やりとりがスムーズになる実践的ビジネスチャット例文ガイド

ビジネスの現場で欠かせないツールとなったビジネスチャット。「毎日使っているけれど、どうも話がまとまらない」「もっと効率的に活用する方法はないものか」と感じていませんか？

ただの連絡手段として使っているだけでは、ビジネスチャットの真価は発揮されません。使い方次第では、チームの生産性を飛躍的に向上させ、無駄な会議やメールを減らす強力な武器になります。

この記事では、ビジネスチャットの活用に課題を感じている皆さま、そしてすべてのビジネスパーソンに向けて、明日からすぐに使える具体的な例文を20選ご紹介します。さらに、例文だけでは解決できない「生産性向上」のための活用術と、それぞれの課題に合ったおすすめのビジネスチャットツール5選を比較解説します。

この記事を読めば、あなたはビジネスチャットを「ただのチャット」から「生産性向上のためのツール」へと変貌させることができるでしょう。

なぜビジネスチャットの「例文」が重要なのか？

「チャットなんだから、思ったことをそのまま書けばいいのでは？」と思うかもしれません。しかし、ビジネスチャットは気軽な反面、文脈が伝わりにくく、思わぬ誤解を招くリスクも潜んでいます。

ビジネスチャットの例文を学ぶことには、以下のようなメリットがあります。

• 伝達効率の向上: 簡潔で分かりやすい文章構成が身につくため、相手が内容をすぐに理解でき、返信までの時間を短縮できます。
• 誤解の防止: 具体的な表現や言葉遣いを意識することで、曖昧さをなくし、意図しない解釈を避けることができます。
• 相手への配慮: 適切な表現を使うことで、相手に不快感を与えず、円滑なコミュニケーションを維持できます。
• 時間の節約: 毎回文章を考える手間が省け、定型的な連絡はより早く処理できるようになります。

まずは、シーン別に具体的な例文を見ていきましょう。

【シーン別】明日から使えるビジネスチャットの例文集20選

ここでは、ビジネスチャットでよくあるシーンを想定し、「良い例」と「悪い例」を比較しながら例文をご紹介します。

1. 報連相（報告・連絡・相談）

報告

悪い例:

〇〇さん、おはようございます。今、〇〇の作業が終わったところです。

良い例:

[〇〇プロジェクト]進捗報告
〇〇さん、お疲れ様です。
担当タスク「〇〇機能の実装」が完了しました。
テストも問題なく通過しています。次のタスクに着手してよろしいでしょうか？

ポイント: 重要な報告には必ず【】などでタイトルを付け、結論から書き始めましょう。完了したタスクだけでなく、次のアクションについても明確にすることで、相手の判断を促すことができます。

連絡

悪い例:

明日の会議、場所変わりました。

良い例:

[会議室変更のご連絡]
お疲れ様です。
明日の〇〇会議ですが、以下の通り会議室が変更になりました。
・日時：〇月〇日（〇） 〇:〇〇
・変更前：第1会議室
・変更後：第3会議室
お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。

ポイント: 変更点だけでなく、元の情報も併記すると親切です。日時、場所など、必要な情報を漏れなく記載することが重要です。

相談

悪い例:

ちょっと相談したいことがあるんですが、今大丈夫ですか？

良い例:

[〇〇の件でご相談]
〇〇さん、お疲れ様です。
現在対応中の〇〇の件で、AとBどちらの進め方が良いか判断に迷っております。
つきましては、〇〇さんのお時間を〇分ほど頂戴することは可能でしょうか？
ご都合の良い時間をいくつかご提示いただけますと幸いです。

ポイント: 相談内容を簡潔に要約し、相手に「何について」「どのくらいの時間」相談したいのかを伝えましょう。

2. 依頼・指示

タスク依頼

悪い例:

〇〇さん、これお願いできますか？

良い例:

[〇〇資料の作成依頼]
〇〇さん、お疲れ様です。
急なご依頼で申し訳ありませんが、〇〇プロジェクトで使用する「〇〇資料」の作成をお願いできますでしょうか？
・目的：来週の〇〇会議での発表
・期日：〇月〇日（〇） 〇時まで
・参考資料：[URL]
ご不明点があれば、お気軽にご連絡ください。

ポイント: 「誰に」「何を」「いつまでに」依頼するのかを明確にしましょう。目的や参考資料を添えることで、相手はすぐに作業に取り掛かることができます。

スケジュール調整

悪い例:

打ち合わせの候補日、教えてください。

良い例:

[打ち合わせ候補日のご提案]
〇〇様
お世話になっております。
打ち合わせの日程調整をさせていただければと存じます。
以下の候補日でご都合の良い日時はございますでしょうか？
・〇月〇日（〇） 〇時～
・〇月〇日（〇） 〇時～
・〇月〇日（〇） 〇時～
上記以外の日程でも調整可能ですので、お気軽にご連絡ください。

ポイント: 候補日を複数提示し、相手に選んでもらう形式にすることで、調整の手間を最小限に抑えられます。

3. お礼・感謝・謝罪

お礼

悪い例:

ありがとうございました。

良い例:

〇〇さん、〇〇の件、対応いただきありがとうございました！
迅速にご対応いただいたおかげで、無事にクライアントへ提出できました。
本当に助かりました。

ポイント: 「何に対して」感謝しているのかを具体的に伝えることで、感謝の気持ちがより伝わり、相手のモチベーション向上にもつながります。

謝罪

悪い例:

すみません。

良い例:

〇〇さん、お疲れ様です。
〇〇の件で、私の確認不足によりご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
今後は二重チェックを徹底し、再発防止に努めます。

ポイント: 謝罪の言葉だけでなく、原因と今後の対策を簡潔に伝えましょう。

4. 情報共有・アナウンス

部署全体へのアナウンス

悪い例:

来週から在宅勤務になります。

良い例:

[重要] 〇〇部門 在宅勤務開始のご案内
〇〇部門の皆様

お疲れ様です。〇〇です。
〇月〇日（〇）より、感染症対策の一環として、〇〇部門の在宅勤務を原則とします。
詳細につきましては、添付のPDFをご確認ください。
ご不明な点があれば、〇〇までお問い合わせください。

ポイント: 「重要」や【】でタイトルを付け、誰が、何を、いつから、どうするのかを明確に記載しましょう。

5. その他のシーン

• 確認依頼: 「〇〇の件、ご確認いただけましたでしょうか？」
• 返信が遅れる場合: 「〇〇の件、承知いたしました。外出中のため、〇時頃に改めてご連絡いたします。」
• 出退勤連絡: 「本日、〇時で退勤します。何かあれば〇〇さんにご連絡ください。」
• 休暇連絡: 「〇月〇日（〇）は、〇〇のためお休みをいただきます。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
• 雑談: 「〇〇さんの〇〇、拝見しました！とても参考になりました。」

6. 返信の速さを意識した例文

• 「承知しました」: 「承知いたしました。すぐに着手いたします。」
• 「確認します」: 「確認します。〇分以内にご返信いたします。」
• 「ありがとうございます」: 「ありがとうございます！とても助かります。」

これらの例文は、あくまで一例です。大切なのは、相手の状況を想像し、簡潔かつ丁寧に、そして必要な情報を漏れなく伝えることです。

例文だけでは解決しない！ビジネスチャットの生産性を高める3つの活用術

例文をマスターしたら、次はチーム全体でビジネスチャットの生産性を高めるための活用術を実践しましょう。

1. チャンネル運用のルールを定める

ビジネスチャットの最大のメリットは、話題ごとにチャンネルを分けて情報を整理できることです。しかし、ルールがないとチャンネルが乱立し、逆に情報が埋もれてしまいます。

例：

• #proj_〇〇 : 〇〇プロジェクトに関する連絡・相談
• #dev_〇〇 : 〇〇機能の開発に関する技術的な議論
• #report_〇〇 : 〇〇に関する日報・進捗報告
• #random : 雑談

チーム内でこれらのルールを共有し、チャンネル名の付け方や用途を統一することで、情報を探しやすくし、コミュニケーションの効率を向上させることができます。

2. スレッド機能を活用する

チャットが盛り上がると、一つのチャンネルで複数の話題が並行して進んでしまい、何の話か分からなくなることがあります。これを防ぐのが「スレッド」機能です。

ある特定のメッセージに対して返信する際は、スレッド機能を利用しましょう。そうすることで、本流の議論から脱線せず、関連する情報がひとまとまりになり、後から見返す際にも非常に分かりやすくなります。

3. 外部ツールとの連携を積極的に使う

多くのビジネスチャットツールには、外部サービスと連携する機能が備わっています。例えば、以下のような連携は生産性向上に直結します。

• タスク管理ツールとの連携: チャットで依頼されたタスクを、そのままタスク管理ツールに登録する。
• カレンダーツールとの連携: 会議の予定変更やリマインダーをチャットで通知する。
• ドキュメントツールとの連携: ドキュメントの更新履歴やコメントをチャットに自動投稿する。

これらの機能を活用することで、情報が分散することを防ぎ、一つの場所で多くの作業を完結させることができます。

生産性をさらに高める！おすすめのビジネスチャットツール5選

ここでは、ビジネスチャットの活用に悩む経営層、経営企画、情シスの方々に向けて、それぞれの課題に合ったおすすめのツールを5つご紹介します。

1. Tocaro（トカロ）

Tocaroは、シンプルなインターフェースと、ファイル共有やタスク管理など豊富な機能を備えたビジネスチャットです。特に、社内での情報共有や連携を強化したい企業におすすめです。

直感的な操作性で、初心者でもすぐに活用イメージが湧きやすいツールです。ファイル共有機能やタスク管理機能がシームレスに連携しているため、例文で紹介したような「進捗報告」や「タスク管理」の会話から、具体的な業務アクションにスムーズに移行できます。

URL: https://www.tocaro.im/

2. Slack（スラック）

多くの企業で導入されているSlackは、外部連携の豊富さが最大の強みです。Google Drive、Trello、GitHubなど、1,000種類以上のサービスと連携でき、日々の業務を一つのプラットフォームに集約できます。

また、ワークフロービルダー機能を使えば、定型的なタスクを自動化することも可能です。「新しいメンバーが参加したら、自動でチャンネルに招待し、挨拶のメッセージを送る」といった設定も簡単にできます。

URL: https://slack.com/intl/ja-jp

3. Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）

Microsoft Teamsは、WordやExcel、PowerPointなど、Microsoft 365のサービスとシームレスに連携できるのが大きな魅力です。チャット、Web会議、ファイル共有、共同編集など、多様な機能を一つのツールで完結させたい企業に最適です。

特に、Web会議機能は非常に高性能で、会議の録画や文字起こし機能も充実しています。すでにMicrosoft製品を多く利用している企業であれば、導入から活用までがスムーズに進むでしょう。

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

4. Chatwork（チャットワーク）

Chatworkは、シンプルで直感的なUIが特徴です。初めてビジネスチャットを使う方でも、すぐに使い方をマスターできます。日本の商習慣に合わせた設計がされており、メールや電話の代わりとしてスムーズに導入できるでしょう。

また、タスク管理機能が標準で搭載されているため、チャットでやり取りした内容から直接タスクを作成し、管理することができます。中小企業を中心に、多くの企業で導入実績があります。

URL: https://go.chatwork.com/ja/

5. LINE WORKS（ライン ワークス）

LINE WORKSは、私たちが普段から使い慣れているLINEのインターフェースに非常に似ているため、ITツールに慣れていない方でも抵抗なく導入できます。

LINEユーザーであれば、社外の人とLINE WORKS経由で直接チャットすることも可能です。顧客やパートナー企業とのやり取りが多いビジネスパーソンにとって、非常に便利なツールと言えるでしょう。

URL: https://line.worksmobile.com/jp/

ビジネスチャットを生産性向上のためのツールに

この記事では、ビジネスチャットをより効果的に活用するための例文集から、生産性向上につながる3つの活用術、そしておすすめのツール5選をご紹介しました。

ただの連絡手段としてビジネスチャットを使っているだけでは、その潜在能力を最大限に引き出すことはできません。ぜひ、この記事でご紹介した例文や活用術を参考に、チーム全体でコミュニケーションの質を高めていきましょう。

特に、新しいビジネスチャットツールの導入は、これまでのチャットの常識を変え、新たな生産性の形を生み出します。まずは自社の課題に合ったツールを検討し、新しい一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。