チームで行うプロジェクトを効率よくかつ成功に導くツールとして、最近導入する企業が増えている「プロジェクト管理ツール」です。
プロジェクト管理ツールは、タスク管理や工程管理など様々な機能を持ち合わせていて、メッセージ管理やスケジュールの共有なども簡単に行えるため、チームで仕事をする上でも大きな味方となるでしょう。
コロナ渦で働き方がさらに多様化し、在宅勤務者などの同じ社内にいないメンバーと密に情報共有や進捗状況を確認することが必要になってきました。プロジェクト管理ツールを導入すれば、最新の情報、案件やタスクの進捗状況がひと目で確認できるようになり、各メンバーの作業もマネジメント管理も容易となります。
今回は、プロジェクト管理ツールの主な４つの機能、選び方の大事なポイント、おすすめのプロジェクト管理ツールまで一挙にご紹介していきます。
プロジェクト管理ツールの主な4つの機能
プロジェクト管理ツールは、チームで行うプロジェクトを管理するツールで以下のようなことが実現できます。
1. プロジェクトのタスク管理と進捗状況の可視化
プロジェクト全体のタスク管理や実際にどの程度進んでいるかなどが直感的に把握することができます。
2. ファイルやデータの共有と蓄積
プロジェクトで利用するファイルやデータなどを一括共有ことが可能で、後からでも簡単に探すことが可能です。
3. チーム内でのコミュニケーション
チャットによるコミュニケーションはもちろんファイルやデータなどに関してもコメントを通じてすぐにフィードバックをすることが可能です。
4. コスト管理
工数管理を実施することでコスト管理も行うことが出来ます。
プロジェクト管理ツールを選ぶ際の3つのポイント
プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、無料有料を問わず、かなりの数の提供会社の中から自社にとって最適なツールを選択し導入する必要があります。
自社にとって最適なツールを選ぶ際のポイントを3つご紹介します。
1. クラウド型かオンプレミス型か？
プロジェクト管理ツールはクラウド型とオンプレミス型の2つの提供タイプがあります。
クラウド型は、導入コストが安く抑えられますが、カスタマイズやセキュリティ面はベンダーに依存する形になります。インターネットにつなげる環境がない状況だと、全く利用できなくなってしまうこともありえるため注意が必要です。逆にオンプレミス型は、導入コストは高くなりますが、自社に合わせたカスタマイズやセキュリティ対策を行うことが可能です。
2. 自社のプロジェクトに必要な機能が搭載されているか？
多くのプロジェクト管理ツールには、前述の通りタスク管理機能やファイル共有機能、コミュニケーション機能などが搭載されていますが、特徴や長所がそれぞれ異なります。それらの機能で自社で行いたいプロジェクト管理が正確に行うことが出来るかどうかはしっかりと確認する必要があります。
3. プロジェクトメンバーが実際に操作できるか？
プロジェクトメンバーの年齢の幅が広い場合や、最近ではリモートワークが多い場合など、プロジェクトに関わるメンバーが新しく導入するプロジェクト管理ツールをしっかりと操作できるかどうかを確認する必要があります。リモートワークが多い環境では、メッセージ機能やチャット機能が見やすく、スケジュールの記入もリアルタイムで反映されるといったツールがおすすめです。
おすすめプロジェクト管理ツール3選
プロジェクト管理ツールで実現できることと選び方について解説をしてきましたが、ここではおすすめのプロジェクト管理ツールを厳選して3ツールご紹介したいと思います。
1. 大企業が多数導入！タスクとビジネスチャットが一体化「Tocaro」
「Tocaro」は、メンバーがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目でわかるツールです。”対話” ”共有” ”検索”を3大柱とし、結果につながるチームワークを実現します。
ビジネスチャットツールでありながら、タスク管理機能を始めとし、ビデオ会議機能、Box®連携機能などを装備する高い機能性が特徴で、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社がサービスを提供しているため、金融機関レベルとも言われるセキュリティの高さも、安心して利用できるポイントになっています。
Tocaroのサービスページを見る：https://tocaro.im/
2. タスク管理と進捗管理が直感的に「Backlog」
「Backlog」は、クラウド型のアプリケーションで、タスク管理機能に特化したプロジェクト管理ツールです。シンプルで直感的に使えるデザインが特長で、使いやすいので開発からマーケティング、人事・総務まで様々な職種で親しまれています。課題管理が簡単で、課題の開始日と期限日を設定すれば、ガントチャートが自動で作成されます。
登録から1か月間は無料で使用できます。ストレージの大きさやプロジェクト数によっては、月額有料制となるため、、まず１ヶ月はその使用感を試してみましょう。
Backlogのサービスページを見る：https://backlog.com/ja/
3.世界的に人気で自由なカスタマイズが可能「Redmine」
「Redmine」は、世界的に人気のプロジェクト管理ツールとして知られており、自由度も高いクラウド型の管理ツールです。ブラウザで登録することで、ガントチャートやロードマップが簡単に作れます。
エンジニア向けの管理ツールであり、視覚情報だけでは管理が難しい部分もあります。対応言語も英語に偏っているため、慣れるまでは時間がかかる場合があります。無料で全ての機能を利用することが出来るため、まずは試してみましょう。
Redmineのサービスページを見る：https://www.redmine.org/projects/redmine
リモートワークこそプロジェクト管理ツールが大活躍します
働き方が多様化している昨今では、同じ社内で同じ時間に仕事をしているとは限りません。複数のプロジェクトを担当していたり、比較的大きなチームで作業していたりすると、「自分が何をしているのか」「仕事がどこまで進んでいるのか」が見えにくくなり、時間的なマネジメントやホウレンソウを含めたプロジェクトの進行に大きな問題を引き起こすことがあります。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、情報の書き換え、プロジェクトの進行具合についてガントチャートなどを利用したグラフ化で表すことや情報の共有がスムーズに行えるため、今プロジェクトがどこまで進んでいるのか、スケジュール通り来ているのか、躓いている部分は何なのかといったことが一目でわかります。しかも、それらについて、簡単に他人と共有することができます。
プロジェクトの失敗の原因は、スケジュールの管理と情報共有の2点の失敗だと言われています。ぜひ、今回ご紹介した管理ツールをうまく活用して、効率的にプロジェクトを成功に導いていきましょう。
