Tocaro&Boxで、ママさんが自宅で働けるセキュアプラットフォームを構築

Box連携が導入のキーポイントだったというMamasan&Companyの導入事例を紹介します。

Mamasan & Company 代表取締役田中茂樹氏
Mamasan & Company Consulting Group 朱一峰氏

Tocaro&Boxで、ママさんが自宅で働けるセキュアプラットフォームを構築ができたと、田中氏と朱氏は語る。

――Mamasan&Companyの会社概要についてご紹介ください。

当社は、2008年9月に創業した、BPO事業を展開する企業になります。特徴の1つとして、当社には300人近くの従業員がおりますが、そのほとんどが家で仕事を行う「在宅ワーカー」になります。

加えて「在宅ワーカー」の90%は、子育てをする女性であり、日本だけでなく世界12か国(ヨーロッパ、東南アジアなど)の”働くママさん達”と一緒にビジネスを進めております。

――業界内での強みや特徴はなんでしょうか？

当社では単純業務を請け負うことは少ないです。たとえば、経理1セクションの仕事を請け負い、業務プロセスを理解したうえで、フローチャート,業務マニュアルまで作成しお客さまに提供しています。

ゆえに、在宅ワーカー1人に対して単純業務を任せるわけではなく、在宅ワーカー同士でチームを組み、お客さまの業務をチームで進めています。

また、在宅ワーカーにはITスキルに長けているメンバーも多く、お客さまの業務を進める中で改善すべきポイントがあれば、お客さまの業務に役立つツールの開発を行うこともあります。

さまざまなクラウドサービスを駆使し、日々の業務のよりスピーディーに

――在宅勤務をされる中でどういったツールをお使いになっているのでしょうか？

Tocaroを導入する前から、チャットツールも導入しておりましたし、Web会議には「Skype」や「TeamViewer」、オンラインストレージの「Box」、ドキュメント共有サービス「Docbase」など、非常に多くのクラウドサービスを利用しております。

在宅でビジネスを進めるうえで、こういったクラウドサービスは、必須のビジネスツールとなっております。

ただ、誤解して欲しくないのは、すべてのコミュニケーションをチャットなどのクラウド上でしているわけではございません。

月に1度は、本社メンバーと在宅ワーカーとの会議を設け、業務状況やその他のコミュニケーションを実施するのと、定期的にBBQなどのオフ会を開くことで、メンバーのロイヤリティを高めています。

――全従業員でチャットツールを利用するうえで、気をつけていることはございますか？

運用方法やグループの命名規則は多少決めているので、そのルールに則る形にはしていますが、基本的には自由にコミュニケーションを取ってもらっています。

ただ、1つ徹底していることは、「会社の方針と異なる発言姿勢」はきちんと指導するようにしています。

CTC独自開発ゆえの安心感とBox連携が導入のキーポイント

――既存のチャットツールがあったにも関わわず、Tocaroを導入した経緯はなんでしょうか？

基本的にはプロジェクトごとにグループを作成し、コミュニケーションを図っております。Tocaroの機能の中でかなり有効活用しているのが、「To-Do機能」です。

これはグループごとにTo-Doリストを作り、そのグループのメンバー全員でTo-Doを管理/共有できる機能です。我々は、打ち合わせなどで発生したTo-Doを、すべてTocaroのTo-Doリストに入れることで、チーム内で一人ひとりのTo-Doを共有できています。これによりチームメンバーの稼働状況を一目で把握でき、仕事が振りやすくなりました。

――Tocaroで一番役立つ機能はなんですか？

Tocaroを検討した大きな理由としては、「Box」と連携できることです。

Boxについては、以前から利用しているサービスであり、連携できるチャットツールがあれば良いなとずっと思っておりました。その中で、TocaroがBox連携に力を入れていると話を聞き、検討をスタートさせました。

実際トライアルで利用してみると、UIも分かりやすく、検索やタスクといったユーザー機能も充実していました。加えてCTC自社開発というセキュリティ面の安心感もあったため導入を決めました。

――Tocaroを導入してどういった効果がありましたか？

やはり管理/監査面での安心感は非常に大きいです。

我々は社内の情報共有だけでなく、お客さまとの情報共有でもチャットツールを利用するケースがほとんどです。そのため利用するにあたって、お客さまの了承を得る必要があります。

そこで「”CTCのTocaro”をコミュニケーションのプラットフォームにします」というのは、お客さまからも安心して了承してもらえるため、ビジネスが進めやすくなる側面もあります。

――Tocaroに期待することはなんでしょうか？

Googleカレンダーとの連携です。お客さまと業務を進める中で、カレンダーを共有して期日のあるタスクを管理するオペレーションがあります。

Tocaroにはタスク管理機能はありますが、「いつからいつまでのタスク」といった期間を表現することが難しいです。そのため、普段利用しているGoogleカレンダーとTocaroのタスク機能が連携できると、よりいっそう我々もお客さまも利用しやすくなるかと思います。

現在Tocaroをプラットフォームとしたサービスも展開し始めている所なので、今後そういったバージョンアップを重ね、良い製品になっていくことを期待しています。