自治体のビジネスチャット導入が増えている5つの理由

政府が推進する働き方改革とコロナにより、近年は時間や場所を気にせずに働くことが増えてきました。それに伴い、会社以外からでもアクセスできる「クラウドツール」を導入する企業や自治体が増えてきています。その中でも「ビジネスチャット」の導入が急増しています。

ビジネスチャットツールを活用すれば、リモートワークでも会社と同じデジタル環境の中で働くことが可能になったり、情報の紛失を未然に防げたり社員の業務負担を軽減したりする効果があります。

ビジネスチャットの導入は民間の企業だけではなく、行政サービスや自治体にも広がっています。

今回は、増えている自治体のビジネスチャットを導入する理由や導入するメリット、自治体におすすめのビジネスチャットを徹底解説します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、企業や個人のコミュニケーションを効率的に行うためのチャット機能を提供するツールです。導入することで、気軽にメッセージのやりとりが出来て、Webミーティングやタスク管理、スケジュール共有、ファイル共有なども行えます。ビジネスチャット１つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションを賄うことができるのです。

LINEやTwitter、FacebookなどのSNSがコミュニケーションツールとして生活に欠かせないものになりつつあります。チャット形式のリアルタイムのコミュニケーションの手軽さや利便性を日常的に体感している人々にとって、一方通行かつ形式張った定型文を強いられるメールや相手の時間を拘束する電話に対して、抵抗感が高まっていることもあり、チャット形式のビジネスチャットが浸透しているのです。

そして、個人向けチャットよりも、セキュリティ面が強化されていることが特徴の1つのため、高いセキュリティレベルが必要な自治体でも導入が進められています。

なぜ自治体のビジネスチャット導入が増えているのか？

自治体におけるビジネスチャットの需要が増加している理由を5つご紹介します。

⒈新型コロナウイルスの影響によるリモートワークの増加のため

新型コロナウイルス感染拡大防止の影響により、多くの企業がリモートワークを導入したため、ビジネスチャットの需要が急増加しました。自治体もこのトレンドに追随し、ビジネスチャットを導入したところも増えています。市民や企業とのコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を図ることが目的です。

⒉多様で複雑な業務にも素早く応える行政サービスが求められているため

地域が抱える課題はより複雑で、解決に多大な労力を要するものになりつつあります。特にコロナ禍後は、多様化し複雑化しています。新型コロナウイルスを機に緊急時の対応において素早く応える行政サービスが求められるようになりました。

ビジネスチャットの導入で、対面でなくても対応できるようになったり、自宅待機などで職員の数が足りない場合でもリモートワークなどでサポート出来るようになりました。

⒊職員数の減少をカバーするため

行政業務は多様化し複雑化する一方で、24年間で約55万人もの職員数が減少しているという調査結果もあります。業務が増える中、職員の減少をカバーするために行政のデジタル化を推進していく必要があるのです。

特に、電話・メール・FAX・対面などの従来のコミュニケーションだけではなく、多様化・複雑化し、緊急性の高い業務についてはビジネスチャットツールを取り入れることが有効です。「情報共有効率化」「意思決定のスピード向上」を実現し、働き方改革・業務改善を推進し、効果を発揮します。

⒋市民の利便性の向上のため

ビジネスチャットを導入することで、自治体と市民の間のコミュニケーションがよりスムーズになります。市民は、自宅や外出先から手軽に自治体に問い合わせることができ、返信も迅速に行われるため、利便性が向上します。

職員側は、簡単で良くある問い合わせなどはチャットボットなどに対応を任せたり、決済をデジタル化させたりしてスムーズに業務が進められます。

⒌コスト削減のため

ビジネスチャットを導入することで、郵送や電話による問い合わせにかかるコストを削減することが可能になります。自治体の業務効率化により、労働時間の短縮や業務効率化が図れるため、コスト削減に繋がるのです。

自治体がビジネスチャットを導入するメリットとは？

ではビジネスチャットを自治体が導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか？基本的なメリットはこちらです。

情報共有がスムーズになる

業務でビジネスチャットを活用することで、漏れのない情報共有が可能になります。

自治体の中での情報共有の手段はメールや電話が一般的です。しかし、メールでは容量の大きいファイルを送信できなかったり、電話では情報の認識違いが発生したりと、スムーズな情報の伝達が難しくトラブルの元になりかねません。

ビジネスチャットの導入で、複数のファイルでもまとめて共有可能で、ファイルを複数のメールに分けて送信する手間がかかりません。チャットでは、短文のテキストベースでのやりとりのため、聞き間違いや認識齟齬も発生しなくなるのです。少ない負担で正確な情報共有が可能になります。

ペーパーレス化で業務効率化に繋がる

ビジネスチャットの活用で、自治体のペーパーレス化の推進につながります。ペーパーレス化によって、「会議の印刷物などの準備の手間がなくなる」「印刷にかかるコストが削減される」「過去の資料を場所や時間、デバイスを問わず閲覧可能」「膨大な資料の保管場所が不要になる」「紛失のリスクがなくなる」「簡単に検索可能に」など無駄な業務が減り、個人情報などを安全に管理できる環境が整います。

検索機能で情報が見つけやすくなる

ビジネスチャットの導入で、必要な情報をすぐに見つけることが可能になります。自治体の業務は、地域に関するあらゆる情報を扱うため、紙の書類をフォルダにまとめて管理していると、必要な情報をすぐに見つけられない問題が発生します。また、膨大な保管場所から必要な書類を探すのは困難な作業です。

ビジネスチャットなら、すべての情報をデジタルで管理でき、社員が検索しやすい形式で情報を蓄積することができるため、業務上のノウハウの共有や、問題解決がスムーズになります。

情報セキュリティの向上

ビジネスチャットは、ビジネス用のセキュリティが強化されたシステムのため、情報漏洩や不正アクセスのリスクを軽減することができます。また、社内でのコミュニケーションに限定することができるため、情報の漏洩を防止することができます。デジタル管理のため、書類の紛失などもなくなります。

職員間のコミュニケーションの改善

ビジネスチャットは、社内のコミュニケーションをスムーズにすることができます。メールや電話でのコミュニケーションよりも即時性があり、必要な情報や意見のやりとりが迅速に行えます。また、複数人でのグループチャットや共有ファイル機能があるため、プロジェクトの進捗管理や情報共有が簡単になります。

自治体におすすめなビジネスチャット3サービス

自治体におすすめなビジネスチャットを3つをご紹介します。

⒈自治体シェアNo.1!LGWAN環境に特化したビジネスチャット「LoGoチャット」

「LoGoチャット」は、LGWAN-ASPが提供している自治体専用のビジネスチャットです。民間企業で使われている多くのチャットツールはインターネット環境のみでの利用に限られますが、LoGoチャットはLGWANとインターネットの両方の環境から特別な設定なしで使える自治体の業務環境であるLGWAN環境に特化した国内初のクラウド型ビジネスチャットツールです。全国の自治体の約半数にあたる1,199の自治体が導入しています。（2023年2月時点）

LGWAN環境にいながら、テレワークなどの外勤職員や外部機関、企業など庁外とのやりとりも可能で、モバイルアプリもあります。外部関係者に対してもゲストアカウントを発行することが可能なので、業者とのやり取りにも利用できます。

また、災害対応に強いのが特徴です。避難所担当者と対策本部でのルームを作成し、リアルタイムでの状況報告にチャットを活用することが可能です。写真などで避難所の状況を伝えることができ、物資の在庫や要望などのやりとりもスムーズになります。

他の自治体との連携も可能です。LGWANを介して複数の自治体同士で利用出来るので、全国約25,000名の自治体職員ともつながるコミュニティを活用できます。

LoGoチャットを詳しくみる：https://publitech.fun

⒉地方自治体向けシステム開発会社が提供しているので安心「LGTalk」

「LGTalk」は、シフトプラス株式会社が提供する地方自治体の働き方を大きく変革する可能性を秘めたLGWAN対応自治体用ビジネスチャットです。ビジネスチャットと同様、トークルーム内で複数人同時チャットなど、基本機能は網羅しています。無償の機能追加とスピード感でどんどんアップデートをしていくのが特徴です。

自治体専用のネットワークLGWANに対応しているので、今まで使っていたPCをそのまま利用できるので導入してすぐに使えます。

社外とのやり取りは事前に許可された相手とのみ可能なので、ファイルのやり取りもきめ細かな設定で情報漏えいへの対策もしっかり対応しています。また自治体間のやり取りはしっかり確保し、横の連携は自治体の垣根を超えてより活発に行なえるように他の自治体とチャットでコミュニケーションをとることもできます。

地方自治体向けシステム開発やふるさと納税管理システム LedgHOMEの自社開発とそれに関連する業務業務委託サービスを行っている会社が開発したチャットツールなので、ふるさと納税管理システムLedgHomeの機能も搭載しています。

LGTalkを詳しくみる：https://www.lgsta.jp/lgtalk/

⒊金融機関レベルの高度なセキュリティと独自の検索機能が便利「Tocaro」

「Tocaro（トカロ）」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。

独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。

金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。官庁や自治体の導入実績もあります。

また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。

その他にも、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

Tocaroを詳しくみる：https://tocaro.im/