コロナ禍を経て、ビジネスにおいてのメインのコミュニケーションツールがメールからチャットに代わろうとしています。昨今では、プライベートは知人との連絡に個人向けチャットツールを活用するケースが増えており、その手軽さからビジネスでも利用が増えてきています。
ビジネスチャットの大きな特徴は、メールよりもリアルタイムなコミュニケーションに適していることです。宛名やあいさつ文、署名など、定型化されたフォーマットやメールマナーに則して記載することが多いメールに比べて、ビジネスチャットでは、個人向けチャットと同様に簡潔な表現や絵文字、スタンプの利用などにより、対面での会話に近い、フランクで手軽なコミュニケーションを取ることができる点が特徴です。
ビデオ通話や音声通話機能、タスク管理などを備えるツールも増えてきてより利便性が高くなってきています。また、スマートフォン用のアプリもあるツールも多く、PCだけでなくスマートフォンからでも手軽にコミュニケーションが取れるのです。
コロナ禍以降、リモートワークが普及するとともに、時間や場所を選ばない柔軟な働き方が広がっています。その柔軟な働き方を会社が進めるためには、オフィスにいなくても社内や社外でコミュニケーションが可能な環境を整える必要があるのです。
この記事では、ビジネスチャットツールの機能比較について徹底解説します。
ビジネスチャットツールを比較する際の4つのポイント
機能比較をする前に、そもそもビジネスチャットツールを比較・検討する際に見ておきたい4つのポイントを解説しておきます。
1. 市場シェアはどれぐらいか
ビジネスチャットツールは社内だけでなく、取引先などの社外とのやりとりにも利用可能ですが、それぞれが異なるツールを利用していたらお互いに不便になってしまいます。まず、導入する際に大事なのが、そのツールがどれくらい市場シェアを占めているのかということです。
ツールを比較する際は、「導入企業数」に注目しましょう。市場シェアも大きいと、導入後の社外とのコミュニケーションも図りやすくなるのです。
また、取引先がどのビジネスチャットを利用しているか把握することも重要です。
2. コストはどれぐらいか
ほとんどの有料ツールが、ユーザーIDの数に応じた月額料金体系となっています。まずは、どれくらいの「利用数」を想定しているのか考えることが重要です。「従業員に制限するのか・社外の取引先も含むのか」「委託先にも発行するのか」などの、導入する線引きをしっかり検討しましょう。
費用は、一般的に機能がたくさんのものほど高くなる傾向があります。月額固定のツールもあるので、自社に必要な機能とコストのバランスを考えながら検討してみましょう。
ツールのよっては、導入後のメンテナンスやサポートにも料金が発生するためしっかりと確認することが重要です。
3. 各種サービスと連携できるか
どれくらいの外部のサービスと連携することができるかという点も重要です。外部サービスとは、Webメール、ファイル共有サービス、クラウド勤怠管理システムなどの各種サービスのことです。ビジネスチャットツールによっては、これらとAPI連携することで、チャット上に自動通知を送ったり、そこからログインして操作できたりするものもあります。
まずは、現在利用しているサービスと連携できるか確認することが重要です。多くのサービスと連携でき、機能を自由にカスタマイズできるものもあるため、自社ではどのようなサービスが必要なのかよく検討することが重要です。
4, セキュリティレベルは安全か
会社の信用に関わるセキュリティ面は、最も重要だといっても過言ではありません。ビジネスチャットツールはメールの代替として利用され、取引先との間で機密情報をやりとりしなければならない分、「IPアドレス制限」「端末認証」「ログ保存」「暗号化」など厳格なセキュリティが求められます。
まずは、企業のセキュリティポリシーを満たしているかどうかを検討することが重要です。誤送信や外部送信、スマホの遺失など各種トラブルを想定した上で、セキュリティレベルが高すぎて利便性を損ねない程度の、バランスのいいセキュリティ構築を目指しましょう。
ビジネスチャットツールの基本的な機能とは？
ビジネスチャットには、チャット機能に特化した製品、業務改善のためのツールの1つの機能としてチャット機能を有している製品など、機能は製品によって多種多彩です。その中でも、基本的な機能をご紹介します。
コミュニケーション
・チャット
・既読／未読のステータス表示
・メッセージ受信の通知
・在席状況の確認
・ファイル共有
・メッセージの検索
・タイムライン
・スタンプで微妙なニュアンスを伝えたりできる
・タスク管理
・社外ユーザーの招待（社外ユーザーのメールアドレスを利用）
アクセス制御
・ユーザー管理（管理者が利用状況を確認など）
・セキュリティ管理
・二要素認証（ID・パスワード＋登録された電話番号へ確認コードを送り、コード入力による二段階の認証）
・リモートワイプ（デバイスの紛失や盗難の際に、リモートでチャットルームやデータを削除すること）
多機能でも使いこなせなければ意味がありません。また、コストもかかります。自社ではどのような機能が必要なのかしっかりと話し合うことが重要です。
おすすめのビジネスチャットツール8サービスの機能を徹底比較
ビジネスチャットツールの中でも、特徴的な機能がある8サービスの搭載されている機能をご紹介します。
⒈業務を効率化するアプリが豊富で簡単に使える「kintone」
「kintone」は、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。特徴は、業務を効率化できる数多くのアプリを簡単に追加・利用できます。顧客名簿を作ったり、交通費申請のアプリなど、さまざまな業務システムをどんどん追加してすぐに利用可能です。
豊富な拡張機能がプログラム不要で設定画面から簡単に機能を拡張できる点がとても優れていて人気です。一方、ビデオ通話、音声通話や画面共有の機能はありませんので、注意しましょう。
【kintoneの機能】
チャット機能：有
コミュニケーション支援機能：ー
タスク管理機能：有
ビデオ通話機能：ー
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、メールサポート、電話サポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：オリジナルアプリ作成機能、積書作成機能、営業活動分析、CRM基本機能
kintoneサービスサイト : https://kintone.cybozu.co.jp/
⒉日本国内での法律適応・国内での仕様設計で安心「InCircle」
「InCircle（インサークル）は、株式会社DXクラウドが提供している日本企業向けに最適化された国内発のビジネスチャットアプリです。チャットボット機能という業務をサポートする自動化プログラムが人気です。
チャットボットで資料検索をしたり、名刺管理ツールの中から取引先の名刺を検索したり、会議のスケジュールを予約することができます。また、チャットデータを分析することで社員の悩みや本音を把握する機能もあり、離職防止につなげることができます。価格も安く、マニュアルがなくても使用者を選ばないUI（ユーザーインターフェイス）のため、非常に導入しやすいツールです。
Apple Watch通知機能で、アップルウォッチを利用している社員は、 iPhone上のInCircle通知がApple Watchの通知メッセージにも表示されるので便利です。
1ユーザ月額180円とリーズナブルな価格から始められるのも魅力の一つです。
【InCircleの機能】
チャット機能：有（チャットの閲覧状況の確認機能）
コミュニケーション支援機能：有（写真・動画の送信機能、チャットでのスタンプ送信機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：ー
ビデオ通話機能：ー
サポート・ヘルプセンター機能：有（メールサポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：リモートワイプ機能、チャットログのエクスポート機能、Apple Watch 通知
InCircleサービスサイト : https://www.incircle.jp/
⒊すぐに使いこなせるLINEのビジネス版「LINE WORKS」
LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するLINEのビジネス版、ビジネスチャットツールです。LINEと連携することができ、LINEと操作性が似ており、PCは苦手だが、LINEであればつかえるというのも人気の一つです。
個人用のLINEと同じ使用感なので、トークやメール、アドレス帳、ホーム（掲示板）での社内通知、メンバーの予定が把握できるカレンダー、ファイルを閲覧できるDriveなど業務の効率化に必要な機能をすぐに使いこなせるようになるでしょう。
使いやすくカジュアルな印象が強いので、社員・アルバイト・パートといった関係性の薄い従業員同士のコミュニケーションをしっかり行うことが可能です。カレンダー機能で予定を「見える化」することでシフト管理や変更の負担を軽減できるほか、業務マニュアルをホームに掲載することでいつでも確認することが出来ます。現在では、小売・理美容・物流・建設・教育・医療などといったあらゆる業種で活用されています。
【LINE WORKSの機能】
チャット機能：有（チャットの閲覧状況の確認機能）
コミュニケーション支援機能：有（絵文字の投稿機能、チャットへのリアクション機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：有（タスクのリマインダー設定）
ビデオ通話機能：有（ホワイトボード機能）
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、メールサポート、電話サポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：該当キーワードのモニタリング機能、メールのチャンネルへの転送機能、チャットから商品注文機能
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒋オンプレミス対応で高セキュリティレベル「ChatLuck」
「ChatLuck」は、株式会社ネオジャパンが提供している大規模なオンプレミス導入対応、エンタープライズ対応のビジネスチャットツールです。セキュリティレベルの高いオンプレミス型で、政令市・金融・大手製造・鉄道など実績多数です。
管理者目線で作られた管理機能で運用管理の負担を軽減できるのが魅力です。例えばユーザーやテーマ別に作られる「ルーム」の利用状況を把握し、管理者から個別・一斉にメッセージを通知できます。また、盗難や紛失があった際も「端末認証機能」で管理・制限できるため、情報漏えいや標的型攻撃などのリスク軽減できます。取引先も招待できますが、すべて自社環境で管理する「ゲストユーザー機能」により、業務と無関係な部外者や社外ユーザーは排除します。
Slackやチャットワーク、LINE WORKS、Microsoft Teamsと同様に、ビデオ通話・音声通話が可能です。また、タスク、スケジュール、アンケート、掲示板機能に加え、位置情報リクエストができるのが特徴です。
【ChatLuckの機能】
チャット機能：有（チャットの閲覧状況の確認機能、メッセージの検索機能、ソースコードなどのスニペット機能）
コミュニケーション支援機能：有（写真・動画の送信機能、チャットでのスタンプ送信機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：有
ビデオ通話機能：有（ホワイトボード機能）
サポート・ヘルプセンター機能：有（電話サポート、メールサポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：チャットログのエクスポート機能、グループウェア「desknet’s NEO」と連携
ChatLuckサービスサイト : https://www.chatluck.com/
⒌国内利用者数No.1の純国産ツール「Chatwork」
「Chatwork」は、Chatwork株式会社が提供している導入社数30万社を超える日本企業が開発した純国産のビジネスチャットツールチャットツールです。ISO27001(ISMS)のほか、国際的なセキュリティ規格を取得しており、堅牢なセキュリティが強みです。
また、BacklogやTwitter、Gmail、Googleカレンダーなどと連携できるのも魅力のひとつです。デザインや使い勝手もシンプルなので、効率的に情報共有が可能となり、タスク管理、ファイル共有、音声・ビデオ通話を、パソコンやスマートフォンなどのマルチデバイスで利用できます。
Chatworkに登録しているユーザーを検索することも可能なので、社外の人ともやり取りしやすいのが最大の特徴です。IDを知っている人なら、社内外を問わずすぐにやり取りができるので、営業ツールとしても活用しやすいです。
【Chatworkの機能】
チャット機能：有（メモ機能（自分用の個人チャット）、メッセージの検索機能）
コミュニケーション支援機能：有（絵文字の投稿機能、チャットへのリアクション機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：有（タスクのリマインダー設定）
ビデオ通話機能：有（ホワイトボード機能）
サポート・ヘルプセンター機能：有（メールサポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：ファイル管理機能、チャットログのエクスポート機能、メールのチャンネルへの転送機能
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
⒍世界シェアNo. 1で連携ツール1,500以上「Slack」
slackは、Slack Japan株式会社が提供するDAU1000万人以上、有料企業数8.5万社の世界NO.1ビジネスチャットツールです。 カスタマイズ性が高くIT業界で人気で、連携できる外部サービスは1500以上もあり、絵文字をカスタマイズできるなどのゆるさも人気の一因です。
自身の「チャンネル」上で全てを共有するようになっていて、社内外の人間が関わるプロジェクトの作業を効率化することができ、報告の確認や課題共有、提案の最終決定、予算承認などさまざまな情報を共有できます。
必要な資料はドラッグ＆ドロップで簡単にアップロードして共有できます。メール、ツイッター、Google、Skypeなど多くのSNSサービスとシステム連携可能です。
フローワークを自動化することができ、定型的なアクションやコミュニケーションを自動化してSlackワークスペースのワークフローに変換できるツールが「ワークフロービルダー」です。業務に必要なメンバーを探し出す時間が短縮でき、情報を適切な担当チームへ自動で収集して受け渡すことができます。スピーディーさも強みのひとつで、ワークフローの作成はわずか数分で完了し、働き方に合わせて自由にカスタマイズすることが可能なため、業務効率化につながります。
【Slackの機能】
チャット機能：有
コミュニケーション支援機能：有（写真・動画の送信機能、チャットへのリアクション機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：有（スクのリマインダー設定）
ビデオ通話機能：有（ホワイトボード機能）
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、メールサポート、チャットサポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：チャットログのエクスポート機能、メールのチャンネルへの転送機能、アンケート・投票機能
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
⒎組織や社員のコンディションを分析できる「Talknote」
Talknoteは、Talknote株式会社が提供するトピックごとにフィード型のコミュニケーションを構築し、オープンな環境で社内の情報を資産化できるビジネスチャットツールです。 使いやすいインターフェイスと社員のやりとりから独自の人工知能で分析が行われ、コミュニケーション量とモチベーション量を分析することができます。
導入時からサポート体制が充実しているしているのが特徴で、専任スタッフが導入から運用ルールの構築までのサポートを行ってくれます。ツールの導入だけでなく運用ルールを構築するなど、行うべきことが多くあり不安な導入もプロが徹底的にサポートしてくれるので安心です。
Talknote特有の機能は、組織や社員のコンディションを分析できる機能です。「オーバーワーク機能」で働きすぎている社員をピックアップし上司にアラートを送る機能や、「組織活性スコア機能」は、組織のコミュニケーション活性度をスコア化し、改善が必要な項目を洗い出す機能などがあります。リモートワークで見えにくくなった社員のコンディションを人工知能でカバーすることが可能です。
【Talknoteの機能】
チャット機能：有（チャットの閲覧状況の確認機能）
コミュニケーション支援機能：有（写真・動画の送信機能、チャットでのスタンプ送信機能、チャットへのリアクション機能）
タスク管理機能：有（タスクのリマインダー設定）
ビデオ通話機能：ー
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、電話サポート、メールサポート、訪問サポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android対応）
独自機能：組織スコア機能、チャットログのエクスポート機能、該当キーワードのモニタリング機能
Talknoteサービスサイト : https://talknote.com/
⒏高セキュリティでシンプルだけど必要な機能は全て搭載「Tocaro」
「Tocaro（トカロ）」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する、仕事のあらゆる行動を定量化し、プロセスを見える化するビジネスチャットツールです。誰が何をしているかを見える化しタスク進捗を把握するプロジェクト管理機能や、場所が離れていても対面でコミュニケーションしているかのようなリアルタイムチャット機能でチームの生産性を向上します。
特徴は、自分がやるべき仕事を1つの画面で可視化できるワークボードです。セキュリティ面は安心のデータ暗号化やアクセス制限など金融機関レベルのセキュリティ機能です。
独自の検索機能によって、他のツールでは難しい共有されたデータやファイルを後から検索することができ、グループ、データ形式を問わず必要な情報を見つけ出せるようにしています。
タスク管理機能には、基本的なTO-DO機能からメッセージ履歴に紐付きで管理できる機能まで多彩なものがあります。個人のタスク管理にも対応しているため、タスク管理専門のアプリケーションを使用することなく「Tocaro」内で全てのタスクを管理できるのも便利です。
【Tocaroの機能】
チャット機能：有（絵文字投稿機能、既読機能、検索機能：有）
コミュニケーション支援機能：有（絵文字の投稿機能、チャットボット機能）
タスク管理機能：有
ビデオ通話機能：有（ホワイトボード機能）
サポート・ヘルプセンター機能：有（導入支援・運用支援、メールサポート）
スマホ・モバイル対応：有（iOS、Android、モバイルブラウザ対応）
独自機能：box連携機能、チャットログのエクスポート機能、ワークフロー機能、連携機能
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
自社にとって必要な機能を搭載するビジネスチャットを選びましょう
いかがでしたか？それぞれのサービスが利用を想定するユーザーを決めて開発をしているので、装備されている機能は異なりますし、コアなニーズに対応したサービスもたくさん有ります。
「わざわざビジネスチャットツールではなくLINEでもいいのではないか」という方もいるかもしれないですが、LINEはビジネスの用途には向いていません。プライベートツールのため、上司による管理権限もなくアカウントの乗っ取りなどのセキュリティ面での心配もあります。ビジネスチャットツールが浸透してきたため、重要な顧客情報や取引情報は、高いセキュリティできちんと守られているビジネスチャットで管理すべきだという考えが広がったのです。
職場の環境に合ったサービスをよく検討し、基本的な機能以外にも利用できる機能のビジネスチャットツールを探してみましょう。
