「ビジネスチャットを導入したいが、どんな機能が必要かわからない」「今使っているチャットの機能が不足していて活用しきれていない」
このような課題をお持ちではありませんか？
メールに代わる効率的なコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットの導入は企業の生産性向上に不可欠です。しかし、ツールによって搭載されている「機能」は千差万別です。単なるメッセージのやり取りだけでなく、情報共有、タスク管理、セキュリティといった多角的な視点から機能を比較・検討しなければ、導入後の成果は得られません。
この記事は、本当に必要なビジネスチャットの機能を徹底解説します。
この記事を読むことで、自社に必要な必須機能と応用機能が明確になり、導入後に後悔しないための選定・管理機能のチェックリストが手に入ります。さらに、目的別に厳選したおすすめビジネスチャット5選とその特徴を知ることができます。
生産性向上と情報共有の最適化に向けた第一歩を、この記事から踏み出しましょう。
なぜ「機能」を知る必要があるのか？ビジネスチャット導入の目的
多くの企業がビジネスチャットを導入する目的は、「コミュニケーションの効率化」に留まりません。本質的な目的は、「情報の資産化」と「生産性の最大化」です。
機能を知らずに導入すると、「ただの雑談ツール」になったり、「情報が流れていくだけの場所」になりがちです。
必要な機能を把握することで、コミュニケーション効率化だけでなく、以下の目標達成が可能になります。
| 目的 | 達成できること | 必要な機能の例 |
| 生産性向上 | タスクの抜け漏れ防止、意思決定の迅速化 | タスク管理、外部サービス連携 |
| 情報資産の活用 | 過去の議論やナレッジの再利用 | 高度な検索、ファイル管理、データ保存期間の柔軟性 |
| 情報ガバナンス | 機密情報漏洩リスクの低減、利用状況の把握 | アクセス制限、ログ監査、管理者機能 |
これらの目的を達成するため、ビジネスチャットに求められる機能を「コア機能」「応用機能」「管理・セキュリティ機能」の3つに分けて解説します。
コミュニケーションを支える「コア機能」3選
ビジネスチャットがメッセージツールとして最低限備えておくべき、最も基本的な機能です。
⒈メッセージ・グループ機能（基本の「き」）
迅速な個別連絡には、1対1のダイレクトメッセージ（DM）機能が不可欠です。また、部署やプロジェクト、特定の議題ごとに情報交換を行うためにはグループチャット（チャンネル/トークルーム）を利用します。この際、目的に応じて柔軟にグループを作成・解体できる自由度が重要です。さらに、特定のメンバーに向けて通知を飛ばすメンション機能（例: @〇〇さん）を活用することで、膨大なメッセージの中で自分宛の連絡を見逃さなくなり、対応スピードが向上します。
⒉高度な検索機能（情報資産化の要）
高度な検索機能は、「情報の資産化」に直結します。キーワード検索だけでなく、共有されたファイルの中身まで検索できるファイル名/ファイル内容検索は必須です。また、「先週〇〇さんが送ったファイル」といった絞り込みができる期間指定・送信者指定検索があると、過去の重要情報を見つけ出す時間が大幅に短縮されます。さらに、重要なメッセージやファイルをチャットルームの目立つ場所に固定したり、個人で保存しておいたりできるピン留め・ブックマーク機能を活用することで、検索の手間そのものを省くことができます。
⒊ファイル共有・管理機能（共同作業の効率化）
日常的にビジネス文書や資料のやり取りを行うため、ファイル共有・管理機能の確認は重要です。まず、業務で使用する大容量のファイルをアップロードできるか、そしてそのファイルの容量や保存期間を事前に確認しましょう。共同作業においては、共有したファイルが編集された際、最新版と旧版を追跡できるバージョン管理機能があると混乱を防げます。また、機密情報を扱う上では、ファイルごとに閲覧制限をかけたり、ダウンロードを禁止したりできるセキュリティ設定が可能かどうかも確認すべき重要な要素です。
生産性を大きく向上させる「応用機能」5選
コア機能に加え、これらの応用機能を活用することで、ビジネスチャットは単なる連絡ツールから「業務プラットフォーム」へと進化し、生産性を大きく向上させます。
⒈タスク管理・ToDo機能
チャットで依頼された内容を、その場でタスクとして登録できる機能です。「〇〇を頼む」というメッセージをワンクリックでタスク化し、期日や担当者を設定できれば、依頼側と実行側の双方で抜け漏れを防止できます。また、メンバーやプロジェクト全体で、誰が、何を、いつまでにやるべきかが一覧で確認できるタスクの可視化は、進捗管理において非常に強力です。
⒉外部サービスとの連携（API連携）
ビジネスチャットの真価は、他のSaaSツール（営業管理、勤怠管理、会計ソフトなど）と連携できる拡張性にあります。営業案件の進捗や、サーバーのエラー発生といった外部システムの情報をチャット内に自動で通知できる通知連携は業務効率を大幅に上げます。さらに、自社の基幹システムや独自ツールと連携できるAPIが公開されているかを確認することで、将来的な活用の幅が大きく広がります。
⒊Web会議・音声/ビデオ通話機能
簡単な確認事項であればチャットで済みますが、込み入った議論や緊急時には、すぐに通話に移行できる機能が便利です。チャット画面からすぐに音声/ビデオ通話を開始できるワンクリック通話開始のシームレスさが重要です。また、会議の内容を記録・共有し、後から参加できなかったメンバーにも情報を提供できるように、画面共有・録画機能も確認しておきましょう。
⒋既読・未読管理
特に日本のビジネスシーンで重視される機能です。相手がメッセージを確認したかどうかを把握でき、対応の有無を判断する目安になる既読表示機能があります。さらに、未読メッセージにフラグを立てたり、リマインド通知を設定したりできる未読スルー防止の機能があれば、重要連絡の見逃しを防げます。
⒌ノート・掲示板機能（フロー情報からストック情報へ）
チャットのように流れていく情報（フロー情報）とは別に、長期的に保管・参照すべき情報（ストック情報）を管理するための機能です。議事録や社内ルール、マニュアルなどを整理して残しておくことで、新メンバーのオンボーディングやナレッジ共有がスムーズになるマニュアル・FAQ作成に活用できます。
導入後に後悔しないための「選定・管理機能」
企業にとって最も重要なのが、セキュリティと管理に関する機能です。これらが不足していると、情報ガバナンスが崩壊したり、管理コストが肥大化したりする原因になります。
⒈セキュリティ機能（情報ガバナンスの確保）
セキュリティ面では、不正アクセスや情報漏洩時の追跡に必須のログ監査機能が重要です。これは、いつ、誰が、どの情報を閲覧・送信・ダウンロードしたかなどの履歴（ログ）を一定期間保存し、管理者が必要に応じて確認できる機能です。また、許可されたネットワーク環境からのみアクセスを許可したり、ID・パスワード以外の認証（SMSや認証アプリ）を組み合わせたりするIPアドレス制限・二要素認証も、セキュリティレベルを高めるために有効です。当然ながら、メッセージやファイルが、通信時も保存時も暗号化されているかを確認しましょう。
⒉管理者機能とアカウント連携
管理機能として、社員の入社・異動・退職時に、アカウントの作成、権限変更、削除などを一元的に行えるユーザーアカウント管理は必須です。加えて、既に社内で利用しているID管理システム（Active Directory、Oktaなど）と連携し、一つのIDで複数のサービスにログインできるシングルサインオン (SSO) 連携は、従業員の利便性向上と情報システム部の管理負荷軽減に繋がります。
⒊データの保存期間とエクスポート
企業コンプライアンスや法規制に基づき、メッセージやファイルの保存期間を設定・変更できるデータ保持ポリシー設定が求められます。さらに、万が一の事態やツール移行の際に、過去のデータをすべて外部に出力できるデータエクスポート機能は、企業の重要な資産を守るために必須です。
おすすめビジネスチャット5選
上記の機能解説を踏まえ、特に導入を検討すべきビジネスチャットツールを5つ厳選しました。
1. Tocaro（トカロ）
プロジェクト管理とチャットの一体型で「情報の資産化」を重視したい企業に
強みは、プロジェクト管理と連携した機能が標準搭載されている点です。チャットで流れる情報を、タスクやWiki（ナレッジ）としてストック情報に変換しやすい構造になっています。機能としては、メッセージ、ファイル共有、Web会議に加え、プロジェクト管理、タスク管理、Wiki（ノート機能）といった共同作業に必要な機能が一つのプラットフォームに統合されています。外部連携やセキュリティ機能も充実しています。選定ポイントとして、単なる連絡手段ではなく、情報共有からタスク管理、進捗管理までを一元化し、情報の資産化・活用に積極的に取り組みたいと考える企業に最適です。多機能でありながらも、ユーザーフレンドリーな設計で、活用定着がしやすいと評価されています。
2. Slack（スラック）
外部連携とオープンなコミュニケーションで「開発・企画」の生産性を高めたい企業に
強みは世界トップクラスの連携機能です。数千の外部SaaSツールと連携でき、開発者向けのAPIが充実しているため、拡張性が非常に高いです。機能には、チャンネルでの会話、スレッド機能、ハドル（音声会話）、キャンバス（ノート）、ワークフロービルダーなどがあります。選定ポイントとして、新しいSaaSツールを積極的に活用するIT部門や開発部門が多く、外部連携を通じて業務の自動化や情報集約を図りたい企業に向いています。自由度の高いコミュニケーションと連携機能で、チームの創造性を高めます。
3. Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
Microsoft 365の利用企業で「会議・ドキュメント連携」を重視したい企業に
強みはMicrosoft 365（Office製品）とのシームレスな連携です。Word、Excel、PowerPoint、Outlookとの親和性が非常に高いです。機能は、チャット、Web会議（Teams会議）、ファイル共有（SharePoint/OneDrive）、グループ管理機能などがあり、特にWeb会議の機能が充実しています。選定ポイントとして、既にMicrosoft 365を導入済み、または導入予定の企業であれば、ID管理やライセンス管理を一元化できるため、コストや管理の面で大きなメリットがあります。ドキュメントの共同編集や大規模会議を頻繁に行う企業に最適です。
4. Chatwork（チャットワーク）
シンプルさと「タスク管理」を重視する国内企業に
強みは非常にシンプルで直感的な操作性です。国内での利用者が多く、取引先との外部連携もしやすい点も特徴です。特にタスク管理機能が強力です。機能は、メッセージ、ファイル共有、そしてメッセージからタスクを生成・管理する機能が核となっており、Web会議機能も搭載されています。選定ポイントは、ITツールに不慣れな従業員が多く、導入の障壁を極力下げたい企業や、「依頼・確認」のタスク管理の抜け漏れを防ぎたいと考える企業に最適です。純国産でサポート体制も安心できます。
5. LINE WORKS（ラインワークス）
現場での定着率と「馴染みやすさ」を重視したい企業に
強みはコンシューマー版LINEとほぼ同じ操作性で、現場の利用定着率が非常に高い点です。カレンダーや掲示板など、グループウェア機能も充実しています。機能として、トーク（チャット）、カレンダー、アンケート、アドレス帳、ホーム（掲示板）、Drive（ファイル共有）など、オールインワンの機能を搭載しています。選定ポイントは、オフィスワーカーだけでなく、店舗や製造現場など、現場でのスムーズな情報共有と、従業員への定着率を最優先したい企業に最適です。慣れた操作感で、すぐに使い始められる点が最大の強みです。
自社に合う機能選びがビジネスチャットをうまく活用させるコツ
ビジネスチャットの機能を気にしている皆様は、単に連絡手段を探しているのではなく、「いかにして社内の生産性を向上させ、情報を有効活用するか」という課題の解決策を探されていることでしょう。
ビジネスチャットは、チャット・ファイル共有・Web会議といったコア機能から、タスク管理・外部連携・管理者によるセキュリティ統制といった応用機能まで、非常に幅広い機能を持っています。
導入が上手くいくためには、以下のステップをぜひ実行してください。
第一に、「目的の明確化」が不可欠です。ビジネスチャットを「単なるメールの代替」として使うのか、それとも「プロジェクト管理やナレッジ蓄積のハブ」とするのかを明確にしましょう。
第二に、「必須機能の選定」では、セキュリティとログ監査機能は企業の信頼とガバナンスを守るための必須機能として必ずチェックする必要があります。最後に、「トライアル」の実施です。この記事でご紹介した5選などの候補ツールの無料プランを活用し、実際の業務フローで試用することで、利用定着度や管理者機能の使いやすさを確認することが、導入後の成功に繋がるでしょう。
