優先順位分けと時間管理が上手に出来るおすすめToDo管理アプリ5選

新型コロナウイルス感染症の流行により、多くの人々や企業が日常生活や仕事において何度も変化や制約を経験しました。特に働き方については、リモートワークが急激に取り入れられ、柔軟な働き方が実現しつつあります。

リモートワークの普及によって、業務の仕方にも変化が出てきました。今まで当たり前に会社で顔を合わせて、定期的に部署会議などで各自の業務報告をし合って成り立っていませんでしたか?しかしリモートワークが増えたことにより、各自でタスク管理・ToDo管理、情報共有を積極的に発信しなくてはいけなくなってきています。
そこで、この記事ではタスク管理とToDo管理の違いやタスクの優先順位分けと時間管理が上手に出来るおすすめのToDo管理アプリをご紹介します。

新しくなりつつあるタスク管理とToDo管理とは?

コロナ禍を経て、ToDo管理は大きく変化しました。重要なのは、変化に対応するための意識と柔軟性を持ちながら、タスクを効果的に管理し、進捗を確実に共有することが大切なのです。変化してきている主な4つをご紹介します。

⒈タスクの優先順位の変更

先の読めないコロナ禍を経験し、タスクの優先順位が変わることが当たり前になってきています。例えば、急にリモートワークになったり、先方が対面できない状態になった場合には、そちらに関連するタスクを優先的に行う必要が生じます。また、イベントのキャンセルや制限により、関連する準備や手配を変更する必要が生じるかもしれません。

⒉新しいタスクの追加

アフターコロナは、新たなタスクや課題が生じています。例えば、衛生対策や安全対策のための準備や実施、オンラインプラットフォームの活用などが挙げられます。対面での業務進行を当たり前に思わず、各自で出来るタスクは自分でどんどんこなして行きましょう。これらの新しいタスクを追加し、優先順位を設定する必要があります。

⒊柔軟性と臨機応変さの必要性

コロナ禍では、状況が急速に変化することが多くありました。今後もそのような情勢が続いていくと言われています。予定やタスクがキャンセルや延期になる可能性があるため、柔軟性と臨機応変さが求められます。タスクリストやToDoリストを頻繁に確認し、必要に応じて変更や調整を行う必要があるのです。

⒋コミュニケーションと情報共有の重要性

リモートワークや対面が最小限になったため、チーム内のコミュニケーションや協力がより重要になってきています。定期的なチームミーティングや進捗報告、タスクの共有などを通じて、メンバー間の連携を図りましょう。コミュニケーションツールやプロジェクト管理ツールを活用して、タスクの進捗や情報の共有をスムーズに行うことが求められています。

タスク管理とToDo管理の違いとは?

仕事や作業を漏れなく効率的に進めるためにやることを洗い出して、仕事を管理することは非常に重要です。タスクとToDoは、一般的にどちらも「やらなければならないこと」という意味で使われる言葉ですが、ビジネスシーンでは厳密には両者の意味は異なります。
それぞれの意味の違いを徹底解説します。

タスク:完了の期限が決まっている作業
ToDo:締め切りがなくやりたい・作業やらなくてはいけない作業

例えば、タスクとは「明日の会議までにレジュメを作成する」「来週火曜日の打ち合わせの場所を予約する」など完了する期限が決まっており、一定期間内に終わらせなければならない作業です。

一方ToDoは、「過去の資料整理をする」「PC内の必要ない資料を削除する」など締切が決まっていないがやらないといけないことややりたい作業のことです。

タスク管理は広範なプロジェクトや目標の管理に焦点を当て、タスクの割り当て、進捗状況の追跡、期限の管理などを行います。一方、ToDo管理は日常の個人的なタスクやアクションアイテムの管理に焦点を当て、ToDoリストの作成や優先順位の付け方に役立ちます。

時間管理・情報共有がスムーズにいくおすすめのToDo管理アプリ5サービス

上記でアフターコロナでのToDo管理の変化をご紹介しました。個人で管理することが重要になってきた時間管理・情報共有がスムーズがスムーズにいくおすすめのToDo管理アプリ5つをご紹介します。

コラボレーションを促進して仕事を素早く楽しく「Backlog」

出典:https://backlog.com/ja/

「Backlog」は、株式会社ヌーラボが提供するソフトウェア開発・広告代理店・新聞社など多くの業種で使われているプロジェクト管理ツールです。国産のSaaS型プロジェクト管理ツールとしては老舗で2006年から提供開始しています。

タスク・ToDo機能は、プロジェクトの課題ごとに担当者・期限を設定できます。課題内容・担当者・期限を明確にすることで作業が進めやすくし、スケジュールに沿った課題の完了をサポートします。タスクは、親課題と子課題に分けて作業を細分化できるほか、担当者設定のお知らせと作業内容の更新はシステム内とメールにて通知されるため、作業状況や割り当てをメンバー全員が別の場所にいて作業していてもリアルタイムに把握することが可能です。

作業マニュアル、仕様書など、複数人で共有資料を管理できるWiki機能やGitやSubversionと連携したバージョン管理機能など、開発向けの機能が充実しています。

コニカミノルタジャパン株式会社、経済産業省、チームラボなど業界大手・上場企業〜中小企業の様々な業種で使われています。

Backlogサービスサイト:https://backlog.com/ja/

ビジュアル重視!カードでタスク管理する感覚で生産性向上「Trello」

出典:https://trello.com/ja

「Trello(トレロ)」は、アトラシアンが提供するタスクをカード(かんばん方式)で視覚的に管理し、チームでの効率的なタスク共有を強力に支援するコラボレーションツールです。ホワイトボードにリストを貼り付けるように、リスト内のカードにタスクを登録が出来ます。ToDo(するべきことを貼っておく)→Doing(実行中のことを貼っておく)→Done(完了したことを貼っておく)と、付箋(タスク)を貼って状況に応じて移動することで視覚的にタスクを簡単に管理することができるのがカンバン方式の素晴らしいところです。

クラウド型でスマートフォンやパソコンを使っていつでもどこでも簡単にアクセスでき、さまざまな就業環境下にある複数のチームメンバーが必要な情報を共有し、チームの誰もがタスクの進行状況をすぐに把握することができます。画像や動画を貼り付けることもでき、ビジュアルが明確で操作が簡単、タスク管理が捗りそうです。

また、単純作業を自動化できるButler機能が搭載されています。

Visa、ZOOM、グランドハイアットなど世界中の 200 万を超える企業が導入しています。

Trelloサービスサイト:https://trello.com/ja

タスク管理で心まで軽やかに「Todoist」

出典:https://todoist.com/ja/home

「Todoist」は、Doistが提供するタスク管理およびプロジェクト管理のためのツールです。ユーザーが3,000 万人超え、2019 年 Googleエディターズ・チョイス、The Verge誌が「今最も優れた Todo リストアプリ」と賞賛している人気のタスク管理アプリです。タスクの追加・整理が簡単にでき、必要な機能がすべてそろった多機能さが魅力です。

特徴は、とにかくシンプルで操作性よくて無料プランで基本機能全て使えることです。

また、1つのアカウントでPCやタブレット、スマホと様々なデバイスで同期可能なためリモートワークでも気にせずに利用出来ます。リアルタイムでタスクの進捗状況やコメントのやり取りを行うことができます。複数のメンバーとのタスク管理やプロジェクトの進行状況を効果的に共有することができます。タスクをチームで共有できたり、毎日、毎週など決まったタスクを簡単操作でリマインダーでの通知やタスクの繰り返し機能があるので、ビジネスでもプライベートでも活躍しそうです。

Todoistサービスサイト:https://todoist.com/ja/home

表示場所まで設定出来るタスクリマインダーが人気「Microsoft To Do」

出典:https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

「Microsoft ToDo」は、Microsoft社が提供するクラウド型のタスク管理ToDoリストを中心にして様々な他ツールと連携する事でタスク管理できるツールです。Microsoft 365やOutlookとの連携が可能であり、タスクやリマインダーが他のMicrosoftアプリケーションと同期されます。たとえば、Outlookのタスクやカレンダーとの連携により、タスクと予定の管理を一元化することができます。

タスクのリマインダー機能が優れていて、期限が近づくと通知を受け取るだけでなく、場所や時間に基づいたリマインダーも設定できます。例えば、特定の場所に到着した際にタスクのリマインダーが表示されるなど、タスクの管理をより柔軟に行うことが可能となっています。

また、フォーカスモードを有効にすると、選択したタスクのみが表示され、他のタスクは一時的に非表示になります。これにより、集中して特定のタスクに取り組むことができるのです。

Microsoft ToDoサービスサイト:https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

⒌コミュニケーションとToDo管理の共有に重点を置くなら「Tocaro」

出典:https://tocaro.im/

「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズが提供するオールインコラボレーションビジネスチャットツールです。ワークボードという機能は、ワークボードを見ることで、自分が担当者として追加されているタスクやワークフローをひと目で把握することができます。各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。

Tocaroは、チームコミュニケーションツールとしての機能が主なため、ToDo管理機能もそれに統合されています。メンバーとのコミュニケーションやタスクの共有に重点を置いたToDo管理を行いたい場合にはおすすめです。

チャットでのファイル共有機能や、素早い検索機能、タスクの進捗状況を共有し、リアルタイムでコメントやフィードバックをやり取りすることで、スムーズなコミュニケーションを促します。

立命館大学、富士電機株式会社、株式会社AIRDOなど多くの企業が導入しています。

Tocaroサービスサイト:https://tocaro.im/

情報共有が求められるようになったToDo管理はアプリでスムーズに!

多くの人々は、日常生活や仕事で複数のタスクに取り組む必要があります。忙しい中で、自分で管理して優先順位をつけることはとても大変な作業です。そこで、ToDo管理アプリを使用することで、タスクを整理し優先順位を付けることができます。これにより、効率的にタスクを実行し、重要なタスクに集中することが出来るようになったです。

また、ToDo管理アプリではタスクの期限や重要なイベントに対してリマインダーや通知を設定することができます。これにより、締切を守ったり、重要なタスクに集中したりすることができます。

忘れやすい人や忙しいスケジュールの方にとって特に役立ちます。ぜひ、個人やチームの生産性を向上させて、タスク管理を効果的かつ効率的に行うためにToDo管理はアプリでするようにしてみましょう。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
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