企業の「生産性向上」のために…まずは業務の「見える化」を行ってみては

テレワークやリモートワークを認めない「言い訳」としてよく使われるのが、「会社に来なければ仕事ができない」「部下の仕事を把握できなくなる」といったもの。しかし、労働者人口が減っていく中で、そうした働き方改革に着手していかなければ、生産性は上がっていかないかもしれません。

「テレワークやITは、いまだ普及しきれていない」

2019年3月にみずほ総合研究所が出した「働き方改革2.0」というリポートでは、日本の労働環境について「テレワークやITは必要性が認識されながら、いまだ普及しきれていない状況」であるとし、導入にあたっては「業務の見える化・業務プロセス見直し」を行うことが重要だとしています。

「業務の見える化」とは、個人やチーム、ひいては企業の業務を洗い直し、その改善点に気づけるような状態にすること。そうすれば、削減できる仕事や、テレワークで行える仕事、注力すべき仕事の分類ができ、業務全体の生産性向上につながるでしょう。では、どのように「見える化」を行えばよいのでしょうか。

(1)各社員の業務内容を「見える化」

「見える化」への第一歩は、「属人化」している業務をなくすことにあります。「その人しかできない」業務を、なるべくわかりやすくマニュアル化したり、成功事例として共有したりし、入社したての新人などでも、すぐに部分的にでも業務に取り掛かれる状態にすることが重要です。

こうして、個人が抱えていた業務を「見える化」することで、「誰でもできる業務」や「会社の外でもできる業務」などが見つかるかもしれません。減らせる会議などもあるでしょう。これによって不必要な労働時間を減らし、生産性を上げることができるかもしれません。

(2)時間の「見える化」

社員は「何に時間がかかっているのか」を可視化することも重要です。日本マイクロソフトでは、2016 年 12 月から 2017 年 4 月の 4 か月間、マーケティング、営業、ファイナンス、人事の各部門の社員、計 41 人の「働き方」を可視化する試験プロジェクトを行ったそう。

その結果「会議時間が多いうえに会議中のメール送信などの内職も多い」「一つの業務に集中して取り組むフォーカス時間が少ない」「メールの既読率が 70% 程度しかない」といった働き方の実態が可視化されました。無駄な会議時間は27%(3,579時間)も削減され、年間約7億円のコスト削減効果があったとのこと。

ここまで大規模に行えなくとも、匿名のアンケートや分析ツールの導入などで「無駄な時間の使い方はないか」を探ることはできるはず。これによって、より「本来すべき仕事」に集中し、無駄な業務時間を減らすことが可能になりそうです。

(3)「やったこと」の「見える化」

「チームですぐに動くのは難しいけど、個人で何かできることはないか…」という人には「やったことリスト」の作成をオススメします。いわゆる「Todoリスト」ではなく、すでに「やったこと」のリストを作ることで、「こんなに仕事を進めた」という達成感を得られます。

仕事が上手くいかなかった際も、「何が原因だったのか」と自分の行動を顧みることができます。とにかく「やったこと」を洗い出し、自分の行動のPDCAを回していくことも、生産性向上のための「見える化」だといえるでしょう。

すぐに「生産性向上」といかなくとも、業務や時間の「見える化」は、本来の仕事に集中し、無駄な業務を削減するために必要なプロセスといえるかもしれません。できるところから、ぜひチャレンジしてみましょう。

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