コロナ禍により、世界中のビジネス環境は大きく変化しました。特に社内コミュニケーションに関しての影響は大きいものでした。社内コミュニケーションは、組織の健全な運営と成功にとって必要不可欠な要素です。その有効性は、情報の透明性を確保し、意思決定を迅速化し、社員間の信頼と協調性を醸成することで現れます。しかし、単に必要性を認識するだけでは不十分で、具体的な活性化の手段を模索し、実行することが求められます。
コミュニケーションを活性化させ、一人ひとりが最大限のパフォーマンスを発揮できるような環境を整えるにはどうすれば良いのでしょうか。
この記事では、社内コミュニケーションの必要性、活性化のポイント、課題、そして実際の取り組み事例をご紹介します。
多様化した社内コミュニケーションとは？
コロナ禍を経て、私たちの働き方は大きく変化しました。テレワークやリモートワークが普及し、社内コミュニケーションのあり方も変わりました。
それまでは、当たり前だった対面でのコミュニケーションが難しくなったのです。同じ会社の社員同士でも、チャットやビデオ会議などの非対面での社内コミュニケーションが求められるようになりました。
また、新しい働き方の背景下で、社内コミュニケーションは情報共有だけでなく、社員のエンゲージメントや結束力を維持するための重要な手段となっています。
社内コミュニケーションの必要性とは？
社内コミュニケーションは、組織全体のパフォーマンスを高めるための鍵です。また、社員のモチベーションを高め、企業のビジョンや目標を共有し、一体感を生み出す力を持っています。
では、社内コミュニケーションの必要性を紹介します。
⒈情報共有と透明性
社内コミュニケーションは、情報を透明かつ効率的に共有するための手段です。全員が最新の情報を持つことで、同じ目標に向かって進むことができ、誤解や不確実性を減らすことが可能になります。
⒉関係性の強化と結束力
コミュニケーションを通じて、社員同士の信頼関係や一体感が深まります。これは、チームワークを強化し、全体の生産性と士気を向上させる効果があります。
⒊意思決定のスピードアップ
適切な情報共有は、迅速な意思決定を可能にします。適切なタイミングで必要な情報が提供されれば、機会を逃さず、競争力を維持することができます。
⒋社員のモチベーションとエンゲージメント
社内コミュニケーションは、社員のモチベーションとエンゲージメントを高めます。経営陣のビジョンや目標を共有し、社員の声を反映することで、彼らの貢献感や所属意識を高めることが出来るのです。
社内コミュニケーションを活性化させるためのポイント
次に、社内コミュニケーションを活性化させるための6つのポイントをご紹介します。
オープンなコミュニケーションの推進
情報を公開し、全員がアクセスできるようにすることで透明性を確保します。この透明性は、情報の非対称性をなくし、誤解や不満を防ぎます。オープンなコミュニケーションはまた、社員が自分の意見や提案を自由に表現できる環境を作り出すことで、新たなアイデアや解決策を生み出すのを助けます。
デジタルツールの活用
現代のテクノロジーを活用することで、リモートワークでも円滑なコミュニケーションを維持することが可能です。ビジネスチャット、プロジェクト管理ツール、共有ドキュメントなどを用いることで、情報の共有とアクセシビリティを向上させることができます。
会社全体で取り組む
社内コミュニケーションの活性化は、会社全体で取り組む事が望ましいとされています。何か新しく取り組む時は、限られた部署の担当者だけでなく、複数の部署の横断プロジェクトとして動くと良いでしょう。また、上層部が積極的に協力するかどうかも鍵となります。社内イベント開催などがいいでしょう。
定期的なフィードバック
フィードバックはパフォーマンスを向上させ、社員の満足度を高めるための重要なツールです。1対1のミーティングやパフォーマンスレビューを定期的に行い、改善点や成果を明確に伝えます。また、フィードバックは上下両方向に行うことが重要で、社員からのフィードバックも積極的に受け入れ、改善に役立ちます。
共有の価値観やビジョンの強調
企業のビジョンや価値観を強調し、それを全社員が共有することで、一体感を育てます。また、そのビジョンや価値観に従った行動を評価や報酬の基準とすることで、それを更に強化できます。
社員の声の尊重
社員からのフィードバックや意見を尊重し、意思決定に反映させることで、信頼とエンゲージメントを向上させます。これは社員の満足度を高めるだけでなく、企業の競争力を維持する新たな視点やアイデアをもたらす可能性があります。
社内コミュニケーションにおける課題とは？
上記でご説明した通り、社内コミュニケーションは数多くの利点をもたらしますが、同時に様々な課題も生じることがあります。以下は、主な課題です。事前に対策を考えておきましょう。
⒈情報の不平等性と過剰なやり取り
情報の共有が不平等だと、社員間での誤解や混乱を生じやすくなります。また、情報が過剰になると、重要なメッセージが埋もれてしまうことがあります。
⒉リモートワークによる対面コミュニケーションの減少
コロナ禍によるリモートワークの増加により、対面でのコミュニケーションが難しくなり、情報の伝達や関係性の構築が困難になるという新たな課題をもたらしました。そのため、リモートワークでも情報の共有が可能なようにビジネスチャットなどのITツールの導入がおすすめです。
⒊効果・成果がわからない
社内コミュニケーションは目で見て効果を確認できないものです。成果を適切な方法で確認することは難しく、批判的なフィードバックが不適切に伝えられると、従業員の士気を下げる可能性があります。長期的な計画で実施する必要があります。
社内コミュニケーションの重要性に気がついた企業の事例3選
社内コミュニケーションの重要性に気づき、活性化させるために行動を起こした企業の事例3つを紹介します。
⒈オンライン運動会を開催（株式会社ディー・エヌ・エー）
モバイルゲーム開発・配信を主業に行う株式会社ディー・エヌ・エーでは、2017年に全社員3000名超でビジネスチャットツール「Slack」のEnterprise Gridプランを導入しました。それまでは各事業部や部署ごとに個別で活用していたツールを全社導入したことにより、部署間を超えたコミュニケーションが活発になり、導入からわずか1年で1日あたり7~8万のメッセージが事業部の枠を超えてやりとりされました。部署や事業部を超えて気軽に相談し合える環境を提供することで、普段関わることがない方ともコミュニケーションをとる機会が増え、会社全体としてコミュニケーションが活性化される取り組みです。
また、リモートワーク環境下のコミュニケーション施策としてオンライン運動会を開催したり、DeNA社員の個性を見える化する目的でリリースされた社内向けツールの「TALENTBASE（タレントベース）」で個々に持っている素晴らしい「強み」を見える化し、業務を円滑に進めるようにしています。
株式会社ディー・エヌ・エー：https://dena.com/jp/
⒉全社総会をオンラインで（ディップ株式会社）
バイトルなどのウェビサービス事業を展開するディップ株式会社では、新型コロナウイルスの影響もあり、これまで行っていた全社総会をオンラインに切り替え、2400名の全社員でオンライン総会を行いました。
それまでオフラインで行っていた社員総会をオンラインで行ったことで、相互コミュニケーションを生むために、「同じタイミングで、みんなで同じケーキを食べる」「会社のロゴを入れたオリジナルグラスやドリンクを配り、一緒に乾杯して飲む」という「体験の共有」の施策を取り入れました。その結果、アンケートの回答でも「オンラインでも十分に参加感を味わうことができた。」「変わらないディップの熱を感じた」と前向きな感想が多かったとのことです。
ディップ株式会社：https://www.dip-net.co.jp
⒊社内カフェで働く仲間の交流を活発に（GMOインターネット株式会社）
インターネットインフラ事業などを行うGMOインターネット株式会社には、24時間・365日オープン、食事はすべて無料の「シナジーカフェ GMO Yours」があります。海外とのやり取りや深夜にお客様のサポートをするパートナーなど、様々な働き方やニーズに応えるため、24時間365日オープンしている珍しい社内カフェ制度です。
パートナー同士のコミュニケーション活性化のため、金曜日の夜はバーとなり、通年で実施しているバースデーパーティの他にも、春はお花見、夏には夏祭りなど、社内のコミュニケーションを活性化するためのイベントを定期的に開催しています。また、金曜の夜にはバーに変身し、アルコールや軽食も無料で提供され、気軽に交流できるコミュニケーションスペースとして活用されています。
GMOインターネット株式会社:https://www.gmo.jp/
社内コミュニケーションを活性化させるおすすめのITツール2選
社内コミュニケーションを活性化させるITツールを2つご紹介します。
⒈国内No. 1の導入数“国産”ビジネスチャットツール「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、シンプルで国産アプリのため使いやすく、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能な国内利用者No. 1のビジネスチャットツールです。
タスク管理機能が充実しており、自分のタスクを把握したり、相手に仕事を依頼できるので、やり忘れがなくなります。タスクは、「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。通知が分かりやすくメッセージの見落としが少ないと評判です。大規模組織の運用は、管理者機能があるので安心です。
社外組織ともチャットでやりとりしたい企業やタスク管理機能がほしい方におすすめです。既読機能がない点が、返信のプレッシャーが苦手な方、忙しい企業の方の支持を受けています。
国産なので、セキュリティレベルも安心で、データ通信の常時暗号化を行っていて、信頼性の高いアマゾン ウェブ サービス（AWS）のデータセンターを使用して開発・運用が行われています。実際に官公庁・大企業からも選ばれ、高い信頼を得ていることからも、セキュリティ体制が十分であると言えるでしょう。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
⒉仕事を完遂させるオールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。
高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
ITツールで社内コミュニケーションを活性化させましょう
社内コミュニケーションは組織の未来を切り開く重要なものです。情報を共有し、理解を深め、組織全体の結束力を高めるための鍵となります。変化の激しい現代において、企業の競争力を維持し、向上させるためには、効果的な社内コミュニケーションが不可欠です。
社内コミュニケーションの必要性と活性化のポイントを理解し、日々のビジネスに活かすことが求められています。今後も社内コミュニケーションを重視し、その改善に取り組むことで、組織のパフォーマンスを最大限に引き出しましょう。
