ビジネスチャット導入のメリットと効果的な使い方

今日のビジネス環境では、コミュニケーションのあり方が生産性を大きく左右します。メールや電話に代わる次世代のツールとして注目されるビジネスチャットは、単なる連絡手段ではなく、チームの連携を強化し、業務効率を飛躍的に向上させる力を持っています。

この記事では、ビジネスチャットがもたらす具体的なメリットから、自社に最適なツールを選ぶポイント、そしておすすめのサービスまでを徹底解説します。貴社の課題を解決し、未来の働き方を築くヒントを見つけてください。

ビジネスチャットとは？メールや電話との決定的な違い

ビジネスチャットとは、リアルタイムでの文字ベースのコミュニケーションに特化したツールです。メールや電話に代わる、社内外のコミュニケーション手段として、近年急速に普及しています。

では、従来のコミュニケーション手段と何が違うのでしょうか？

特徴	ビジネスチャット	メール	電話
リアルタイム性	高い	低い	高い
形式	短文、気軽	丁寧、長文	口頭
情報共有	グループ全体に即時共有	個別送信が基本	1対1が基本
履歴の検索性	高い	低い	不可
タスク管理	可能（ツールによる）	不可	不可
添付ファイル	簡単、履歴に残る	添付の手間あり	不可

最も大きな違いは、「リアルタイム性と情報共有の効率性」です。メールのように宛先や件名に気を遣う必要がなく、短文で気軽にやり取りできるため、スピーディーな情報伝達が可能です。さらに、特定のグループやプロジェクト単位で「チャンネル」を作成すれば、関係者全員に情報が瞬時に共有され、後から参加したメンバーも過去の履歴を簡単に遡って確認できます。

こうした特性が、企業の働き方に大きな変革をもたらします。

ビジネスチャット導入で得られる5つの主要メリット

ここからは、ビジネスチャットを導入することで具体的にどのようなメリットが得られるのか、主要な5つを詳しく見ていきましょう。

メリット1：生産性の劇的な向上

ビジネスチャットの導入は、無駄な時間を削減し、従業員一人ひとりの生産性を高める最も効果的な方法の一つです。

情報伝達の迅速化: メールよりも簡潔かつスピーディーに連絡できるため、確認や返信にかかる時間が大幅に短縮されます。これにより、プロジェクトの進行が加速します。
会議時間の削減: 議題や資料を事前にチャットで共有し、簡単な議論を済ませておくことで、会議を「意思決定」のための時間として効率的に活用できます。
タスク管理の効率化: 多くのビジネスチャットツールには、タスク管理機能が備わっています。チャット上の発言をそのままタスク化したり、担当者や期限を設定したりすることで、チームのやるべきことが可視化され、タスクの漏れを防ぎます。
電話・メール対応の減少: 些細な確認や情報共有はチャットで完結するため、電話が鳴る回数やメールの受信数が減り、業務に集中できる時間が増加します。

メリット2：情報共有とナレッジ蓄積の効率化

組織全体の情報共有を円滑にし、個人の持つ知識を組織の資産として蓄積できるようになります。

リアルタイムな情報共有: チームやプロジェクト単位のチャンネルでは、最新情報や進捗がリアルタイムで共有されます。これにより、関係者全員が常に同じ情報を持ち、認識のズレがなくなります。
ナレッジの蓄積と検索性向上: 過去のやり取りや共有されたファイルはすべてチャット上に履歴として残ります。優れた検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に見つけ出すことが可能です。これにより、新人教育の効率化や、担当者不在時でも過去の経緯を追うことが容易になります。
部門横断の連携強化: 部署の垣根を越えたチャンネルを作ることで、普段関わりのないメンバー間でも情報や知見を共有しやすくなります。

メリット3：コミュニケーションの活性化

形式張らないコミュニケーションは、従業員間の心理的な距離を縮め、働きやすい環境を作り出します。

気軽に相談できる環境: 丁寧な文章作成が必要なメールとは異なり、チャットは短文で気軽に質問や相談ができます。これにより、疑問を抱えたまま業務を進めてしまうといった事態を防ぎます。
心理的安全性の向上: チームのメンバー同士が活発にコミュニケーションを取ることで、信頼関係が構築され、何でも発言できる「心理的安全性」の高い組織文化が育まれます。
雑談から生まれるイノベーション: 業務とは直接関係のない「雑談チャンネル」を設ける企業も増えています。こうした場での何気ない会話から、新しいアイデアやビジネスチャンスが生まれることも少なくありません。

メリット4：リモートワーク・ハイブリッドワークへの対応

ビジネスチャットは、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を支える上で不可欠なツールです。

シームレスなコミュニケーション: オフィスにいても、自宅にいても、出張先にいても、同じツールを使ってコミュニケーションが取れます。これにより、社員の居場所を問わず円滑な連携が可能です。
勤怠・状況確認の円滑化: 始業・終業の挨拶や、現在の業務状況をチャットで共有することで、上司やチームメンバーは互いの状況を把握しやすくなります。
生産性の維持: リモート環境下でも、業務連絡や情報共有がリアルタイムで行えるため、生産性を維持しやすくなります。

メリット5：コスト削減

ビジネスチャットの導入は、目に見えるコストだけでなく、見えにくいコストも削減します。

時間的コストの削減: 先述の通り、無駄なコミュニケーションやタスク探しの時間が減ることで、人件費という観点から大きなコスト削減につながります。
電話代の削減: 遠隔地の社員や取引先とのやり取りもチャットで行うことで、通話料を削減できます。
ツールの統合: ビジネスチャットは、タスク管理ツールやファイル共有ツールなどの機能を内包していることが多いため、複数のツールを統合できれば、それぞれの利用料を削減できる可能性があります。

失敗しないビジネスチャットの選び方

次に、実際にビジネスチャットを導入する際に失敗しないためのポイントをご紹介します。

1. 必要な機能を洗い出す

メッセージ機能: グループチャット、個別チャット、メンション機能など、基本的な機能は備わっているか。
ファイル共有: 簡単かつセキュアにファイルを共有できるか。
タスク管理: 簡易的なタスク管理機能があるか。
外部サービス連携: 他の業務ツール（Google Drive, Dropbox, Trelloなど）と連携できるか。
セキュリティ: 通信の暗号化、IPアドレス制限、アクセスログ管理など、企業のセキュリティポリシーに合致しているか。
検索機能: 過去のやり取りを効率よく検索できるか。

2. 使いやすさを重視する

どんなに高機能なツールでも、従業員が使いこなせなければ意味がありません。直感的で分かりやすいUI/UXであるか、PCだけでなくスマートフォンでも快適に利用できるかを確認しましょう。

3. セキュリティ体制を確認する

機密情報を取り扱うため、セキュリティは最重要項目です。通信の暗号化はもちろん、アクセス権限の設定、ログ管理、二段階認証などの機能が充実しているかを確認してください。

4. 料金体系とサポート体制

利用人数に応じた料金体系や、無料プランの有無などを確認します。また、導入後のトラブルに備え、日本語でのサポート体制が整っているかも重要なポイントです。

おすすめのビジネスチャット5選

ここでは、上記の選び方を踏まえた上で、特におすすめのビジネスチャットツールを5つご紹介します。

1. Tocaro

Tocaroは、ビジネスチャット、ファイル共有、タスク管理、ウェブ会議など、ビジネスに必要な機能を一つのツールに統合したコラボレーションツールです。特に、プロジェクト管理を重視するチームに最適です。

強み：
- オールインワン: チャットだけでなく、タスク管理、ファイル共有、カレンダー、Wikiなど、様々な機能が統合されており、ツール間の行き来が不要。
- タスク管理: チャットのメッセージをそのままタスクとして登録できる機能は、タスクの抜け漏れを防ぎ、業務効率を向上させます。
- 充実した外部連携: Google DriveやDropboxなど、多くの外部サービスとの連携が可能です。

公式サイト：https://www.tocaro.im/

2. Slack

ビジネスチャットのパイオニア的存在で、世界中で最も利用されているツールの一つです。

強み：
- 豊富な連携機能: 2,000以上の外部サービスと連携可能で、自社の業務に合わせてカスタマイズできます。
- 柔軟なチャンネル設定: チャンネルを自由に作成・整理でき、様々なプロジェクトやトピックごとにコミュニケーションを分類できます。
- 優れた検索機能: 過去のメッセージやファイルを高速かつ正確に検索できます。

公式サイト：https://slack.com/

3. Microsoft Teams

Microsoft 365ユーザーにとって最適なビジネスチャットツールです。

強み：
- Microsoft 365とのシームレスな連携: Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリとの連携が非常にスムーズです。
- 統合されたワークスペース: チャット、ビデオ会議、ファイル共有、アプリケーション統合など、多様な機能を一つの画面で利用できます。
- エンタープライズ向けのセキュリティ: 高いセキュリティ基準を満たしており、大規模な組織でも安心して利用できます。

公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/log-in

4. Chatwork

日本国内での導入実績が豊富な、シンプルで使いやすいビジネスチャットツールです。

強み：
- シンプルなUI: 誰でも直感的に使えるUIが特徴で、ITツールに不慣れな人でもすぐに使いこなせます。
- タスク管理機能: メッセージをそのままタスク化できる機能があり、タスクの進捗をチーム全体で管理できます。
- ビデオ通話: 簡単な操作でビデオ通話を開始できます。

公式サイト：https://go.chatwork.com/ja/

5. LINE WORKS

国民的メッセージアプリ「LINE」のビジネス版です。

強み：
- LINEと同じ使い勝手: 多くの人が慣れ親しんだLINEのUIに似ているため、特別な研修がなくてもすぐに導入・運用できます。
- 豊富な機能: チャット、掲示板、カレンダー、アドレス帳など、ビジネスに必要な機能が充実しています。
- 外部連携: LINEユーザーとのコミュニケーションも可能です。

公式サイト：https://line-works.com/line-works/