Tocaro&Boxで社内コミュニケーションを効率化

リアルタイムに報連相を行うことで、ビジネススピードが向上したというアイ・ユー・ケイの導入事例を紹介します。

アイ・ユー・ケイ 鍛冶 龍哉 氏
アイ・ユー・ケイ 中薗 有紀 氏

Tocaro&Boxで社内コミュニケーションを効率化したと、鍛冶氏と中薗氏は語る

――IUKの企業概要についてご紹介ください。

1983年に設立した、TISインテックグループのSIer企業であり、インテック社とともにワンストップのITサービスをお客さまに提供しております。近年では、従来のSIビジネスの他に、クラウドサービスの販売も積極的に進めており、新たなビジネススタイルを取り入れた営業活動を行っております。

また、自社のサポートセンターを抱えていることから、あらゆるサービスの提供後には24時間365日体制のサポート支援も可能となっております。サービスの提供だけではなく、保守/サポートまで一貫して行えることは、お客さまからご評価いただいているポイントになります。

ロケーションを問わずにコミュニケーション

――Tocaro導入の経緯を教えてください。

クラウドストレージのBoxを広範囲で導入しており、その関係でCTCから紹介を受けたことが一番初めのきっかけです。

当時弊社で抱えていた課題は、外出時のコミュニケーションロスとそこから生まれてくるタスクの抜け漏れでした。元々弊社のKPIには、売上/利益らの数字だけでなく、プロセスを評価するために「訪問件数」も一つのKPIとなっております。そのため、営業メンバーは外出していることが非常に多く、コミュニケーションが困難になっておりました。

その中で、大半の社内コミュニケーションは、電話/メールであったため、タスクの抜け漏れやお客さまへのレスポンスが遅くなってしまうことも数少なからず存在しました。

――Tocaro導入後、それらの問題はどうなりましたか？

Tocaroを導入したことにより、コミュニケーションスピードを向上でき、課題解決に大きく貢献してくれました。

我々の業務スタイルをお話すると、外勤営業/内勤営業/事務/業務と、コミュニケーションルートが多く存在します。それによって、コミュニケーションロスなどの問題があったわけですが、Tocaroを導入してからは業務のスタイル自体が大きく変わりました。

案件やプロジェクトが始まる時は、関わるメンバー全員のチャットグループを作り、そのグループで一気通貫してコミュニケーションを行います。社内外問わず、チャットで手軽に連絡を取り合えるため、メールよりも楽に、電話よりも的確に情報の共有/伝達が行えていると実感しております。

また、全メンバーが入っているチャットグループでコミュニケーションを行うことで、ナレッジの均一化にもつながり、情報の属人化を防ぐこともできます。これにより、お客さまからの問い合わせに対して、担当営業しか知りませんといった状況がなくなったと考えています。

会話のようにテキストコミュニケーションできることが、チャットの価値

――メールや電話と比べ、チャットが有用な理由はなんでしょうか？

基本的にはプロジェクトごとにグループを作成し、コミュニケーションを図っております。Tocaroの機能の中でかなり有効活用しているのが、「To-Do機能」です。これはグループごとにTo-Doリストを作り、そのグループのメンバー全員でTo-Doを管理/共有できる機能です。我々は、打ち合わせなどで発生したTo-Doを、すべてTocaroのTo-Doリストに入れることで、チーム内で一人ひとりのTo-Doを共有できています。これによりチームメンバーの稼働状況を一目で把握でき、仕事が振りやすくなりました。

――Tocaroで一番役立つ機能はなんですか？

「本来は会話で伝えたいこと」でもチャットであれば、まるで会話しているかのように文章で伝えられることに価値があると思っています。

我々は「チャットは会話の代わり」と考えており、特に弊社の業務内では、”日々の報連相”において、非常に活躍をしています。

今までであれば報告は上長に時間をもらい直接行ったり、メンバーに情報共有をしたりするための会議をセッティングしていましたが、今は関係メンバー全員が見れる場でリアルタイムに報連相を行うことで、ビジネススピードを向上させています。

また、Tocaroは検索機能が非常に優れており、過去の情報に辿り着くことも苦になりません。過去の情報を容易に検索できることも、メールや電話と大きく異なることだと思います。

――Tocaroで特に役立っている機能はなんでしょうか？

「検索」,「タスク管理」,「Box連携」といった、Tocaroを採用するうえでポイントであった代表的な機能は、もちろん日々役立っておりますが、実際導入してから気づいた便利機能もたくさんありました。

– 途中からグループに招待したメンバーが過去の履歴を閲覧できる

– グループ内のメンバーが入力しているときに、”誰が入力中”なのか見ることができる

– ファイルをTocaro上からプレビューできる

他にもいろいろな便利機能がありますが、案件に関わるメンバーも多く、スピーディーにコミュニケーションを進めたい我々としては、上述したような痒い所に手が届く細かい機能が役立っております。

――おすすめの使い方はございますか？

タスク管理を使って、社内の見積依頼や確認事項を行うことがおすすめです。

案件/プロジェクト毎にグループを作成して、日々のコミュニケーションを行えば当然大量のTo-Do事項が発生します。

従来であれば、テキスト上でタスクを割り振り、タスクの管理は個人で行うのが一般的だと思いますが、Tocaroであればグループ上でタスク管理を行うことができます。これによって、チームでタスク管理を行うことができ、タスク抜け漏れが最小限にできます。ぜひお試しいただければと思います。

「Box連携」にここまで振り切った開発をしているのはTocaroだけ

――数あるチャットツールの中、Tocaroを採用した理由はなんでしょうか？

やはり「Box連携」が大きな理由です。ビジネスチャットツールの市場において、ここまでBoxに振り切って開発している製品は他にありません。Boxユーザーでチャットツールを検討している企業は、Tocaroを採用するのが良いのではないかと思います。

もちろん通常の機能である、チャット/タスク/ビデオ通話/検索も優れており、セキュリティ的にも申し分のない製品になっています。またメーカーがCTCという安心感も一つ大きなポイントです。日本企業らしく、サポートや要望のキャッチアップも行ってくれるので、安心して導入を進めることができました。

――最後にTocaroを検討している方々に一言お願いします。

クラウドサービスを提案するうえで、「まず使ってみてください」と言ってしまいがちですが、利用者側からすると「使ってみる」ことはハードルの高いことだと思います。社内の申請や運用変更を考えるなど、我々も苦労しました。

そこを理解したうえで、あえて伝えたいこととしては、Tocaroを利用すれば必ず仕事が楽になります。利用にあたっての苦労はあると思いますが、ぜひ使ってみていただければと思います。