ビジネスチャットやメッセージアプリを仕事で使う機会が増えてきていますが、ただ漫然とメッセージを送ってはいませんか？また、ビジネスチャットのコミュニケーション方法を知りたくて、ビジネスチャット用の例文集を検索したりしてませんか？
ビジネスチャットは、メールが短くなっただけのものではありません。ビジネスチャットならではの使い方がわかってしまえば、メールのような堅苦しい定形文も必要なく、気軽なコミュニケーションが行えるツールだと使いやすさを感じるはずです。
しかし、まだまだ自由な文章が思いつかず、例文に頼ってしまう人もいるようです。そこで、今回はビジネスチャットで使える例文を紹介した後に、「ビジネスチャットはもっと自由に気軽に使うことが本来の目的」という理由を示していきたいと思います。
ビジネスチャットで使える例文10選！
ここではビジネスの現場のやり取りでよく使われるチャット用の例文をご紹介します。こちらはあくまで参考となり、相手やご自身の立場に合わせて言葉選びは行って頂ければと思います。
1.「承知致しました！」
相手の言うことを理解した時は、「了解致しました」ではなくこのように答えましょう。メールなどでは使いづらいかもしれませんが、ビジネスチャットでは「！」も有効的に使うと効果があります。ビジネスチャットは個人間で話をしているのと同じ感覚の方も多いため、「！」は大きい声を出しているというイメージより、張り切っているイメージを伝えることができます。
2.「かしこまりました！」
同じく返事をする場合ですが、より丁寧に返事をした時は「わかりました」ではなく謙譲語の「かしこまりました」と返事をするようにしましょう。
3.「◯◯の件、ご連絡ありがとうございました！」
ビジネスチャットのタイムライン上のメッセージに気付いた時はお礼の一言を送りましょう。
4.「◯◯の件、確認の上改めて回答させていただきます」
質問が急に飛んできても、焦らず、落ち着いて回答すれば問題ありません。
5.「◯◯の件についてご報告いたします」
ビジネスチャットだからといっていきなり本題から入らず、何についての報告なのか明確にしましょう。
6.「長文お許しください」
ビジネスチャットでは、簡潔に情報を伝えることが重要ですので、もし文章が長くなりそうならば、先に一言断りを入れましょう。
7.「【緊急】」
ビジネスチャットは、送ってもしばらく読まれないこともあります。一刻を急ぐ内容の場合はメッセージの頭に【緊急】と入れて、通知画面に表示させて読んでもらえるようにしましょう。
8.「【FYI】」
FYIとは、英語のFor Your Informationの頭文字で、「ご参考までに」という意味です。仕入れた情報を皆と共有だけしたい時はこのように文頭に一言入れると親切です。
9.「結論から申し上げますと・・・」
ビジネスチャットはメールのようにつらつらと文章を書くものではありません。速やかに伝えたいことを伝えるために、結論から言うことでやり取りがスムーズになります。
10.「取り急ぎのご連絡まで！」
ビジネスチャットの一番の魅力である即時性が最もあらわれる一言です。仕入れた情報をすぐに伝えたい時はこの一言を添えて送信しましょう。
以上よく使われるビジネスチャットの例文です。是非参考にしてみて下さい。
メールとビジネスチャットの違いとは
上で、ビジネスチャットにおける例文をご紹介させて頂きましたが、メールにおいても使われるような代わり映えのない例文という印象を受けたのではないでしょうか。では、メールとビジネスチャットは具体的にどのように違うのでしょうか。ここからはその違いについて詳しく見ていきましょう。
ビジネスチャットが普及し始めてから、「生産性の向上、業務の効率化」という言葉がセットで聞かれます。そしてしばしばメールと比較されますが、では、メールとはどのような違いがあるのでしょうか。
アドレスを使うメール
メールはメールアドレスを使う通信手段で、基本的に1対1で行います。複数の相手にメールを送信する事もできますが、複数人でリアルタイムの会話をするようなことはできません。
そしてメールでやり取りする場合は、相手のメールアドレスを知らないとやり取りができません。
一度送ってしまったメールが読まれるかどうかは、相手次第で、読まれたかどうかの確認は基本的にできません。そして、即時性はとても低いです。
話の流れを追うには、以前やり取りしたメールを見て確認する必要があります。
IDを使うビジネスチャット
ビジネスチャットはIDを利用して、メッセージの送受信を行います。1対1の会話だけではなく、複数人でコミュニケーションが行えるツールです。
即時性が高く、複数人での会話がリアルタイムにできるのが特徴です。ビジネスチャットの場合、話したい相手のIDを知らないと利用することができませんが、一度IDでビジネスチャットにログインしてしまえば、それ以降はメッセージの送受信が可能です。
送ったメッセージが読まれたかどうかもビジネスチャットツールの機能によって確認可能で、読まれているのに返事がない場合、返事を促すこともできます。
ビジネスチャットは時系列で会話の内容が流れていくので、会話をさかのぼったり、話の流れを把握することが簡単にできます。
大人数でのビジネスチャットになる場合は、メッセージがのやり取りの中に探したいメッセージが埋もれてしまう可能性があります。
メールはビジネスチャットに比べてどこが優れているのか
それでは以前から使われているメールはビジネスチャットと比べた時に、どんな優位性があるのでしょうか。
手紙の代わりになる
インターネットメールは、その名の通り、従来の手紙やはがきというようなコミュニケーションツールを電子化したものです。
ですので、挨拶を添えて、丁寧な文章を書くことがマナーとして求められます。そのような特徴があるので、メールは、上長や、お客様、取引先などへ文章を送信する際には力を発揮します。失礼のないように、例文をネット上で探した方も多いのではないでしょうか。
また、手紙の代わりをするメールは、長文を書くのに適しています。溜まった想いや、考えていることなどを文章化して相手に伝える場合、メールが優れています
丁寧な分、堅苦しく、書くのに時間がかかるというデメリットもありますが、ビジネスシーンでは良い印象や安心感を与えます。
友人や仲良しの間で使う場合は、そういったことは気にせず、伝えたい文章だけ書いて送ることも勿論可能です。
相手の都合を邪魔しない
メールでのコミュニケーションは、相手の都合を気にせずにやり取りができます。そのかわりメールが読まれても、返信がない限り、言いたいことが伝わったか知ることはできません。
送ったメールに対する返事も、相手の都合で書かれるため、ひたすら返信を待つだけしかできません。
手紙と同じように、書ける時に返事を書いてもらうスタイルなので、とにかく返事を待つしかできません。
メールの返事を催促する場合は、改めてメールを書くか、電話などのツールを使い返事を書いてもらう必要があります。
ビジネスチャットがメールより優れている点
ここまではメールの良さも見てきましたが、では現在支持されているビジネスチャットがメールより優れているとされる理由を見ていきましょう。
なんといっても即時性
ビジネスチャットはすぐさま相手に見える形でメッセージが飛んでいくので、相手の反応がすぐに帰ってくることが多いです。また、既読がわかる機能があるサービスでは、読まれたか読まれていないか分かるので、読まれていない場合の対応が取れます。
社内のコミュニケーションツールとして使われますが、スマートフォンやタブレットなどでも使えるので、基本的にネット環境があればどこでも使えます。
文体も気軽な文章でやり取りできるビジネスチャットならスキマ時間で返信をすることができます。
いつでも文字でミーティングできる
ビジネスチャットとメールの大きな違いに、複数の人がリアルタイムで話し合うことができるという点があります。
メールの場合、一度に複数人にメールを送ることができても、返信はそれぞれからで、個別になってしまいます。
ビジネスチャットの場合、同じチャットルームで同席していれば、リアルタイムで発言しあって、活発な意見交換が可能です。そして、対面とは違い、軽いミーティングがいつでもできます。
気軽な文章のやりとりができる。
ビジネスチャットの大きな特徴として、文章を簡略化が挙げられます。先程も述べましたが、メールの良さでもある丁寧さですが、丁寧に書く分、作成に時間がかかります。
簡易的な文章でのやり取りとなれば、文章を作る時間も、読む時間も大幅に短縮されます。それにより効率化が進み、意思決定も早くなります。
メールの特性としては、基本的に1通ごとが独立したものになっていて、返信の際も、手紙のように宛名や挨拶文、シメの文章などが必要となってきます。
署名も入るので、どうしても長くなってしまいますが、長文だとしても読みづらいことはなく、不自由さはありません。
ビジネスチャットには挨拶文は不要
ビジネスチャットにおけるやり取りは、前の話の続きとなることが多く、形式的な挨拶文は入れません。挨拶文はビジネスチャットにとっては邪魔な存在となり、結果的に読みにくいメッセージになってしまうのです。
ビジネスチャットは実際の会話のように画面上に時系列で流れていきます。会話のスタート時に簡単な挨拶文を入れたら、会話が続いたとしても、挨拶文は不要となり、効率的で気軽に話せるというメリットもあります。堅苦しい挨拶を考えるための例文を検索しなくても済むのです。
また、誰でも構わず使うことはできませんが、ビジネスチャットに装備されている絵文字やスタンプを活用して意思疎通を図れば、さらにコミュニケーションのスピードは上がります。
メールのような決り文句などを使わずとも、簡潔な文章だけでスピーディな意思疎通ができるのが、ビジネスチャット最大のメリットであり、選ばれている理由でしょう。
ビジネスチャットでの会話はもっと自由に
以上のようにメールに比べてビジネスチャットは格段に気軽に使えるツールです。かしこまった挨拶などを省いて会話ができるところがビジネスチャットの良さであり、メールにはないメリットです。
決り文句や定型文など、メールでは意識していたことも気にせず、要件だけを伝えられることにより効率が上がり、生産性が向上させることがビジネスチャット利用の目的と言ってもいいでしょう。
これからビジネスチャットを始める方は、是非、気軽に相手と話をしてみて下さい。要件だけのやり取りによるスピード感が、きっと心地よく感じるのではないでしょうか。
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