働き方改革法案が中小企業を含め本格的に施行され、日本の企業では業務効率化の必要性が大きな話題となっています。長時間労働への法的な規制が敷かれ、今までと同じ時間で生産性を向上させることが喫緊の課題となったからです。
さらに、新型コロナウイルスの拡大によって、実質的に外出が制限されるなか、勤務形態をテレワークに切り換えざるを得ない状況を経験し、業務を効率化しなければ対応できないことに多くの企業が気付かされる形となりました。
テレワークで働く場合の生産性を落とさないようにするためにも、ITツールを導入し働きやすい環境を従業員に提供することが欠かせません。つまり、今後の企業の生産性の向上を考えた時に、業務効率化ツールを活用して仕事を進めなければ、成果をあげることは難しくなっているということが言えます。
そこで今回は業務効率化を進めるのにおすすめのITツールを目的別に6サービスご紹介します。
業務効率化の目的とは
業務効率化の目的は、本来すべき仕事に注力できるような環境づくりをすることにあります。しかし、仕事を進める上で自分に与えられた業務にだけに集中することのできる環境を整備することは意外と難しいことです。
自分の仕事以外にも、経費精算の処理や新入社員の指導など、意外と業務以外に時間が取らることが多いかと思います。そういった自分の業務に直接的に関係のない業務を簡略化する体制を整えることができれば、大幅に時間を削減でき、会社の利益につながる本来すべき仕事に時間を使うことができるようになるのです。
業務効率化に向けた事前準備
業務効率化を進める上で、前段階としてやっておくべきことがあります。その作業について見ていきましょう。
1. 業務の洗い出しをする
社内の各業務については、その業務の担当者が誰よりも理解しています。まずは、現場の担当者に業務の手順を洗い出してもらいます。
2. 業務フローに落とし込み、課題を抽出する
次に、一連の業務がどのような手順で行われているかを業務フローにし、見える化します。この作業によって業務の流れをひと目で捉えられるようになり、改善すべき課題が把握しやすくなるので、それらの課題をすべて抽出します。
3. 効率化するべき業務の選定する
業務フローから抽出した課題から、効率化に着手すべき業務を選定していきます。
どの企業にも共通して効率化すべき業務のひとつに定型業務があります。定型業務とはいつも同じ作業を繰り返し行っている業務や、同じ手順でリストからデータをパソコンに打ち込むような、日々繰り返し行っている単純作業のことです。この様な業務には無駄な作業や自動化の対象となる作業が含まれている可能性が高いため、効率化の対象となります。
用途別業務効率化ITツールおすすめ6選
現状の業務における課題が抽出できたら、実際の業務において効果を発揮しそうなITツールを選定します。
ここでは、コミュニケーション、名刺管理、タスク管理、人事・労務、バックオフィス、勤怠管理という用途別におすすめな6ツールをご紹介していきます。
1. コミュニケーションツール「Tocaro」
Tocaroはビジネスチャットツールとしてコミュニケーションを力強くサポートしてくれるサービスです。特長としてあげられるのが、自動で発言者ごとの共有データやファイルを整理・蓄積し、いつでもどこからでも、グループやメッセージの種類の垣根を越えて必要な情報を探し出すことができる横断検索機能があります。
ToDo管理とチャット機能がひも付くので、どのような経緯でその仕事を進めているのかをひと目で把握できるという独自の機能もあります。
2. 名刺管理ツール「Sansan 」
Sansanは国内でトップシェアを誇る法人向けクラウド名刺管理サービスです。名刺情報の正確なデータ化ができ、スキャンした名刺情報を会社名・個人名・住所といったデータごとに分割し、オペレーターによる手入力での修正を加えることで入力や高機能な名寄せ機能もほぼ100%の精度でデータ化します。
3. タスク管理ツール「Asana」
Asanaは世界195カ国で何百万人ものユーザーが利用しているツールです。どのような場所からでも、タスクを整理し、変化する業務の優先順位を管理するなどの作業がしやすくなっています。また、タスクの設定や割り当てを全て1カ所で行うことも可能です。進捗状況が常に全員で把握できるので、チーム一丸となって効率的に取り組めるツールです。
4. 人事・労務ツール「SmartHR」
SmartHRの最大の特徴は、質問に答えるだけで重要書類が作成できる使いやすさです。Web上で書類作成や管理が行われるため、紙もハンコも使う必要がありません。役所やハローワークへの書類提出もWeb上から行うことができます。従業員情報を一元管理するクラウド人事労務ソフトなので、社労士がいなかったり従業員が多い企業には特におすすめです。
5. バックオフィスツール「freee」
クラウド型会計ソフトのシェアNo.1のソフトです。簿記の知識がなくても直感的に使えるように設計されています。経費精算など他の業務についてのサービスも充実し、バックオフィス業務を総合的にサポートしてくれます。困った際はチャットサポートを活用できるのもうれしい機能です。
6. 勤怠管理ツール「ジョブカン勤怠管理」
ジョブカンは10年以上の歴史を持つ、クラウド型勤怠管理システムです。これまで約5万社以上の企業が導入してきた実績があります。
ジョブカンでは、自社に合った社会保険労務士や公認会計士、税理士を探せる「ジョブカン認定アドバイザー検索」サービスも用意。地域や得意分野を選択してできるので、よりスムーズに探せるよう配慮されています。また、日本語以外にも英語・韓国語・タイ語・ベトナム語の切り替えも可能です。外国人従業員の多い企業におすすめです。
業務効率化ツールを導入して生産性の向上を図りましょう
生産性向上や業務効率化だけでなく、今後企業は従業員のワークライフバランスを考慮した施策を講じる必要があります。
そうした企業の労働環境が抱える課題の解消をするためには、さまざまなITツールを活用して対応していくことが求められます。
組織やチームが抱えている課題を洗い出して、ITを駆使した業務効率化ツールを導入することで労働生産性を高めることができるでしょう。
