、企業と被雇用者、双方にとってメリットがあります。

始まったばかりの働き方改革ですので、どの企業もトライアンドエラーを重ねながらテレワーク文化に挑戦しているところです。しっかりと取り組めば成果が見えやすいモデルであり、新しい働き方の文化や、風潮も根付こうとしています。

働き方改革の旗印であるテレワークを上手に活用すれば、地理的や身体的に通勤が困難であったり、介護や育児などの家庭の事情で働くことができなかった優秀な人材にその能力を発揮してもらうことが可能になります。働き方改革を推進するような社内コミュニケーションを実現しましょう!

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