ビジネスチャットと電話の上手な使い分け方

コミュニケーションの効率化を目的にビジネスチャットを導入する企業が増え、社内のメンバーもビジネスチャットを活用したコミュニケーションの便利さもあり、これまでのコミュニケーションツールである電話やメールを利用する機会は減ってきたいのではないかと思います。

ただ、急な用件やしっかりと話し合いたい内容などは、電話を活用した方が確実で早いこともあります。また、今も電話でなければ捕まらないという人もいます。

今回は、ビジネスチャットと電話の上手な使い分け方について解説をしていきたいと思います。

そもそも電話は何がデメリットとなったのか？

メールやビジネスチャットツールが登場する以前は、ビジネスの現場においてコミュニケーションの主流は電話でした。しかし、電話にはいくつかのデメリットがあり、メールやビジネスチャットのその役割が移行していくこととなりました。

電話のデメリットの1つ目は、基本的にコミュニケーションが1対1になるということです。複数人で進めているプロジェクトの場合、一つのことを伝えるのにメンバー全員にそれぞれ連絡をしなければいけませんでした。

電話のデメリットとして2つ目に挙げられるのが、記録に残すのが難しいということでした。電話している同士でメモを取ることも出来ますが、それぞれが自分に関係することだけをメモしたり、話はどんどん進んでいくため、あとから「言った、言わない」というような問題が起きがちです。

3つ目のデメリットは、相手の都合を把握して連絡出来ないため、先方の業務の邪魔になってしまうということです。これは逆の場合も一緒で、電話がかかってきたことにより自分自身の業務が止められてしまうというデメリットもあります。

これらのデメリットを解消するのがビジネスチャット

電話のデメリットを3つ紹介しましたが、これらを解決してくれるのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットは1対Nのコミュニケーションを可能とし、複数のプロジェクトメンバーに対して一括で連絡をしたり、コミュニケーションを可能としてくれます。

また、多くのビジネスチャットツールはチャット上のやり取りを契約期間中記録をしてくれるため、あとからやり取りを検索して探して確認をしたりすることが可能となっています。

電話だと自分や相手の都合を合わせてコミュニケーションをしなければいけませんでしたが、ビジネスチャットであれば自分や相手の予定に合わせて返信をしたり、返信があまりに遅くなりそうな場合は事前に「●●までに返信します」などと言っておけば、自分自身の都合に合わせて対応をすることが可能です。

話したい相手がすぐにつかまらないときも、チャットに入れておけば、相手は都合がついたときに確認すればいいのです。さらに、1対1でのダイレクトチャットなら、周りの目や耳を気にせずやりとりをすることも可能です。

電話は使えない？電話のメリットとは？

ビジネスチャットは、電話のデメリットを補ってくれる画期的なコミュニケーションツールですが、電話はもう使わない方が良いのでしょうか？

電話には「スピード」「相手を選ばない」という大きく2つのメリットがあります。大半の業務はビジネスチャットで代替可能となってきていますが、例えば、どうしてもすぐに対応をしてもらいたい案件がある場合、ビジネスチャットで相手の反応を見ていては遅くなってしまうなど時は先方には失礼になるかもしれませんが、電話で連絡をした方が確実に要件を伝え対応してもらえるというスピード感があります。

また、ビジネスチャットは企業によって導入しているツールが別々であったり、そもそも入れていない企業がありますが、電話がない企業はありませんし、担当者レベルでも携帯電話を保有しているケースが大半です。そのため、ビジネスチャットでコミュニケーションが出来ない相手とは、電話でコミュニケーションをすることが必要となってきます。