Tocaro&Boxで大容量データのやりとりを効率化

利便性を損なわずにファイル管理ができるTocaroのBox連携が導入の決め手になったという昭文社の導入事例を紹介します。

昭文社 情報システムグループ グループ長　春日 勉氏
昭文社 情報システムグループ 加賀 信芳氏

Tocaro&Boxで大容量データのやりとりを効率化できたと、春日氏と加賀氏は語る。

――昭文社の企業概要についてご紹介ください。

当社は1960年創立、独自開発による地図データ・ガイドデータを中核とし、それを活用した地図・雑誌・ガイドブックの企画・制作および出版販売や、デジタルデータベースの企画・制作・販売・アプリ・予約サービスの提供など、「地図・旅行情報提供事業」を展開しています。

――アピールポイントを教えてください。

昔から当社のブランドである「スーパーマップル」「山と高原地図」「ツーリングマップル」「まっぷるマガジン」などのロングセラー商品について毎年改良を重ね、さまざまな方からご支持をいただいています。

それ以外にも、10年前に「ことりっぷ」シリーズを創刊し、ガイドブックシリーズだけではなく、WEBサイト・アプリ・SNSに加え、季節号も発行、コラボ商品の開発やイベント開催、地方への観光誘客などソリューションビジネスまで幅広く展開しています。

現在は旅行前・旅行中・旅行後のそれぞれのフェーズでみなさまのお役に立てるようなツアー予約サービスや訪日観光客向け事業など、グローバルなビジネス展開にも積極的に取り組んでいます。

電話やメールでは実現できないスピード感

――Tocaro導入の経緯を教えてください。

これまで社内での情報共有・伝達の手段はメール・電話・紙媒体が主流でしたが、出版以外の事業が拡大するにつれて業務のスピード感が求められるようになり、各部署で個別にビジネスチャットツールやLINEを使って業務上の連絡を取り合うという状況になっていました。

そこで、複数のチャットツールの乱立による情報漏えいリスクの防止と、新たなコミュケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化という点から、2017年4月頃から全社的に検討を開始しました。

――Tocaro導入後、それらの問題はどうなりましたか？

シャドーIT化していた他ツールからの乗り換えに成功し、社内コミュニケーションの手段もメールからチャットに徐々に移行しつつあります。おかげでメールサーバーの負荷が減りました。

また、大小さまざまなプロジェクトを含めて情報共有や連絡事項の伝達に使用し、各部門や拠点を跨ぐコミュニケーションの効率も上がりました。

――メールや電話と比べ、チャットが有用な理由はなんでしょうか？

電話であれば、かける人・取り次ぐ人・受ける人の3人の頭と手を止めてしまいますが、その点チャットはスキマ時間に複数の事柄を並行してこなせる点が優れていると思います。

また、メールのようにそれまでのやり取りの引用がだらだら続くことがなく、簡潔にコメントを伝えられるようになったことから、効率的に情報共有や伝達ができるようになったと感じています。

ツールによる新しい企業文化作りの実現

――Tocaroで一番役立つ機能はなんですか？

当社の中でビジネスチャット導入の条件として挙げていた、編集/削除と未読/既読機能です。

誤って投稿をしてもメッセージの修正や削除ができるので安心してチャットができますし、未読/既読機能を使えば、相手に情報が伝わっているのか知ることもできます。

またTocaroのチャットグループは、後から参加したメンバーも過去の履歴を閲覧できるので、情報のデータベースとしても使用しています。

今後はファイル共有機能を活用して、ペーパーレスの企業文化作りに取り組みながら、パートナーの方々ともTocaroを使っていきたいと考えています。

――Tocaro導入の際、苦労されたことはありましたか？

当社は過去には出版事業が主体だったため紙文化が根強かったのですが、現在は事業構成も大きく変わってきているため、全社的にはペーパーレス化を推進しつつあります。

しかし、紙媒体以外での社内連絡もこれまでは電話やメールが主流であり、一部の部署を除いてチャット文化がほとんど無い組織だったので、「なぜビジネスチャットが必要なのか？」という方に対して、チャットの有用性を理解していただくことがとても大変でした。

――導入を成功させたポイントはなんですか？

当社では、いきなり全社導入をするのではなく、チャットに慣れていた部署からスモールスタートをするようにしました。

チャット文化が無い組織でもプライベートではLINEを使っている人も多く、チャット自体の有用性を体感しているはずなので、「チャットを業務にどう使うのか」という説明が導入成功のポイントだと思います。

機能性とCTCの寄り添う姿勢がTocaroの魅力

――数あるチャットツールの中、Tocaroを選んだ理由はなんでしょうか？

当社は出版物やデータベースで扱うファイルサイズが大きくファイル数も多いことから、容量無制限で多機能な、クラウドファイル共有サービス「Box」の導入を検討しています。

そこで、Boxとの連携ができるということが製品選定のポイントでした。

チャット上でのファイル共有に制限をかけるという選択肢もありましたが、それでは利便性が損なわれてしまい、チャットを導入する意味が薄れるため、利便性を損なわずにファイル管理ができるTocaroのBox連携に魅力を感じました。

また、改修や機能改善の要望を柔軟に聞いていただけたこともTocaroを選んだ大きなポイントです。

他のチャットツールにはない、大きな違いだと感じています。

――最後にTocaroを検討している方々に一言お願いします。

電話と郵便が中心だった時代に、メールの登場で大きくビジネスの形が変わりました。

近年は「クラウド」を中心とした情報管理が主流になりつつあり、プライベートでもメールからLINEなどのクラウドと親和性の高いコミュニケーション手段に移行する人が増えています。

今後、ビジネスシーンにおいても、メールよりビジネスチャットが主流になっていくことはほぼ間違いないと考えています。