「コミュニケーションロス」はなぜ発生するのか？しっかり対策をすれば"業務効率化"につながる

「コミュニケーション」は社内・社外を問わず、仕事の現場では常に発生しています。しかし「社外の人と連絡が取れない…」「指示どおりに仕事をしてくれない…」といった悩みはよくある話。そんな「コミュニケーションロス」が起きる原因は、どこにあるのでしょうか。

コミュニケーションロスはなぜ起きるのか？

「コミュニケーションロス」とは、意思疎通がしっかりと出来なかったことによる無駄・浪費のこと。起きてしまうと、「Aさんと連絡が取れないんだけど、誰か知りませんか？」「指示どおりの資料があがってこなかったので、全部やり直しだ…」といった形で、時間やお金のロスまで発生することがあります。

なぜ、コミュニケーションロスが発生してしまうのでしょうか。原因としていちばん多いのは、いわゆる「報告・連絡・相談（ほう・れん・そう）」の不足です。連絡や相談をせずに作業を進めてしまうと、前述のような「全部やり直し」といった事態が起こるリスクが高まってしまいます。

そうした事態の多くは、双方の「認識の違い・ずれ」から発生します。うまくコミュニケーションが取れていないと、「上司からの指示は”おそらく“こういう意味だろう」「部下はここまで言わなくても“たぶん”わかるはず」といった推察が生まれます。確認せずに作業が進んでしまうと、「こう言ったのに」「聞いてない」といった、代表的なコミュニケーションロスの原因となってしまいます。

コミュニケーションロスを防ぐ3つのポイント

“おそらく”、”たぶん”といった認識のままで作業を進めず、しっかりと「報・連・相」を行うことが「コミュニケーションロス」を防ぐ大きなポイントとなりそうです。具体的には…

1. あいまいな言葉を避ける

指示をする際にも「明日までにやっておいて」と言われるよりも「18時までにお願いします」と、明確に示すことが大切です。「誰が」「いつまでに」「何を」「どのように」行えば良いのかを、ひとつひとつのコミュニケーションで“あいまいにしない”ことが、コミュニケーションロスを防ぐ１つ目の手立てです。

2. チャットツールなどの導入で、コミュニケーションを活性化

「対面だと聞きにくい…」「メールがなかなか返ってこない」といった状況は、コミュニケーションロスが起きやすい環境だと言えるでしょう。よりスピーディーで手軽にコミュニケーションを行えるチャットツールを導入すれば、「報・連・相」もしっかりと行いやすくなり、LINE世代の若手とのコミュニケーションも活性化するかもしれません。

3. プロジェクト管理ツールなどの活用で、進捗状況や担当者を見える化

チャットその他のツールでは、「タスクが流れていってしまう」「誰宛の指示かわからない」といった課題がよく挙げられます。そうした状況を防ぐためには「プロジェクト管理ツール」を活用して、進捗状況や担当者の見える化を行うと良いでしょう。

ビジネスチャット「Tocaro」のコミュニケーションロス予防機能

たとえば、日本で1,000社以上の導入実績を持つビジネスチャット「Tocaro」なら「ワークフロー」という新機能を2019年6月からリリース。チャット上でタスクを依頼したり、内容を確認したりすることが可能になりました。タスクの”担当者が誰か”、”どこまで完了しているか”がひと目で分かるので、「コミュニケーションロス」を予防する機能のひとつとなりそうです。

多くの人とコミュニケーションを取っていたり、プロジェクトを並行して進めていたりすると、いかに効率的に明確なコミュニケーションを取るかが課題となってきます。コミュニケーションロスが起きやすい状況では、見える・見えないに関わらず日々“無駄や浪費”が発生しているかもしれません。これをいかに予防・改善していくかが、確実な”業務効率化”につながっていくと言えるでしょう。

コミュニケーションロス対策も装備した『Tocaro』について詳しくは下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。