ビジネスチャットの使い分けで生産性が向上するツール活用法

最新のビジネスシーンでは、コミュニケーションツールとしてメールに加え、ビジネスチャットが広く活用されています。しかし、ビジネスチャットと一口に言っても、多種多様なツールが存在し、それぞれに特徴があります。

「どのツールを選べば良いのかわからない…」「ビジネスチャットとメール、結局どう使い分ければいいの？」

ビジネスチャットの手軽さゆえに、本来メールで送るべきだった重要な連絡が流れてしまったり、メールの頻繁なチェックに時間を取られ、本来の業務に集中できなかったりといった課題も顕在化しています。コミュニケーションツールの最適な活用は、従業員の生産性向上、情報セキュリティの確保、そして組織全体の効率化に直結する重要なテーマです。

この記事では、ビジネスチャットの基礎知識から、ツール選定のポイント、そして社内外のコミュニケーションを円滑にするための効果的な活用方法まで、わかりやすく解説いたします。ぜひ自社に最適なビジネスチャットを見つけて、コミュニケーション効率を飛躍的に向上させましょう。

ビジネスチャットとは？導入のメリット・デメリット

近年、多くの企業で導入が進んでいるビジネスチャット。メールに代わる、あるいはメールを補完するコミュニケーションツールとして、その存在感は増すばかりです。では、ビジネスチャットとは一体どのようなツールなのでしょうか？まずは、ビジネスチャットの定義、メリット・デメリットをご紹介します。

ビジネスチャットの定義と主な機能

ビジネスチャットとは、業務上のコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。リアルタイムでのメッセージのやり取りはもちろん、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理など、多様な機能を備えています。

代表的な機能としては、以下のようなものがあります。

チャット機能: １対１、または複数人でのテキストベースのコミュニケーション
ファイル共有: 資料や画像などを簡単に共有
ビデオ通話/音声通話: 遠隔地とのコミュニケーションを円滑化
タスク管理: プロジェクトの進捗管理やタスクの割り当て
通知機能: メンションやリアクションで重要なメッセージを見逃さない
外部サービス連携: 他の業務ツールとの連携で効率化

ビジネスチャット導入のメリット

ビジネスチャットを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

コミュニケーションのスピードアップ: リアルタイムでのやり取りで、迅速な意思決定を促進
情報共有の効率化: 必要な情報にすぐにアクセス可能
業務効率化: コミュニケーションの煩雑さを解消し、業務に集中できる環境を構築
コスト削減: 電話やFAXなどの通信コストを削減
テレワーク推進: 場所を選ばない働き方を実現

ビジネスチャット導入のデメリット

メリットが多い一方で、導入前に考慮すべきデメリットもあります。

セキュリティリスク: 情報漏えい対策の必要性
情報過多: 必要な情報が埋もれてしまう可能性
集中力低下: 通知の多さによる業務への集中力阻害
導入コスト: 初期費用や運用コストが発生

ビジネスチャットとメールの使い分けとは？

ビジネスチャットとメール、どちらもビジネスにおける重要なコミュニケーションツールですが、それぞれに適した用途があります。状況に応じて使い分けることで、よりスムーズで効果的なコミュニケーションを実現できます。

緊急度

緊急度の高い連絡: ビジネスチャット
- すぐに返信が欲しい場合や、リアルタイムでのやり取りが必要な場合は、ビジネスチャットが最適です。
- 通知機能により、相手に確実にメッセージを届け、迅速な対応を促すことができます。
緊急度の低い連絡: メール
- 返信を急がない場合や、記録として残したい場合は、メールが適しています。
- 相手の都合の良い時間に読んでもらうことができ、情報共有にも便利です。

かしこまり度（フォーマリティ）

フォーマルなやり取り: メール
- 取引先とのやり取りや、公式な報告・連絡など、形式ばったやり取りにはメールを用いるのが一般的です。
- 丁寧な言葉遣いを心がけ、ビジネスマナーに則った文章を作成しましょう。
カジュアルなやり取り: ビジネスチャット
- 社内での日常的なやり取りや、軽い相談事など、カジュアルなコミュニケーションにはビジネスチャットが向いています。
- くだけ過ぎた表現は避け、相手に失礼のない範囲で活用しましょう。

情報量

簡潔な情報共有: ビジネスチャット
- ちょっとした質問や報告、簡単な意見交換など、短く伝えたい情報にはビジネスチャットが便利です。
詳細な情報共有: メール
- 複雑な内容の説明や、資料を添付しての情報共有など、詳細な情報を伝えたい場合はメールが適しています。
- 必要な情報を整理し、わかりやすく伝えられるよう心がけましょう。

対象者

1対1のやり取り: ビジネスチャット or メール
- 内容や状況に応じて使い分けましょう。
複数人への連絡: ビジネスチャット
- グループチャット機能を活用することで、複数人への情報共有や意見交換を効率的に行うことができます。
- プロジェクトチームや部署内での情報共有に最適です。

目的

意見交換・ブレインストーミング: ビジネスチャット
- リアルタイムでの意見交換やアイデア出しに最適です。
- 議事録を残す機能を活用すれば、議論の内容を記録しておくこともできます。
情報共有・報告: ビジネスチャット or メール
- 内容や状況に応じて使い分けましょう。
- 定期的な報告や、緊急性の低い情報共有にはメールが適しています。
指示・依頼: ビジネスチャット or メール
- 簡易な指示や依頼はビジネスチャット、複雑な指示や依頼はメールで伝えるようにしましょう。
- 緊急度や重要度も考慮して使い分けましょう。

ビジネスチャットを使いこなすためのコツ

ビジネスチャットを効果的に活用するためには、適切なツールを選定し、社内ルールを整備することが重要です。さらに、セキュリティ対策やマナーにも気を配り、安全かつ快適なコミュニケーション環境を構築しましょう。

ビジネスチャットツール選定のポイント

目的: どのような目的で利用するか
- 社内コミュニケーションの活性化、業務効率化、情報共有など、目的を明確化
規模: 利用者数、部署数
- 企業規模や組織体制に合ったツールを選ぶ
機能: 必要な機能
- チャット、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理など、必要な機能をリストアップ
セキュリティ: セキュリティレベル
- 情報漏えい対策、アクセス権限設定など、セキュリティ機能を確認
コスト: 導入費用、運用コスト
- 予算に合わせて、無料版、有料版を検討
使いやすさ: 操作性、インターフェース
- 直感的に操作できるか、わかりやすいか
サポート体制: 導入支援、トラブル対応
- 充実したサポート体制があるか

ビジネスチャット利用における注意点

言葉遣い:
- 敬称や丁寧語など、ビジネスマナーに則った言葉遣いを心がける。
- 絵文字やスタンプの使い過ぎに注意する。
情報管理:
- 重要な情報は、チャットではなくメールで共有する。
- パスワードや個人情報など、機密情報の取り扱いには十分注意する。
時間:
- 業務時間外のチャット利用は控える。
- 返信のタイミングに配慮する。
コミュニケーション:
- チャットだけで済ませず、対面でのコミュニケーションも大切にする。
- 過剰なコミュニケーションは避け、相手に負担をかけないよう配慮する。

社内コミュニケーションを活性化させるビジネスチャット活用術

ビジネスチャットは、単なる連絡ツールとしてだけでなく、社内コミュニケーションを活性化させるためのツールとしても活用できます。ここでは、社内コミュニケーションを円滑にするための活用方法をより詳しくご紹介します。

1. 情報共有の効率化

日報共有
- 毎日、あるいは定期的に、自分の業務内容や進捗状況をチャットで共有しましょう。
- チーム全体の進捗状況を把握できるだけでなく、メンバー同士で助け合ったり、アドバイスを送り合ったりするきっかけにもなります。
- 例：「日報：本日は○○の資料作成を行いました。明日は○○の顧客訪問予定です。」
- 専用のチャンネルを作成し、フォーマットを統一すると、より見やすくなります。
議事録共有
- 会議の議事録をチャットで共有することで、参加できなかったメンバーにも情報伝達できます。
- 議事録の内容に関する質問や意見交換もチャット上で行うことができます。
- 例：「【議事録】○○会議（〇年〇月〇日）」
- 議題、決定事項、今後のアクションプランなどを明確に記載しましょう。
ナレッジ共有
- 業務に関するノウハウやTips、参考になる資料などをチャットで共有しましょう。
- 組織全体のスキルアップに繋がり、業務効率化にも貢献します。
- 例：「【Tips】○○の効率的なやり方」、「【参考資料】○○に関するレポート」
- 分かりやすく整理し、検索しやすいようにキーワードを付けて共有しましょう。

2. コミュニケーション活性化

雑談チャンネル
- 仕事以外の話題でコミュニケーションを図ることで、親睦を深め、チームワークを向上させることができます。
- 例：「趣味の話」、「最近のニュース」、「おすすめのランチ」
- 雑談を通して、メンバー同士の意外な共通点が見つかるかもしれません。
イベント告知
- 社内イベントやセミナー、懇親会などの情報を共有し、参加者を募りましょう。
- チャットで告知することで、多くの人の目に触れやすくなります。
- 例：「【イベント告知】〇月〇日に○○を開催します！」
- イベントの詳細情報（日時、場所、内容、参加方法など）を分かりやすく伝えましょう。
アンケート
- 従業員の意見や要望を収集するために、チャットでアンケートを実施しましょう。
- 気軽に回答できるため、多くの意見を集めやすくなります。
- 例：「【アンケート】社内制度に関するご意見をお聞かせください」
- 回答しやすいように、選択肢形式や自由記述形式など、質問形式を工夫しましょう。

3. 部署間連携の強化

プロジェクトチーム
- プロジェクトメンバーでグループを作成し、情報共有や意見交換をスムーズに行いましょう。
- プロジェクトの進捗状況や課題を共有することで、スムーズな連携を促進できます。
- 例：「【プロジェクト○○】進捗状況共有」、「【プロジェクト○○】課題共有」
- 関係者全員が参加し、積極的に情報共有を行いましょう。
合同会議
- ビデオ通話機能を活用し、複数拠点での合同会議を効率的に開催しましょう。
- 移動時間やコストを削減できるだけでなく、リアルタイムでの情報共有や意見交換が可能です。
- 例：「【合同会議】○○プロジェクト定例会」
- 事前に議題を共有し、スムーズな会議運営を心がけましょう。

4. コミュニケーションにおける注意点

目的別のチャンネル作成
- 情報の種類ごとにチャンネルを分けると、情報が整理され、必要な情報にアクセスしやすくなります。
- 例：「お知らせ」、「日報」、「議事録」、「雑談」
- チャンネル名と目的を明確にしておきましょう。
メンション機能の活用
- 特定のメンバーにメッセージを伝えたい場合は、メンション機能を活用しましょう。
- 確実に相手にメッセージを届け、迅速な対応を促すことができます。
- 例：「＠○○さん、○○の件でご連絡です。」
- メンションの使い過ぎには注意し、本当に必要な場合にのみ使用しましょう。
リアクション機能の活用
- 言葉での返信が難しい場合でも、リアクション機能で意思表示することができます。
- 簡単に反応を示せるため、コミュニケーションを円滑にすることができます。
- 例：「了解」を表すスタンプ、「いいね」を表すリアクション
- リアクションの種類や意味を理解し、適切に使い分けましょう。

ビジネスチャットは、情報共有、コミュニケーション活性化、部署間連携など、様々な用途で活用できます。上記でご紹介した活用方法や注意点を参考に、ビジネスチャットを効果的に活用し、社内コミュニケーションを活性化させましょう。