仕事でのタスク管理が苦手な人の特徴と解決策

仕事効率化のためには欠かせないタスク管理。難なくタスク管理を習慣化できる人がいる一方で、タスク管理に苦手意識を感じている人もいることでしょう。

しかし、苦手だと自覚している人は、タスク管理のポイントを正しく押さえられていないだけかもしれません。タスク管理の仕組みを理解せずになんとなくやらねばならないことをメモする、あるいはそもそもタスクを書き出すことが続かない、という事態に陥っていませんか?

今回は、タスク管理のやり方を、苦手な人が陥りやすいミスとともに確認していきます。ぜひ、タスク管理の苦手を克服しましょう!

タスク管理が苦手な人の特徴

タスク管理が苦手、とはどのような状態のことを指すのでしょうか。次の項目に心当たりのある方は、今一度タスク管理の在り方を見直した方が良いかもしれません。

タスクを頭の中に溜めがち

人間、頭の中だけで管理し続けられる容量には限界があります。頭の中でタスク管理をしてしまうと、漠然と「やらなければならないことがたくさんある」という意識に囚われ、肝心の作業に集中できません。

精神的にも切迫感を感じてしまううえ、結局何から手をつければ良いかがわからず余計に焦ってしまいます。

何よりも、頭の中だけで管理していると、うっかり重要なタスクを忘れてしまうというミスを起こす危険性が高まります。

解決策としては、とにかく頭の中にタスクを溜めないこと。タスク全体を把握するためにも、目に見える形に書き出しましょう。

時間の見積りが甘い

言い換えると、ひとつのタスクにかかる時間が正確に推測できておらず、タスクを自身のキャパシティを超えて詰め込みすぎてしまうことです。

どういったタスクにどのくらいの時間がかかるのか、時間を測ってみましょう。そうすると、次回以降似たようなタスクが舞い込んだ際に役立ちます。

また、時間を測りつづければ、「前回よりもそのタスクを早く終えよう」という意識が芽生えるという、副次的効果も期待できるかもしれません。

タスク管理の基本的な流れ

ありがちな問題への対処法が分かったところで、タスク管理の流れを確認しましょう。

タスクを全て書き出す

先程も説明しましたが、頭の中にタスクを溜め込むのは禁物です。全てのタスクを書き出しましょう。

子タスクに細分化

次に、書き出したタスクの大きさを揃えます。

具体的には、ひとつひとつのタスクにかかる時間を考え、時間のかかるタスクは親タスクとして、子タスクに分割していきます。

所要時間がなるべく均一になるように心がけましょう。

ひとつあたりのタスクの時間は、30分前後が妥当です。

優先順位をつける

最後に、リストアップしたタスクの優先順位を決めます。

優先順位を決めるときに悩むようであれば、「緊急性」と「重要性」を軸に4つのレベルに分けて考えましょう。

そして、緊急かつ重要なもの、重要ではないが緊急のもの、緊急ではないが重要なもの、緊急でも重要でもないもの、の順に優先順位をつけましょう。

タスク管理を効率化するためのツール

ポイントを押さえたら、実践してみましょう。ここでは、タスク管理を行う際に役立つツールをご紹介します。

紙とペンを使う

最もシンプルで、すぐに始められる手軽さがあります。ツールを使いこなすための学習も必要ありません。使うのはノート・手帳や付箋など何でも構いません。

1日の終わりに少しだけ見直しの時間をとり、次の日のタスクを書き出しておくと、翌日の始業時にすぐに作業に取り掛かることができます。

優先順位が低くその日に終えられなかったタスクは、次の日のタスクに書き加えておきましょう。

タスク管理サービスを利用する

タスク管理の入り口としておすすめするのは、今すぐに始められる紙とペンを使う方法ですが、わざわざ紙に書く手間が面倒だと感じてしまう人もいるでしょう。

そういった場合はタスク管理のサービスを利用すると良いです。ただし、注意点があります。最初はなるべくシンプルなサービスを選ぶことです。

タスク管理サービスの中には複数のプロジェクトを管理できて、ガントチャートを作成することができて……等々多機能なものが目立ちます。

確かに便利ではありますが、それは使いこなすことができたらの話。いくら高い操作性を謳っているサービスであっても、慣れて完璧に使いこなすには多少の時間がかかります。タスク管理が苦手な方にとっては、そのことがハードルになる可能性があるのです。

ここで紹介するサービスは、タスク管理サービスの中でも特にシンプルで、あくまで紙に書く手間を軽減するものをピックアップしました。

ちなみにどのサービスもパソコン・スマホ問わず無料で利用できるため、仕事中はパソコンで操作し、すきま時間にスマホで見直す、といったことが可能です。

Microsoft To Do

Microsoft Corporationが提供する「Microsoft To Do」。シンプルな機能が無料で提供されているため、初めてタスク管理ツールを使う人にも試しやすいサービスです。リストを色分けして作成することができます。

サービスサイト:https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

Todoist

Doist Ltd. が提供する「Todoist」。The Verge 誌にて「最高の ToDoリスト」と称賛された実績を持ちます。仕事だけでなく普段の生活にも利用できるシンプルさが魅力です。

サービスサイト:https://todoist.com/ja

Any.do

ANY.DO INC. が提供する「Any.do」。タスクの登録や並べ替えが簡単な操作でできるツール。音声認識でタスクを登録することもできます。

サービスサイト:https://www.any.do/jp/

まずは基本に忠実に!

以上、タスク管理の基本について説明してきました。

最初に述べたように、タスク管理が苦手な人は、タスク管理には欠かせないポイントを外してしまっている可能性があります。逆に言えば、ポイントさえ押さえれば苦手意識の克服が可能です。

最初から完璧を目指さずに、無理のない方法でタスク管理に再度挑戦してみてはいかがでしょう?

仕事効率化のメリットを少しづつでも得ることができれば、タスク管理がこれまでよりも楽しくなること間違いなしです。

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